Usar PDF Job Aids for Just-in-Time Training

Quando alguém está no trabalho e precisa de uma resposta rápida, não tem tempo para passar por todo um curso de eLearning. Precisam de uma resposta que possam obter just-in-time. É aqui que entram as ajudas de trabalho, especialmente os PDFs, uma vez que podem ser impressos ou acedidos num dispositivo sem dar ao espectador a capacidade de editar o ficheiro. Não substituem a aprendizagem em profundidade, mas o apoio que fornecem ajuda a aumentar a retenção de conhecimentos e a auto-suficiência.

Exemplos de Ajudas de Emprego

Na realidade, utilizamos muito as ajudas na vida diária. A lista de contactos no seu telefone é um óptimo exemplo. Tem todos os números disponíveis, mas não tem de os memorizar. Os sistemas GPS ajudam-no a passar de um local para outro fornecendo instruções passo a passo e listas de compras permitem-lhe manter-se a par do que precisa de comprar. Os tipos de ajudas que um principiante vai achar úteis terão conteúdos diferentes, mas seguem os mesmos princípios. Ajudas úteis incluem:

– Fontes de referência (colecções de dados, tais como folhas de preços ou números de telefone)
– Instruções passo a passo
– Listas de verificação
– Tabelas de decisão (usar critérios “se” e “então” para orientar a tomada de decisão)
– Fluxogramas

Quando usá-los

Albert Einstein supostamente disse: “Nunca memorize o que pode procurar”. Vou qualificar isso dizendo: “Procura o que não vale a pena memorizar”. Se um aprendiz vai usar um processo ou informação frequentemente, pode ser bom tê-la memorizada. Mas se não for necessário memorizá-la com frequência ou se for preciso mais poder cerebral para a recordar do que para a utilizar, é altura de uma ajuda. É também uma boa ideia fornecer ajuda a novos aprendentes. Uma vez conhecido o material, é provável que deixem de utilizar as ajudas, mas ter ajuda disponível à medida que aprendem as cordas é crucial. A American Society for Training & Development tem um útil recurso PDF para corresponder às necessidades (consistência, tomada de decisões, ordem de processo, etc.) com o melhor formato.

Como projectá-los eficazmente

– Assegurar que todo o conteúdo é actual.

– Dar um breve contexto. Os aprendentes retêm e processam melhor a informação se tiverem contexto para o que estão a fazer. Isto pode ser incrivelmente curto, possivelmente apenas um título claro, tal como, “Como Entrar para Seguir as Suas Horas”

– Mantenha-o conciso. Incluir apenas informação crítica que esteja directamente relacionada com a tarefa em mãos. O PDF deve ser curto para que seja fácil para o aprendente encontrar a informação de que necessita. Uma página ou duas é muitas vezes um bom máximo. Os pontos individuais devem também ser do tamanho de uma mordida para que possam ser absorvidos rapidamente. Sempre que possível, iniciar as instruções com verbos de acção e usar palavras simples. Não adicionar imagens apenas para decoração, incluir apenas visuais que ajudem o processo de aprendizagem.

– Usar bons princípios de design visual. Este é um tópico em si, mas o básico inclui a utilização de fontes consistentes, cores e alinhamento. Os elementos relacionados devem ser colocados uns perto dos outros no PDF.

PDFs são uma óptima ferramenta para fornecer apoio ao aprendente. Podem ser formatados de várias maneiras para ajudar em diferentes tarefas, são de fácil acesso quando são necessários, e são mais fáceis de criar do que um curso completo sobre o mesmo assunto. Para concluir, aqui está uma das minhas ajudas de aprendizagem favoritas, uma lista de verificação:

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Se quiser ler mais sobre as melhores práticas de desenho de instruções, consulte o resto dos blogs deste autor.

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