Gebruik PDF Job Aids voor Just-in-Time Training

Wanneer iemand aan het werk is en snel een antwoord nodig heeft, heeft hij geen tijd om een hele eLearning cursus door te nemen. Ze hebben een antwoord nodig dat ze op het juiste moment kunnen vinden. Dit is waar job aids van pas komen, vooral PDF’s omdat ze kunnen worden afgedrukt of geopend op een apparaat zonder dat de kijker de mogelijkheid heeft om het bestand te bewerken. Ze vervangen geen diepgaand leren, maar de ondersteuning die ze bieden helpt om kennis te behouden en zelfredzaamheid te bevorderen.

Voorbeelden van job aids

We gebruiken hulpmiddelen eigenlijk heel veel in het dagelijks leven. De contactenlijst in je telefoon is een goed voorbeeld. Je hebt alle nummers bij de hand, maar je hoeft ze niet uit je hoofd te leren. GPS-systemen helpen u van de ene plaats naar de andere te komen door stap-voor-stap instructies te geven en boodschappenlijstjes laten u bijhouden wat u moet kopen. De soorten hulpmiddelen die een leerling nuttig zal vinden, zullen een verschillende inhoud hebben, maar ze volgen dezelfde principes. Nuttige hulpmiddelen zijn:

– Referentiebronnen (verzamelingen gegevens, zoals prijsbladen of telefoonnummers)
– Stap-voor-stap instructies
– Checklists
– Beslissingstabellen (gebruik “als” en “dan” criteria om beslissingen te nemen)
– Stroomdiagrammen

Wanneer ze te gebruiken

Albert Einstein heeft naar verluidt gezegd: “Leer nooit uit je hoofd wat je kunt opzoeken.” Ik zou dat willen nuanceren door te zeggen: “Zoek op wat het niet waard is om uit het hoofd te leren.” Als een leerling een proces of een stukje informatie vaak gaat gebruiken, kan het goed zijn om het uit het hoofd te leren. Maar als het niet vaak nodig is of als het meer hersenkracht kost om het te onthouden dan om het te gebruiken, dan is het tijd voor een hulpmiddel. Het is ook een goed idee om nieuwe leerlingen hulpmiddelen aan te bieden. Als ze de stof eenmaal kennen, zullen ze de hulpmiddelen waarschijnlijk niet meer gebruiken, maar het is van cruciaal belang dat er hulp beschikbaar is als ze de kneepjes van het vak leren. De American Society for Training & Development heeft een handige PDF bron voor het matchen van behoeften (consistentie, besluitvorming, procesvolgorde, etc.) met het beste format.

Hoe ze effectief te ontwerpen

– Zorg ervoor dat alle inhoud actueel is.

– Geef een korte context. Leerlingen onthouden en verwerken informatie beter als ze een context hebben voor wat ze aan het doen zijn. Dit kan heel kort zijn, bijvoorbeeld alleen een duidelijke titel als: “Hoe logt u in om uw uren bij te houden.”

– Houd het beknopt. Vermeld alleen essentiële informatie die direct verband houdt met de taak die u uitvoert. De PDF moet kort zijn, zodat de cursist gemakkelijk de informatie kan vinden die hij nodig heeft. Een pagina of twee is vaak een goed maximum. Afzonderlijke punten moeten ook hapklaar zijn, zodat ze snel kunnen worden opgenomen. Begin aanwijzingen zo mogelijk met actiewerkwoorden en gebruik eenvoudige bewoordingen. Voeg geen afbeeldingen toe puur voor de sier, voeg alleen visuals toe die het leerproces ondersteunen.

– Gebruik goede visuele ontwerpprincipes. Dit is een onderwerp op zich, maar de basisprincipes zijn het gebruik van consistente lettertypen, kleuren en uitlijning. Gerelateerde elementen moeten dicht bij elkaar in de PDF worden geplaatst.

PDF’s zijn een geweldig hulpmiddel voor het ondersteunen van leerlingen. Ze kunnen op verschillende manieren worden geformatteerd om te helpen bij verschillende taken, zijn gemakkelijk te openen wanneer ze nodig zijn, en ze zijn gemakkelijker te maken dan een volledige cursus over hetzelfde onderwerp. Tot slot, hier is een van mijn favoriete leermiddelen, een checklist:

Als u meer wilt weten over het op maat maken van eLearning cursussen door Digitec Interactive, bezoek dan onze eLearning pagina.

Wilt u meer lezen over instructional design best practices, bekijk dan de rest van de blogs van deze auteur.

Klaar om uit te vinden wat Digitec voor u kan doen?