Vergoedingenformulier voor Werknemers

Het vergoedingenformulier voor werknemers is een gestandaardiseerd sjabloon dat een werknemer kan gebruiken om uitgaven te declareren die namens het bedrijf zijn betaald, terwijl hij/zij ook terugbetaald wil krijgen. De exacte te vergoeden posten zijn strikt afhankelijk van de overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer. Het voordeel van het gebruik van een standaardformulier voor het verzamelen van dergelijke informatie ligt in de consistentie van het hebben van dezelfde stukjes informatie in dezelfde gebieden van een document, ongeacht de werknemer die het indient. De meeste boekhoudafdelingen zullen een dergelijke organisatiegraad efficiënt en gemakkelijk te gebruiken vinden wanneer het tijd is om de voorgelegde informatie te verwerken. Afdelingen die dit formulier verstrekken, zullen de basisstructuur prettig vinden, omdat ze hiermee snel en eenvoudig categorieën kunnen bewerken, volgens het bedrijfsbeleid, met het juiste programma.

Kilometervergoeding (IRS) – Uitsluitend voor kilometers volgens de huidige IRS-tarieven.

Het vergoeden van bedrijfsuitgaven is een proces waarbij bonnetjes worden verzameld, online of op papier, en aan een werkgever worden voorgelegd in de hoop te worden terugbetaald. Meestal worden deze kosten gemaakt tijdens het proces van het uitvoeren van een bedrijfsgerelateerde activiteit, meestal reizen, logies en eten.

Stap 1 – Wat wordt beschouwd als een “uitgave”

Een volledige lijst van wat volgens de Internal Revenue Service (IRS) als een “uitgave” wordt beschouwd, is te vinden op Formulier 1040 (Schedule C) Deel II. De meest voorkomende soorten uitgaven die worden betaald door werknemers op zoek naar een vergoeding zijn:

• Reclame – kosten toegeschreven aan de reclame voor het bedrijf of de activiteiten van de werknemer;
• Kantoorbenodigdheden – Zoals pennen, papier, printer cartridges, enz.
• Reparaties en onderhoud – Voor machines of nutsvoorzieningen die door het bedrijf worden gebruikt;
• Belastingen – Zoals tolgelden, omzetbelasting, enz.;
• Reizen – Logies, entertainment, maaltijden, huur van voertuigen; en
• Nutsvoorzieningen – Mobiele telefoonrekeningen, software-abonnementen, enz.

De bovengenoemde onkostensoorten mogen volgens de IRS-regels door het bedrijf worden uitgegeven, hoewel dit niet garandeert dat het bedrijf de werknemer zal terugbetalen.

Stap 2 – Bewaar de bonnetjes

Werkgevers eisen meestal documentatie van vergoedingsaanvragen – dus bonnetjes voor toegestane aankopen moeten worden bewaard en samen met het vergoedingsformulier worden ingediend. Hoewel het niet altijd mogelijk is om de afstand in kilometers te bewijzen, zijn benzine- en tolbonnetjes meestal goed genoeg. Als u een grote afstand rijdt, kunt u ook een routebeschrijving van een online kaartensite zoals Google Maps afdrukken en indienen om de afgelegde afstand te controleren. Merk op dat de IRS standaard kilometervergoedingstarieven vaststelt.

Alle hoop is niet verloren als u bonnetjes hebt weggegooid. De meeste banken maken gegevens over creditcard- en bankpasactiviteiten online beschikbaar. Log in op uw online banksite en controleer het gedeelte ‘rekeningactiviteit’ om elektronische aankoopgegevens te vinden.

Stap 3 – categoriseer uw uitgaven

Gebruik het vergoedingsformulier voor werknemers (Download) om de uitgaven op de juiste manier te categoriseren. Het is belangrijk om de betaling zo gedetailleerd mogelijk te vermelden:

• Datum;
• Methode – creditcard, contant geld, cheque, enz.; en
• Doel & Beschrijving.

Bereken het eindtotaal en dien dit direct in bij de werkgever of bij de betreffende afdeling.

Stap 4 – Vergoed worden

De meeste werkgevers hebben een vergoedingsprogramma van 30 dagen, tenzij het bedrijf onmiddellijk vergoedingen geeft. Het is mogelijk dat de werknemer ook aanvullend papierwerk moet indienen in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.

Hoe lang moet ik onkostendeclaraties bewaren?

Volgens de IRS-regels moeten onkostendeclaraties drie (3) jaar worden bewaard door de werkgever en de werknemer. Daarom is een fysiek ontvangstbewijs vereist voor alle uitgaven die contant worden betaald. Als de werknemer de nodige ontvangstbewijzen en papierwerk heeft ingediend bij het bedrijf, dan zijn zij verantwoordelijk voor het verstrekken aan de IRS als een audit wordt nagestreefd.

Hoe te schrijven

1 – Het formulier dat wordt gebruikt om terugbetaling te vragen is beschikbaar door hier te downloaden

Dit sjabloon is ontworpen voor de meeste situaties waarin een werknemer zijn of haar uitgaven formeel moet documenteren wanneer hij of zij terugbetaald wil worden door zijn of haar werkgever. Alleen uitgaven die in aanmerking komen voor een dergelijke vergoeding dienen hier te worden gerapporteerd en het wordt sterk aangeraden dat zowel de Werkgever als de Werknemer duidelijk zijn over welke items of diensten voor vergoeding in aanmerking komen. U kunt gebruik maken van een van de knoppen bij het voorbeeld plaatje om een kopie van dit sjabloon te downloaden in een formaat (dobe PDF, Microsoft Word (.docx), Open Document Text (.odt)) dat compatibel is met uw machine.

2 – Geef wat standaard informatie in de koptekst

De koptekst die gebruikt wordt voor dit formulier zal een aantal basis feiten met betrekking tot de Werknemer en Werkgever vragen. Vul op de lege regel met het opschrift “Naam” de Voornaam, de Tussenvoegsel en de Achternaam in van de werknemer die voor loonbetaling in aanmerking komt. Noteer vervolgens op de lege regel direct daaronder de officiële “Titel” die de Werknemer bij de Werkgever bekleedt. Voeg de volledige naam van de “Werkgever” in op de derde blanco regel in de rubriek. Als de naam van de werkgever een vennootschap of een soortgelijke zakelijke entiteit is, zorg er dan voor dat je alle eventuele achtervoegsels vermeldt die deel uitmaken van de naam van de entiteit.

3 – Specificeer elke uitgave die aan de uitgaveverrichter moet worden terugbetaald

In het eerste deel van dit document vindt u een tabel waarin u de zakelijke uitgaven van de werknemer op een beknopte manier kunt vermelden. In deze tabel zijn vier regels opgenomen, zodat u vier afzonderlijke uitgaven kunt opgeven. Indien het er meer dan vier zijn, kunt u ofwel meer regels toevoegen met compatibele software, ofwel de rest van dit rapport als een afzonderlijk document bijvoegen. Begin met het invoeren van de kalenderdatum van een aankoop door de werknemer in de kolom met de titel “Datum van uitgave(n)”. Meld vervolgens in de tweede kolom (“Betalingswijze”), en op dezelfde regel, hoe de Werknemer voor deze aankoop heeft betaald. Dat wil zeggen, of dit werd betaald uit eigen geld van de werknemer of door het gebruik van een bedrijfsrekening of bedrijfskaart. Gebruik ten slotte de derde kolom, met het label “Doel van de uitgave”, om de reden op te geven waarom de werknemer de aankoop heeft moeten doen waarvoor hij of zij om terugbetaling verzoekt.

4 – Geef een samenvattend verslag van de uitgaven die voor vergoeding in aanmerking komen

In de volgende tabel, getiteld “Overzicht van uitgaven”, wordt gezocht naar aanvullende informatie over uitgaven waarvoor mogelijk meer informatie nodig is. Zorg ervoor dat de data en regelnummers van de uitgaven in beide tabellen zo veel mogelijk overeenkomen.

In de eerste kolom, aangeduid met het opschrift “Omschrijving (datum, bijzonderheden, enz.)”, moeten de datum en de uitgaven van de werknemer worden vermeld, evenals een omschrijving (bijv. naam/nummer van de klantrekening). Indien er niet voldoende ruimte is, kan de kolom met een geschikt programma worden uitgebreid of kunt u meer regels in de cel toevoegen. Indien u met een papieren versie werkt, kunt u alle vereiste informatie verder zetten op een correct gelabelde bijlage. Volgende verschillende kolommen zijn voorzien zodat u het exacte bedrag in dollars kunt rapporteren dat de werknemer heeft uitgegeven aan “Vliegreizen/treinreizen”, “Grondtransport” (grondvervoer zoals een taxi), “Logies”, “Maaltijden” en “Overige”. Als er diverse uitgaven zijn die worden gerapporteerd onder “Overige”, zorg er dan voor dat deze gespecificeerd zijn. Gebruik de laatste rij (“Totaal onkostendeclaratie”) om het totaalbedrag van de uitgaven van de werknemer voor elk van de kolommen te documenteren. De laatste kolom, “Totaal,” zal de som van alle zojuist gerapporteerde Uitgaven in de vorige vijf kolommen bevatten. Tel dit totaal horizontaal op zodat het totaal van de uitgaven voor de vastgestelde kalenderdatum (in de eerste kolom) in de eerste vier rijen wordt weergegeven en het totaal van de uitgaven van elke kolom in de vijfde rij.

5 – Controleer deze feiten en dien dan ter goedkeuring in

Het einde van dit formulier is gereserveerd als handtekeninggebied voor de partijen die direct betrokken zijn bij de indiening en goedkeuring van het formulier. Zodra de handtekeningen onder de vetgedrukte woorden “Ik verklaar dat dit geldige zakelijke uitgaven zijn” door de juiste partijen zijn gezet, moet dit formulier worden overhandigd aan de afdeling of het individu dat dit document zal beoordelen en goedkeuren.

De eerste partij die ondertekent, de werknemer, moet de lege regel met het label “Vergoeden/Kaarthouder handtekening” ondertekenen. Daaronder moet de werknemer zijn of haar naam afdrukken op de regel “Vergoeding/Kaarthoudernaam”. De persoon die de informatie op dit sjabloon fysiek heeft ingevoerd moet zijn of haar Naam afdrukken op de lege regel met het label “Voorbereid door (Print)” en vervolgens moet hij of zij de Datum invullen waarop dit formulier is ingevuld.

6 – Bewaar indien mogelijk een ondertekend exemplaar

De persoon (van een afdeling of alleen handelend uit naam van de werkgever) die deze indiening moet goedkeuren, zodat de Werknemer aanspraak kan maken op zijn of haar Vergoeding, dient de verklaring “Ik heb deze onkosten beoordeeld en ik geloof dat ze waar en nauwkeurig zijn.” te plaatsen. De goedkeurende entiteit moet vervolgens zijn of haar naam afdrukken op de lege ruimte met het label “Goedgekeurd door (afdrukken)” en vervolgens de “Datum” van goedkeuring op de aangrenzende lege regel vermelden.