Hoe lang is te lang? Termijnbeperkingen voor Condominium Raad van Bestuur

Zitten in een Raad van Bestuur voor de Vereniging kan een ondankbare baan zijn. Het is een onbetaalde vrijwilligersfunctie die gepaard gaat met fiduciaire verantwoordelijkheden en talloze verplichtingen. Er zijn mensen die de taak aankunnen, die zich keer op keer vrijwillig inzetten voor de verbetering van hun gemeenschap, gewoon uit liefde voor de dienstverlening aan hun gemeenschap, of, in veel gevallen, omdat niemand anders de uitdaging aan wil gaan. In veel gevallen zien we dat verenigingen bestuursleden hebben die jaar na jaar, zonder onderbreking, in functie zijn. Recente wetswijzigingen hebben echter voor opschudding gezorgd onder verenigingsbesturen in de hele staat.
De wetgevende macht van Florida heeft onlangs een wijziging van Fla. Stat. §718.111(2)(d)(2), die een termijn van acht (8) opeenvolgende jaren oplegt aan bestuursleden. Als gevolg hiervan komen veel Verenigingen tot de ontdekking dat één of meer van hun huidige bestuursleden niet langer in aanmerking komen voor herverkiezing. De recente wetswijziging is een veelbesproken onderwerp onder beroepsbeoefenaars, vooral omdat de wetswijziging met terugwerkende kracht lijkt te worden toegepast. Op de datum van dit artikel is de kwestie alleen behandeld door het Florida Department of Business and Professional Regulation (DBPR), en is nog niet beoordeeld door de rechtbanken om te bepalen of toepassing met terugwerkende kracht rechtmatig is. Op basis van het debat dat we hebben gezien onder beroepsbeoefenaars in de hele staat, verwachten we dat de wetgever in de toekomst verdere wijzigingen zal aanbrengen in deze bepaling. Maar in de tussentijd zijn de bepalingen van Fla. Stat. §718.111(2)(d)(2) en de interpretatie van de DBPR de wet die moet worden gevolgd.
Vóór 1 juli 2017 waren er geen termijnlimieten binnen de Condominium Act, en eventuele termijnlimieten zouden noodzakelijkerwijs moeten worden uitgedrukt in de bestuursdocumenten van de vereniging. Daarna, in 2017, en het meest recent in 2018, heeft de wetgever het statuut gewijzigd om termijnbeperkingen op te nemen. Specifiek, met ingang van 1 juli 2018, Fla. Stat. §718.112(2)(d)(2), bepaalt, in pertinent deel:

1. Niettegenstaande de statuten anders bepalen, moet een vacature in het bestuur veroorzaakt door het verstrijken van de termijn van een bestuurder worden vervuld door de verkiezing van een nieuw bestuurslid, en de verkiezing moet bij geheime stemming plaatsvinden. Een verkiezing is niet vereist indien het aantal vacatures gelijk is aan of groter is dan het aantal kandidaten. Voor de toepassing van dit lid wordt onder “kandidaat” verstaan een verkiesbare persoon die tijdig de schriftelijke kennisgeving heeft ingediend . . . van zijn of haar voornemen om kandidaat te worden. Behalve in een timeshare- of niet-residentieel condominium, of indien de gespreide termijn van een bestuurslid pas op een latere jaarvergadering verstrijkt, of indien de termijn van alle leden anders zou verstrijken maar er geen kandidaten zijn, verstrijken de termijnen van alle bestuursleden op de jaarvergadering, en deze leden kunnen zich herkiesbaar stellen, tenzij de statuten dit verbieden. Bestuursleden mogen een termijn van meer dan een jaar vervullen indien de statuten of de oprichtingsakte dit toestaan. Een bestuurslid mag niet langer dan 8 achtereenvolgende jaren zitting hebben, tenzij goedgekeurd door een positieve stem van de unit-eigenaren die tweederde van alle bij de verkiezing uitgebrachte stemmen vertegenwoordigen, of tenzij er niet genoeg in aanmerking komende kandidaten zijn om de vacatures in het bestuur op het moment van de vacature te vervullen. Als het aantal bestuursleden van wie de termijn op de jaarvergadering verstrijkt gelijk is aan of groter is dan het aantal kandidaten, worden de kandidaten lid van het bestuur met ingang van de sluiting van de jaarvergadering. Tenzij de statuten anders bepalen, worden alle resterende vacatures vervuld door de positieve stem van de meerderheid van de bestuurders die de nieuw samengestelde raad vormen, zelfs als de bestuurders minder dan een quorum vormen of er slechts één bestuurder is.

Op 12 september 2018 heeft de Division of Florida Condominiums, Timeshares and Mobile Homes een Declaratory Statement afgegeven in In re: The Apollo Condominium Association, Inc, Case No.: 2018023783, waarin wordt ingegaan op de vraag of de wettelijke limiet van acht opeenvolgende jaren dienstjaren omvat die dateren van vóór de ingangsdatum van de wijziging van sectie 718.112(2)(d)(2), Florida Statutes. In Apollo zou de vereniging verkiezingen houden na 1 juli 2018, de ingangsdatum van het statuut. Een van haar bestuursleden had meer dan acht opeenvolgende jaren in het bestuur gediend en was van plan om zich kandidaat te stellen voor herverkiezing. De verklaring van de divisie stelt zich op het standpunt dat “als bij de volgende geplande verkiezing het huidige bestuurslid acht opeenvolgende jaren in het bestuur heeft gezeten, dat bestuurslid niet meer in aanmerking komt om als bestuurslid te dienen, tenzij er minder in aanmerking komende kandidaten zijn dan vacante zetels in het bestuur of tenzij die kandidaat wordt goedgekeurd door een positieve stem van de unit-eigenaren die twee derde van alle bij de verkiezing uitgebrachte stemmen vertegenwoordigen.” Op basis van het voorgaande mag een bestuurslid niet langer dan acht (8) achtereenvolgende jaren zitting hebben, tenzij goedgekeurd door een meerderheid van de unit-eigenaren die tweederde van alle bij de verkiezing uitgebrachte stemmen vertegenwoordigen, of tenzij er niet genoeg in aanmerking komende kandidaten zijn om de vacatures in het bestuur op het moment van de vacature te vervullen. Dit geldt met terugwerkende kracht voor huidige bestuursleden die meer dan acht (8) achtereenvolgende jaren in de raad zitting hebben gehad en zich herkiesbaar willen stellen.
Een bestuurslid dat momenteel een termijn van twee jaar uitzit en is gekozen vóór de inwerkingtreding van de wetswijziging, mag de resterende termijn van twee jaar uitzitten, hoewel de limiet van acht jaar wordt overschreden, omdat de verkiezing waarvoor de huidige termijn wordt uitgezeten, plaatsvond vóór de inwerkingtreding van de wetswijziging. Na het verstrijken van de termijn van twee jaar zou dit bestuurslid zich echter niet herkiesbaar kunnen stellen, tenzij zijn/haar kandidatuur wordt goedgekeurd door een positieve stem van de eigenaars van de eenheden, zoals bepaald in de wet, of, tenzij er op het moment van de vacature niet voldoende in aanmerking komende kandidaten zijn om de vacatures in de raad te vervullen.
Elk bestuurslid dat meer dan acht (8) achtereenvolgende jaren in de raad heeft gezeten, binnen de reikwijdte van de statutaire wijziging, en overweegt zich herkiesbaar te stellen, kan zich volgens de statuten alleen herkiesbaar stellen als hij/zij een positief stemresultaat krijgt van 2/3 van alle bij de verkiezing uitgebrachte stemmen, of als er niet genoeg kandidaten zijn om de vacatures in de raad te vervullen. Evenzo zou niets een bestuurslid dat meer dan acht (8) opeenvolgende jaren in het bestuur heeft gezeten, beletten om door een nieuw bestuur te worden benoemd, mocht er tijdens de termijn een vacature ontstaan.
Ten slotte moet zorgvuldig worden gekeken naar de bestuursdocumenten van een vereniging om te bepalen of, en zo ja, of de statutaire wijziging van toepassing is op die bepaalde vereniging. In het bijzonder moet een vereniging bepalen of haar bestuursdocumenten “Kauffman”-taal bevatten – een bepaling die het mogelijk maakt om latere statutaire wijzigingen op te nemen. Deze taal is typisch te vinden in de definities van de Verklaring, en geeft aan dat de bestuursdocumenten onderworpen zijn aan de bepalingen van de Florida Condominium Act, Hoofdstuk 718 en “alle statutaire amendementen die van tijd tot tijd worden aangenomen” – of taal van vergelijkbare strekking. Als de bestuursdocumenten van een vereniging geen “Kauffman”-taal bevatten, is het mogelijk dat de statutaire wijziging niet van toepassing is, en dat de onlangs vastgestelde termijnbeperkingen geen gevolgen hebben voor de vereniging.
Bij het bepalen of een al lang bestaand bestuurslid in aanmerking komt voor kandidatuur, is het verstandig om de advocaat van uw vereniging te raadplegen, omdat de geschiktheid afhankelijk kan zijn van een grondige beoordeling van de bestuursdocumenten van de vereniging en de toepasselijke statuten.