Hoe Remote Deposit Capture werkt
Deponeren op afstand is een manier om betalingen te verwerken zonder papieren cheques naar uw bank of kredietunie te sturen. Door een afbeelding (of foto) van cheques te scannen in plaats van fysieke documenten te verplaatsen, krijgt u snellere stortingen en minder fouten.
Wie gebruikt Remote Deposit?
Zaken: Bedrijven waren de eerste gebruikers van remote deposit-technologie. Organisaties zien een groot volume aan cheques, en ze moeten snel over geld kunnen beschikken voor activiteiten, salarisadministratie en uitbreiding.
Individuen: Ook consumenten stellen het gemak van stortingen op afstand op prijs. Drukke particulieren vragen nu om rekeningen waarmee ze cheques kunnen storten met een mobiel apparaat, zodat ze niet naar een bankkantoor hoeven te gaan.
Andere organisaties: Non-profitorganisaties, overheidsinstanties en andere organisaties maken gebruik van stortingen op afstand. De technologie is overal beschikbaar en organisaties kunnen kiezen voor minder dure diensten en hardwareopties wanneer dat het meest zinvol is.
Deze pagina richt zich voornamelijk op zakelijk gebruik. Voor meer informatie over het storten van cheques op persoonlijke betaalrekeningen raadpleegt u Hoe u mobiel cheques kunt storten.
Voor kleine bedrijven en organisaties die niet veel cheques ontvangen, is een mobiel apparaat een prima oplossing voor het storten van cheques op afstand. In andere situaties kan met speciale hardware snel een groot aantal cheques worden afgehandeld.
Hoe Remote Deposit Capture werkt
Imaging: Om cheques op afstand te kunnen storten, moet u een afbeelding van de cheque maken. U stuurt de afbeelding naar uw bank, en uw bank begint met het innen van het geld van de schrijver van de cheque. Als gevolg van de Check 21-wetgeving zet uw bank deze beelden om in een vervangende cheque, die het originele papieren document kan vervangen.
Checkscanners en mobiele apparaten: Traditioneel gebruikten bedrijven speciale machines voor het scannen van cheques. Scanners voor het op afstand scannen van cheques kosten een paar honderd tot een paar duizend dollar, afhankelijk van uw behoeften (zoals de hoeveelheid cheques die u verwerkt). Sommige banken vragen een maandelijkse vergoeding voor een scanner, en sommige bieden een gratis scanner aan als promotie om uw bedrijf te winnen. Maar dure scanners zijn niet altijd nodig. Voor gebruikers met een laag volume kunt u bij sommige banken een standaardcomputerscanner, een faxapparaat of zelfs de camera van uw telefoon gebruiken om afbeeldingen vast te leggen.
Gegevensinvoer: Afhankelijk van uw serviceprovider moet u misschien het bedrag van uw storting invoeren, of het systeem voor storting op afstand kan dat allemaal voor u afhandelen. Kunstmatige intelligentie verbetert de nauwkeurigheid van geautomatiseerd lezen, en hoe meer cheques u elke maand verwerkt, hoe meer u die functie zult waarderen.
Post-scan: Na het scannen, bewaar de papieren cheques totdat uw bank u toestaat om ze te vernietigen. Banken kunnen behoefte hebben aan een beter beeld, en ze kunnen zelfs eisen dat een papieren kopie van bepaalde cheques. Volg de instructies van uw bank, en zorg ervoor dat u een proces opzet waarmee u kunt voorkomen dat u dezelfde cheque twee keer deponeert.
Beschikbaarheid van fondsen
Een belangrijk voordeel van een depotdienst op afstand is dat u “bankuren” kunt negeren. Bij de meeste banken kunt u uw cheques tot laat in de avond verwerken (in sommige tijdzones tot 22.00 uur) om het uiterste tijdstip voor storting van die dag te halen.
In veel gevallen stelt uw bank het geld binnen één werkdag voor u beschikbaar (hoewel u af en toe te maken krijgt met een blokkering).
Dat is geweldig nieuws, en u denkt misschien dat het aan de technologie te danken is, maar hier is het slechte nieuws: Het geld is niet echt zo snel overgemaakt. Uw bank gaat er gewoon van uit dat cheques niet worden geweigerd, maar het kan zijn dat u na het storten van een cheque een aantal weken moet wachten om zeker te weten dat de cheque goed is. In die tijd kunt u wel bij het geld, maar bent u verantwoordelijk voor de storting. Als de cheque wordt geweigerd of om welke reden dan ook wordt geretourneerd, houdt de bank het geld van uw rekening af en als uw rekening negatief wordt, moet u de gevolgen daarvan dragen (waaronder het betalen van eventuele kosten voor geweigerde cheques die uw bank in rekening brengt).
Als u zich zorgen maakt over de cheques die uw klanten uitschrijven, moet u maatregelen treffen om ongedekte cheques te voorkomen. U kunt zich zelfs aanmelden voor een dienst voor het controleren van cheques, waarmee problemen kunnen worden opgespoord en die u mogelijk ook vergoedt als slechte cheques door de mazen van het net glippen.
Waar kunt u terecht voor diensten voor storting op afstand
De meeste banken en kredietverenigingen kunnen u helpen bij het instellen van stortingen op afstand. Als consument is het bijzonder eenvoudig: download de app van uw bank en het is waarschijnlijk al beschikbaar.
Zaken hebben wellicht speciale hardware nodig en het is essentieel om te begrijpen hoe uw bedrijfsrekening werkt (kosten voor elke cheque, bijvoorbeeld, en alternatieve methoden om klanten te betalen). Misschien wilt u zelfs betalingen uitbesteden via het treasury management of de lockbox-service van uw bank.
Waarom banken Remote Deposit aanbieden
Banken en externe dienstverleners staan te popelen om remote deposit capture-diensten aan te bieden aan bedrijven en consumenten.
- Het maakt het leven voor klanten gemakkelijk: Deposito’s worden sneller verwerkt en zijn veel handiger.
- Storting op afstand is minder arbeidsintensief voor banken. De klant maakt het beeld aan, de bank hoeft dat niet te doen, en er is geen kassier of filiaal nodig.
Voor- en nadelen van storten op afstand
Deponeren op afstand zou u tijd moeten besparen, en het zou u zelfs geld kunnen besparen. U kunt reizen naar de bank, gepantserde auto diensten, en de tijd te wachten op cheque float overslaan. Er zijn echter ook nadelen.
Er is altijd een kans op fouten bij een systeem voor storten op afstand. Door dingen te automatiseren, loop je het risico van hardwarestoringen en fouten, en dat probleem wordt nog groter bij grote volumes. Aan de andere kant, als het systeem goed werkt, elimineert u menselijke fouten vrijwel volledig.
Het kan zijn dat u nieuwe juridische kwesties moet onderzoeken wanneer u overschakelt op storting op afstand. Aangezien u geen cheques naar de bank stuurt, moet u zich houden aan de regels voor de behandeling van de cheques nadat u ze hebt gescand. Vraag uw remote deposit-dienstverlener om suggesties over hoe u aan de regels kunt voldoen.