25 creatieve ideeën voor evenementpromotie

Stimuleer uw evenementstrategie met deze 25 creatieve ideeën voor evenementpromotie. Met wedstrijden, retargeting, hinderlagen van beroemdheden en meer.

De bezoekers zijn de reden waarom u een evenement organiseert. Idealiter is elk evenement dat u plant succesvol in het genereren van bekendheid en het verkopen van tickets en registraties voor het evenement. Maar hoe kunt u uw evenement op een creatieve manier promoten en toch binnen uw budget blijven?

De sleutel kan gewoon een beetje inspiratie zijn. Veel promotiestrategieën voor evenementen, zoals digitale advertenties, kunnen heel effectief zijn, maar kunnen ook een flinke hap uit je budget nemen. Aan de andere kant gebruiken veel evenement marketeers innovatieve promotie-ideeën die in staat zijn om meer sap uit marketing inspanningen te persen met minder kosten.

We hebben 25 creatieve evenement promotie-ideeën verzameld die u kunt gebruiken om de registratie aantallen te verbeteren en een nieuw publiek te bereiken zonder de bank te breken.

1) Optimaliseer uw evenement registratie website

Wanneer deze optimaal wordt gebruikt, is uw evenement website een promotionele krachtpatser. Om het te optimaliseren, zorg ervoor dat je het volgende doet:

• Sluit een webanalysetool aan om het verkeer te volgen en ervan te leren
• Vergelijkelijk A/B-test designelementen zoals site kleuren en headline copy
• Gebruik heat mapping tools zoals HotJar om de gebruikerservaring beter te begrijpen en te verbeteren

Hoewel het tijdrovend kan zijn, kan het nemen van deze stappen u helpen uw conversies met 12% te verhogen, net zoals UStream deed in het voorbeeld hieronder. Het enige wat nodig was, was een kleine variatie in hun CTA.

Bron: Optimizely

2) Turn Attendees into Event Ambassadors

Ticket Boost-campagnes zijn een natuurlijke manier om nieuwe, gerelateerde doelgroepen te bereiken die de interesses van je huidige bezoekers delen. Telkens wanneer een ticket wordt verkocht, kan de koper worden gevraagd om een speciale link te delen via hun sociale media of e-mail. Deze link heeft een promo code die nieuwe inschrijvers een korting geeft. Je kunt zelfs nog een stap verder gaan en een dubbelzijdige incentive aanbieden door een percentage terug te geven aan de linksharer voor elke nieuwe aanmelding die ze via hun promopost krijgen.

Hier een voorbeeld van een enthousiaste deelnemer die de promoliefde deelt:

Bron: Bizzabo

3) Retargeting

Retargeting is een enorme zegen voor eventmarketeers. Het stelt u in staat om niet-lineaire conversiepaden te overwinnen met behulp van cookiegebaseerde pixeltracking voor een meer datagerichte benadering van evenementpromotie. Begin met een stevige greep op uw evenementgegevens (dit is waar uw evenementmarketingsoftware echt van pas komt). Integreer vervolgens uw sociale of e-mailcampagnes met het door u gekozen platform. Als je dat hebt gedaan, maak je gepersonaliseerde advertenties met berichten zoals hieronder.

Bron: Race Roster

4) Segmenteer je e-maillijsten

Er zijn veel manieren om je e-maillijsten te segmenteren voor creatieve evenementpromotie. Met tools zoals het e-mailplatform van Bizzabo kun je segmenteren op tickettype, locatie, bedrijfstak, functieniveau, contactrol, leeftijd en leadstatus.

Als je eenmaal je hypergerichte groep hebt geselecteerd, wordt het makkelijker om de markt op hen af te stemmen. Schrijf berichten met persoonlijke onderwerpregels, CTA’s die het meest relevant zijn voor hun behoeften, en voer verschillende tests uit om te zien wat de meeste reacties oplevert.

InVision is een wereldwijd bedrijf dat evenementen over de hele wereld organiseert. Natuurlijk, een evenement in Londen is waarschijnlijk niet relevant voor een contact in New York City. In het onderstaande voorbeeld richt InVision zich op contactpersonen in NYC voor een evenement in NYC.

Bron: InVision

5) Creëer een evenement-community

Sociaal bewijs en FOMO zorgen samen voor fantastische promotiemogelijkheden voor evenementen. Door communities te creëren zoals die op de foto hieronder, kunnen toekomstige deelnemers de mate van betrokkenheid en het aantal geïnteresseerde deelnemers zien.

Communities creëren automatisch een grote waarde voor prospects. Met gratis middelen, interessante gesprekken, en de mogelijkheid om te netwerken, zullen toekomstige deelnemers zeker profiteren van hun eigen deelname.

Het BLANK bedrijf Namely heeft een speciale community voor hun evenement deelnemers genaamd Backstage Pass. Leden van deze community hebben de mogelijkheid om te netwerken, ideeën te delen en zelfs invloed uit te oefenen op de evenementen van Namely.

Bron: Namely

6) Integreer met uw CRM

Event software-integraties kunnen dagelijkse taken eenvoudiger en minder tijdrovend maken. Zapier biedt bijvoorbeeld een scala aan integratiemogelijkheden met programma’s als Salesforce, waarmee je eenvoudig je CRM (of een andere belangrijke bedrijfstool) kunt combineren met je favoriete eventmanagementsoftware. Het resultaat? Geautomatiseerde updates van gegevens en het vastleggen van leads, waardoor de kans op fouten afneemt. Bovendien zorgt het hebben van schone gegevens ervoor dat u tijd bespaart terwijl u een bovengemiddelde registratie-ervaring voor deelnemers biedt.

Het integreren van uw CRM met uw evenementbeheersoftware via Zapier is een proces dat uit twee stappen bestaat. Zoals u hieronder ziet, kunt u een trigger en een bijbehorende actie selecteren in een vervolgkeuzemenu. Er is geen andere code of actie nodig.

Bron: Zapier

7) Integreer met je Marketing AutomationPlatform

Integratie is niet alleen beperkt tot CRM’s. Je kunt Zapier ook gebruiken om je eventmarketingsoftware te synchroniseren met je marketingautomatiseringsplatform. Zo kan Zapier bijvoorbeeld HubSpot verbinden met uw event management platform om 90 verschillende taken te stroomlijnen, waaronder het opbouwen van een contactlijst getriggerd door social media shares. Hier vindt u meer informatie over marketingautomatisering voor evenementen.

Bron: Zapier

8) Organiseer afdelingswedstrijden

Houd rekening met vriendschappelijke rivaliteit tussen afdelingen door werknemers die de meeste tickets kunnen verkopen een beloning te geven. Sommige platforms voor evenementenbeheer, zoals Bizzabo, stellen organisaties ook in staat om groepspromocodes te lanceren, zodat je de prestaties van het ene team ten opzichte van het andere team kunt volgen.

Voor kleinere teams organiseer je de wedstrijd per individuele medewerker.

Bron: Bizzabo

9) Werk samen met een ander evenement

Waarom help je een mede-evenementorganisator niet uit de brand door de krachten te bundelen en, belangrijker nog, het publiek te bereiken? In veel gevallen kan een partnerschap met andere evenementen ook jouw evenement helpen. Neem bijvoorbeeld wat Brightcove PLAY deed toen ze samenwerkten met Content Marketing World. Brightcove creëerde een PLAY Studio-evenement alleen voor genodigden voor techbedrijven dat mooi overlapte met een bestaand evenement.

In haar Event Heroes-profiel hier op Bizzabo vertelde de VP of Marketing van Brightcove ons over de samenwerking met Content Marketing World. Hun doel was om prospects aan te trekken die raakvlakken hadden met hun lijst van beoogde kopers.

Door een sterk evenementmerk te creëren, kun je het hele jaar door waarde geven en ontvangen van reeds bestaande evenementen.

Bron: Brightcove

10) Limited-Time Offers

Offset a high base event registration cost with intermittent discounts distributed via social media and email marketing. Door gedurende het hele jaar aanbiedingen te versturen, herinnert u uw publiek aan uw evenement.

U profiteert ook van het creëren van schaarste door kleine kansen voor upgrades of kortingen. Deelnemers die al van plan waren om te komen, kunnen de herinnering ook gebruiken om hun registratie eerder dan later te voltooien.

Hier zie je een goed voorbeeld van aanbiedingen met een beperkte geldigheidsduur in actie. Merk op hoe Base de lat een stuk hoger legt met deze herinnering dat er nog maar een beperkt aantal early bird tickets beschikbaar zijn.

Bron: Basis

11) Verschillende tickettypes

De psychologie achter gedifferentieerde prijsopties bewijst dat het opnemen van meerdere ticketpakketten prospects op slinkse wijze kan wijzen op de waarde van duurdere keuzes. Hier zijn enkele populaire pakketten om op te nemen:

• VIP
• Streaming Only
• Basic
• Multi-Toelating of Groep
• Multi-Dag

U kunt ook extra’s toevoegen zoals audio en dia’s van uitgelichte presentaties of exclusieve evenement swag zoals te zien is in dit voorbeeld.

Bron: B2B Marketing Exchange

12) Get Featured in an Events Directory

Plaatsing in een paar goed bezochte digitale evenementengidsen kan leiden tot een enorme toename in publieksbereik. Stuur pitch-e-mails of dien uw evenement zelf in bij een aantal lijsten. Kies er een die gespecialiseerd is in uw evenementlocatie of branche, zoals dit voorbeeld van Bizzabo die technologische evenementen voor 2018.

Bron: Bizzabo

13) Recap the Experience

Show future attendees what they can look forward to this year with a highlights reel or trailer from previous events. Door fragmenten van workshops en mixers te delen, kunnen prospects een gevoel krijgen van de energie en toon van je evenement.

Voor Pulse 2017 implementeerde Gainsight energieke muziek, geïmproviseerde getuigenissen en shots van leuke en onverwachte activiteiten om de waarde van hun evenement over te brengen.

14) Vermeld sprekers en partners op uw blog

Neem een voorbeeld aan de blog van Growth Marketing Conference en deel exclusieve content van speciale gasten voordat of nadat de kaartverkoop is geopend. Laat uw partners content creëren die betrekking heeft op hun presentaties of op het thema van het evenement in zijn geheel. Maak elk artikel deelbaar op sociale media en plaats een knop “Nu registreren” in je header (zoals deze).

Bron: Growth Marketing Conference

15) Maak een gemakkelijk te verkennen evenementagenda

Creëer strakke en duidelijke schema’s die gemakkelijk te verkennen zijn voor deelnemers met tools zoals de evenementagenda van Bizzabo. Een goed ontwerp verhoogt de waargenomen waarde van uw evenement en maakt het gemakkelijker voor prospects om te leren over wat ze kunnen verwachten na de aankoop.

Zoek naar een volledig aanpasbare tool met functies zoals slepen en neerzetten en multi-track agenda bouwen. Bizzabo-klant CoinDesk gebruikt een gestroomlijnd ontwerp dat het creëren van een evenementervaring eenvoudig maakt.

Bron: CoinDesk

16) Bied een gratis cursus vaardigheidscertificering

Wordt uw evenement georganiseerd rond een publiek dat van leren houdt? Waarom geeft u toekomstige deelnemers geen minivideocursus voor een veelgevraagde vaardigheid? Plaats uw inhoud op de website van uw evenement om het verkeer en de bekendheid van het evenement te vergroten

Volg het voorbeeld van LinkedIn Learning, wiens platform een grote verscheidenheid aan onderwerpen biedt die door deskundige instructeurs worden onderwezen. Hun model is voor u gemakkelijk te repliceren. Vraag gewoon gastsprekers en interessante sponsors om een rol te spelen in videocolleges die uw deelnemers graag willen bekijken.

Bron: LinkedIn

17) Start een Podcast

Of u er nu voor kiest om het zelf te hosten of het door een prominente sponsor te laten doen, er zijn veel geweldige toepassingen voor podcastcontent in uw evenementpromotiestrategie. Omdat Podfest draait om podcasts, was het absoluut noodzakelijk voor hen om er een op te nemen in hun event marketing plan. Ze gebruiken hun show om de gemeenschap te updaten, interessante gasten te presenteren en zichzelf verder te profileren als autoriteiten in de ruimte.

Bron: Podfest Expo

18) Early Bird Raffle Giveaway

Moedig bezoekers verder aan om vroeg te kopen door ze bij aankoop automatisch in te schrijven voor een speciale wedstrijd. U kunt onder meer geschenken zoals swag, een VIP-upgrade, of gratis parkeren. Het Austin City Limits Festival biedt een heel pakket goodies aan een gelukkige winnaar die ervoor kiest om ofwel hun info in te vullen in een formulier of verbinding te maken met hun Spotify-account.

Bron: ACL Festival

19) Gebruik Snapchat/Instagram’s Geofilter Tools

Aanwezigen enthousiast maken om mee te doen is makkelijk als je grappige filters toevoegt aan de ervaring. Promoot je evenement van tevoren door ze te maken en toe te voegen aan je toekomstige evenementlocatie. Voeg de naam, het logo en de data van uw evenement toe, zoals het historische Odessa Brewfest in dit voorbeeld heeft gedaan.

Bron: Odessa Brewfest

20) Individuele sponsors en speciale gasten onder de aandacht brengen

Promotie van evenementsponsoring is een essentieel onderdeel van evenementmarketing. Laat je toekomstige gasten iets meer over je sponsors te weten komen dan alleen hun logo’s. Deel verhalen en anekdotes van individuele merkvertegenwoordigers in een “Humans of New York”-stijl op uw sociale media. Door dit persoonlijke tintje toe te voegen, kunnen prospects ook zien hoe hun waarden aansluiten bij uw evenement.

Bron: Humans of New York

21) Celebrity Ambush Endorsements

Neil Gaiman ging een boekwinkel binnen op de luchthaven van JFK, signeerde exemplaren van zijn boek “Trigger Warning” en liet ze daar achter zodat fans ze konden vinden, waarbij hij zijn grap achteraf aankondigde via sociale media. Pas deze tactiek toe met gasten van beroemdheden die wel in zijn voor een avontuurtje. Laat ze hun eigen verrassingsboeksigneringen doen of zelfs verrassingsoptredens op andere bedrijfsevenementen.

Bron: Neil Gaiman’s Facebook Page

22) Embed Registration Widgets in Different Webpages

Zeker, uw evenementwebsite is de voordeur van uw evenement – hier zullen de meeste mensen zich registreren voor uw evenement – maar waarom niet meerdere deuren bieden? Sommige evenementregistratietools staan evenementorganisatoren toe om registratiewidgets in te sluiten waar ze maar willen. Je hoofdwebsite, je blog, of zelfs op de website van een partner – de online wereld ligt aan je voeten.

In het onderstaande voorbeeld heeft het team van HubSpot INBOUND een Bizzabo-registratiewidget geïntegreerd op een op maat gemaakte website.

Bron: INBOUND

23) Gamify Your Registration Process

Of u nu een echte videogame voor uw evenementmerk maakt of virtuele badges aanbiedt voor benchmarks van bezoekers, het toevoegen van een beloningselement aan uw eventpromotiestrategie kan de dingen een beetje interessanter maken. De liefdadigheidsinstelling voor videogames Extra Life heeft Leaderboards voor alle donaties die voor, tijdens en na hun evenement zijn gedaan, en moedigt teams aan om elkaar te overtreffen.

Bron: Extra Life

24) Schenk ticketpakketten voor evenementen

Verhoog de bekendheid van evenementen door speciale ticketpakketten voor evenementen op te nemen in loterijen en veilingen in gerelateerde sectoren. Niet alleen zullen de winnaars kunnen opscheppen over hun exclusieve prijs aan hun publiek van collega’s, al degenen die deelnamen zullen nu ook weten over uw evenement. U kunt ook uw eigen virtuele loterij creëren met tools zoals AccelEvents, waaraan deelnemers kunnen deelnemen, ongeacht waar ze zich bevinden.

Bron: Accelevents

25) Sponsor een wifi-hotspot

Verwerf waardevolle marketinggegevens door een wi-fi hotspot te sponsoren in en rond de locatie van uw toekomstige evenement. U kunt zelfs nog een stap verder gaan en onderzoeken welke coffeeshops, co-working spaces of conferentiecentra uw doelgroep bezoekt en uw evenementmerk in die ruimte bekendheid geven.

Zoals u aan deze voorbeelden kunt zien, kunt u het simpel houden door uw logo te tonen en directe toegang mogelijk te maken. Of u kunt pronken met gratis diensten, nieuwe apps en meer gedetailleerde formulieren opnemen.

Bron: Trade Show Internet

Wrapping Up: Uw evenementpromotieplan

Deze 25 evenementpromotie-ideeën bieden een schat aan inspiratie voor het verhogen van de kaartverkoop en registraties voor evenementen. Hoe u uw volgende evenement ook wilt promoten, het is goed om deze hoofdpunten in gedachten te houden:

1. Volg het plezier. Als het voor jou niet leuk is, waarom zouden je aanwezigen er dan anders over denken?
2. Test nieuwe tools uit. De evenementenindustrie beleeft een technologische renaissance. Zorg ervoor dat je weet wat er nieuw is als je begint met het formuleren van je evenementpromotieplan.
3. Je weet het niet totdat je het probeert. Zelfs kleinere evenementbudgetten hebben speelruimte om nieuwe gratis of goedkope strategieën uit te proberen. De beste manier om te leren is door uit eerste hand te zien wat wel of niet werkt voor uw unieke publiek.

Eventpromotie hoeft niet uitdagend of duur te zijn. Het enige wat nodig is, is een beetje outside-of-the-box denken om het voor elkaar te krijgen.