Je hele leven staat op Gmail. Het is tijd om dat op te ruimen.

Woensdag, 14.00 uur oostelijke tijd: ik ben op uur 9000 van het verwijderen van e-mails van mijn overbelaste Gmail-account. Mijn oogballen lekken uit mijn hoofd en komen samen in een plakkerige plas op de muismat van mijn laptop.

Of zo voelt het in ieder geval.

De afgelopen weken heeft Google me herhaaldelijk gewaarschuwd dat ik mijn opslaglimiet op Google Drive aan het naderen ben. Ik had er zelden aan gedacht dat Google mijn opslagcapaciteit zou beperken; het potentieel van het bedrijf om gegevens te verzamelen lijkt oneindig, niet in staat om onbekwaam of overbelast te zijn. En toch is mijn e-mailaccount, dat ik sinds 2014 heb, eindelijk moe van mijn eindeloze stroom nieuwsbrieven en persberichten; de 15 gigabyte die Google gratis gebruikers toekent, is bijna vol.

Ik had gehoopt dit verhaal te kunnen schrijven met een titel in de trant van “One Simple Trick To Clearing Out Your Google Drive Storage.” Het zou ideaal zijn om elke e-mail in je inbox te verwijderen en opnieuw te beginnen, maar er is zo’n wilde mix van correspondentie opgeslagen – kettingmails van je achterneef, nieuwsbrieven van bedrijven waar je ooit een trui van hebt gekocht, liefdesbrieven uit de begindagen van een huidige relatie – dat de nuke-and-run-methode niet wordt aanbevolen of mogelijk is voor iedereen, behalve voor degenen die zelfs een druppel sentimentaliteit ontberen.

Voor alle anderen is er niet één truc om je Google Suite op te ruimen. Er zijn strategieën, die ik hieronder zal bespreken, maar het beste wat je kunt doen, heb ik helaas ontdekt, is opruimen terwijl je bezig bent. En dat betekent dat je alle e-mails die je niet nodig hebt moet verwijderen zodra je ze ontvangt, zodat je niet verstrikt raakt in de puinhoop die ik de afgelopen dagen heb opgeruimd.

In de loop van de afgelopen dagen heb ik geëxperimenteerd met verschillende methoden om mijn e-mails en documenten te verwijderen. Het was een pijnlijke ervaring: Het lezen van oude e-mails waarin moeilijke situaties werden beschreven en bittere herinneringen werden opgehaald, was niet hoe ik mijn werkdag (of mijn vrije tijd) het liefst zou doorbrengen, en het was niet gemakkelijk om uit te zoeken wat ik met recht kon verwijderen (e-mails met voormalige bazen over banale onderwerpen) en wat moest blijven (contracten, oude e-mails van vrienden). Mijn jarenlange weerstand tegen het verwijderen van deze e-mails – uit nostalgische overwegingen of omdat ik ze misschien ooit nog eens nodig zou hebben – valt in de categorie “digitaal hamsteren”.

Digitaal hamsteren, waar ik al eerder over heb geschreven, klinkt misschien wat hyperbolisch – het is tenslotte niet zo dat iemand die dwangmatig zijn geld uitgeeft aan de Steam-verkoop, vervolgens letterlijk door stapels games moet waden op weg naar de wc. Toch tonen studies aan dat digitaal hamsteren stressvol en zelfs verontrustend kan zijn voor degenen die het ervaren. In 2018 interviewden onderzoekers 45 van deze zogenaamde digitale hoarders en ontdekten dat de indruk dat digitale ruimte eindeloos is, aanzienlijk bijdroeg aan de neiging van mensen om te hamsteren. Ze waren verbaasd over de hoeveelheid digitale spullen die ze hadden verzameld, maar hadden nog steeds moeite om in het reine te komen met het verwijderen van veel ervan.

Velen konden de opeenstapeling van documenten, e-mails, foto’s en muziek gewoon niet schelen. “Ik heb geen zin om alles door te spitten, het zijn er te veel,” zei een 30-jarige deelnemer. “

Voor veel deelnemers was het vooruitzicht om hun digitale rotzooi te doorzoeken en te wissen angstwekkend en stressvol. Dit komt zeker overeen met mijn eigen ervaring: Toen ik voor het eerst de puinhoop van mijn Google Drive onder ogen zag op de dag dat ik deze opdracht uitvoerde, voelde ik me paniekerig en overweldigd door de enorme omvang van de taak die voor me lag.

Net als de angst die vooraf zou kunnen gaan aan het schrobben van de plinten met een stapel sponzen, was ik resistent en boos voordat ik aan mijn Google Suite-schoonmaak begon. Maar toen ik eenmaal begon, kon ik eigenlijk niet meer stoppen. Het was enorm bevredigend om dat percentage omlaag te zien tikken terwijl ik door mijn e-mails ging, alsof ik stofzuigstrepen op een tapijt maakte. Dus ja, er is geen echte truc voor, en ik denk dat dit opzettelijk is: als het lastig is om je e-mails en bestanden te ordenen en te verwijderen, zijn je enige opties a) een nieuw e-mailadres nemen (dit heb ik echt overwogen) of b) Google betalen voor meer opslagruimte, die begint bij 1,99 dollar per maand voor 100 gigabyte en oploopt tot 10 dollar per maand voor 2 terabyte. En hoe meer e-mails je bewaart en accumuleert, hoe meer heerlijke, sappige data er beschikbaar is voor Google om te verzamelen.

Wat je eerst moet doen is uitzoeken waar je de meeste rotzooi opslaat die de kostbare 15 gigabyte in beslag neemt die Google je toekent. Ga hiervoor naar One.Google.com en klik in de linkerzijbalk op “Opslag”. Daar vind je een uitsplitsing van hoeveel ruimte Google Drive, Gmail en Google Foto’s respectievelijk in beslag nemen.

Uitgezonderd als je een fotograaf bent of een grote fan van enorme PDF’s en gewichtige spreadsheets, vindt de meeste actie waarschijnlijk plaats in je e-mail. De beste manier om massamails te verwijderen zonder spijt – of verdriet, zoals ik ontdekte toen ik door die deprimerende berichten van vijf jaar geleden duimde – is om je tijdelijk aan te melden bij Mailstrom.co.

Mailstrom analyseert je e-mail en maakt, theoretisch, snelle en gemakkelijke afmeld- en verwijderopties mogelijk. (Voor degenen die zich – met goede reden – zorgen maken over hun privacy, Mailstrom zegt dat het je gegevens niet zal delen of verkopen voor reclamedoeleinden, en het verwijdert je gegevens drie maanden nadat je je account hebt opgezegd). Maar nadat je 2.500 e-mails via Mailstrom hebt verwijderd, eindigt je gratis proefperiode en moet je tussen de $9 en $30 per maand betalen om de service te blijven gebruiken. Als ik zou betalen, zou ik waarschijnlijk gewoon de Google-opslag kopen, die goedkoper is, dan een gestroomlijnde methode voor het verwijderen. In plaats daarvan raad ik je aan Mailstrom te gebruiken om te laten zien welke afzenders je met de meeste rotzooi overspoelen:

Als je eenmaal hebt vastgesteld wie de ergste afzender is, kun je naar Gmail gaan, zoeken op from:[email protected] (of wie je ook massa’s e-mail stuurt) en van daaruit massaal verwijderen. Zodra u de zoekresultaten bekijkt, klikt u op het vakje “Alles selecteren” aan de linkerkant van uw inbox, en vervolgens klikt u op “Selecteer alle conversaties die overeenkomen met deze zoekopdracht”, op deze manier:

Op die manier, verwijder je alle berichten die door die specifieke afzender zijn verzonden, niet alleen de 50 meest recente.

Dit zou in een mum van tijd een behoorlijk deel van uw e-mailrommel moeten verwijderen, maar als u door wilt gaan, raad ik u nog een paar andere acties aan:

1. Verwijder alles in uw mappen Promoties en Sociaal. Ga gewoon nucleair op die mappen. Controleer de laatste paar pagina’s om er zeker van te zijn dat er niets belangrijks in staat, en selecteer dan alles en verwijder. Dat zijn waarschijnlijk duizenden, zo niet meer, van de resterende marketing en nieuwsbrief achterblijvers die je niet hebt gevangen toen je de Mailstrom methode gebruikte.
2. Als je alleen Promoties of Sociale e-mails wilt verwijderen die ouder zijn dan een specifieke datum, gebruik dan de volgende zoekterm: category:promotions , older_than:2y. (Die spatie tussen “promotions” en de komma is opzettelijk – de zoekopdracht werkt niet zonder die spatie). Ik deed dit eerst en besloot toen, wat maakt het ook uit, ik heb die troep niet nodig. Doei!
3. Je kunt hetzelfde doen met nieuwsbrieven met categorie:updates , older_than:2y.
4. Zoek naar al je emails die groter zijn dan een bepaalde grootte, ga er dan doorheen en verwijder ze handmatig (of wees brutaal en “selecteer alles” – “verwijder”). Voer groter:10mb in voor deze optie. Dit kost meer tijd, dus ik raad dit alleen aan als je je marketing e-mails al hebt verwijderd en nog een flinke hap ruimte over hebt.
5. Het is zinvoller om e-mails groter dan een bepaalde grootte uit te zoeken en te verwijderen dan bijlagen groter dan een bepaalde grootte, omdat veel e-mails al gigantisch zijn zonder de extra hulp van een bijlage. Maar als je je wilt richten op bijlagen, typ dan has:attachments larger:10MB (of hoe groot dan ook) in de zoekbalk en ga los.

Je kunt hier meer nuttige Gmail-zoektermen vinden, maar de bovenstaande zijn de termen die ik het meest effectief vond voor het verwijderen van grote hoeveelheden e-mail in één keer.

Omdat Google je Prullenbak beschouwt als onderdeel van je toegewezen 15 gigabytes, moet je deze eerst legen voordat je weet hoeveel je echt hebt weten te verwijderen. Zodra je je prullenbak hebt geleegd, zijn die e-mails voorgoed verdwenen, maar ik raad je niet aan om er doorheen te klikken en te kijken wat er allemaal in zit, want dan sta je drie uur later met rode ogen te kijken en je enorm te vervelen. Druk gewoon op delete – en bewonder je schone plinten/georganiseerde kast/glanzende tegels of welke huishoudelijke schoonmaak analogie je ook maar de meeste voldoening geeft.

Nu, hopelijk, ben je op het punt waar je weer kunt beginnen met het verzamelen van e-mail zonder je zorgen te maken over ruimtegebrek voor de komende paar jaar. Hier is waar ik nu sta:

Het heeft me een paar dagen gekost om hier te komen, maar alleen omdat ik de tijd heb genomen om alle denkbare methoden uit te proberen om u, beste lezer, de methoden te geven die ik het meest effectief vond. Toch moet u hier waarschijnlijk minstens een uur of twee werk in steken, het spijt me dat ik het moet zeggen.

Maar u hoeft dit nooit meer te doen als u zich vanaf nu aan twee heel eenvoudige regels houdt:

1. Markeer alle persberichten, marketing e-mails, enzovoorts die u niet als spam wilt zien. Als je aardig wilt zijn, kun je het marketingbedrijf of de PR-vertegenwoordigers mailen en respectvol vragen om van hun mailinglijst te worden verwijderd, maar als je lui bent of er gewoon te veel van ontvangt om dit te doen, kun je ze gewoon naar spam doorsturen. Gmail ruimt je spam-map automatisch op na 30 dagen, dus na een maand zijn ze zo goed als verdwenen.
2. Doe dit consequent, zodra je ze ziet.
3. Verwijder alle andere e-mails die je niet interesseren onmiddellijk. Laat ze daar niet staan omdat je ze misschien later nog leest. Laat ze geen stof verzamelen. Verwijder. Wees meedogenloos, serieus. Geen tijd zoals het heden om je besluiteloze, sentimentele aard af te schudden als het gaat om berichten van je alumnivereniging of de redding waar je je hond vandaan hebt. Tot ziens!

Hiermee zou je het spel voor moeten blijven, met minimale inspanning, voor de komende jaren in ieder geval. Als je eenmaal je Gmail hebt opgeruimd, hoef je niet ingewikkeld te doen over mappen en labels en dergelijke, die onhandig worden als je er te veel hebt. (Ik heb er maar twee: een voor willekeurige gedachten die ik mezelf midden in de nacht over mijn roman stuur, en een voor persberichten van boekpublicisten, omdat ik daar later vaak massaal op reageer)

Door de spam- en de delete-knop tot je beste vrienden te maken, zul je de ramp die je jezelf hebt aangedaan voor een heel, heel lange tijd voorkomen.