7 kroków do zbudowania angażującego procesu aplikacji o stypendium

Konkurencja o stypendia może być zacięta.

I to w obie strony. Kandydaci często odczuwają silną presję, aby postawić swoją najlepszą stopę do przodu i wyróżnić się spośród innych studentów. Podobnie, organizacje są zamknięte w walce o największe talenty – mają nadzieję przyciągnąć najlepsze umysły, które zaprezentują ich program w pełnej krasie.

Wiele aplikacji do programów stypendialnych jest tworzonych z myślą o administratorach i recenzentach – i to ma sens, ponieważ chcesz, aby proces był prosty i efektywny. Ale nie należy zapominać, że proces ten ma również znaczenie dla wnioskodawców. To jest po wszystkim, wszystko o nich – ich edukacji, ich cele, i ich marzenia.

Będziesz musiał stworzyć doświadczenie aplikacji, która bierze pod uwagę perspektywę wnioskodawcy i angażuje je na każdym kroku, aby pozostać konkurencyjnym w stosunku do innych programów i pozostać konkurencyjnym w stosunku do wnioskodawców.

Zanim przejdziemy do konkretnych kroków budowania angażującego procesu aplikacji, spójrzmy na to, co sprawia, że program stypendialny ma wpływ.

Co sprawia, że program stypendialny jest skuteczny?

Każde stypendium jest szansą: dla szkoły, aby zabezpieczyć jasny umysł, a dla studenta, aby zabezpieczyć jasną przyszłość.

Jest kilka czynników, które należy rozważyć przy tworzeniu nagrody lub nagród:

• Czy stypendium pokrywa tylko koszty czesnego, czy też finansuje działalność naukową poza klasą?
• Czy stypendium pokryje koszty dysertacji lub pracy dyplomowej?
• Podróże na konferencje?
• Koszty utrzymania?

Niezależnie od wielkości i zakresu programu, istnieje kilka zmiennych, które powinny rezonować przez wszystkie stypendia, i to jest to, co kandydaci mierzą przy podejmowaniu decyzji.

Najbardziej skuteczne programy stypendialne skupiają się na wywieraniu wpływu w 5 kluczowych obszarach:

1. Zaangażowanie
2. Interakcja
3. Ekspozycja

.

4. Elastyczność
5. Okazja

Dla każdego z aspektów, masz okazję do podkreślenia względnej siły swojego programu w porównaniu z tymi, którzy konkurują o tych samych wnioskodawców.

Gdy nadejdzie czas, aby opublikować zaproszenie do składania wniosków do publicznej wiadomości, jakość procesu aplikacji również będzie miała wpływ. Kluczem do przyciągnięcia najbardziej utalentowanych studentów jest przekazanie informacji o tym, jak Twój program wypada w tych wymiarach.

Zgłoszenie się do programu stypendialnego nie jest łatwym zadaniem i wymaga od wnioskodawców znacznych nakładów czasu i energii. Jeśli proces aplikacji jest skomplikowany i nieangażujący, łatwo staje się uciążliwym zadaniem do wykonania. Niektórzy mogą nawet nie zacząć. W obliczu wielu programów, studenci mogą wybrać tylko niektóre procesy, aby nawet zaangażować się w interesie czasu.

Przejdźmy przez sześć możliwych do wykonania kroków, aby zbudować proces aplikacji o stypendium, który jest zarówno wydajny, jak i angażujący.

7 kroków do zbudowania angażującego procesu aplikacji

Wykorzystaj mocne strony swojego stypendium

W oparciu o 5 powyższych czynników, powinieneś podkreślić elementy, które czynią Twój program wyjątkowym. Twoje stypendium może nie być lepsze od konkurencyjnych programów w każdym aspekcie. Ale to nic nie szkodzi.

Kluczem do zróżnicowania jest wykorzystanie swoich mocnych stron.

Nie próbuj konkurować z innymi programami pod względem aspektów, które sprawiają, że odnoszą sukcesy, wyróżnij swoje stypendium, opierając się mocno na własnych mocnych stronach. Może to oznaczać podkreślenie elastyczności programu, jego praktycznego charakteru lub mnogości dostępnych mentorów.

Cokolwiek jest relatywną mocną stroną Twojego programu, wykorzystaj to.

Upewnij się, że Twoja aplikacja i komunikacja są dostosowane do jasnego przekazu na temat tego, co sprawia, że Twoje stypendium jest najlepszą opcją i dla kogo.

Bądź przejrzysty w kwestii realiów programu

W dążeniu do promowania czegoś, na czym nam zależy, łatwo jest przesadzić.

Chcemy podkreślać najlepsze elementy programu (i powinniśmy to robić). Ale możesz również użyć szczypty rzeczywistości, aby uziemić oczekiwania i upewnić się, że są one zgodne z wizją i oczekiwaniami wnioskodawców.

Nie sprzedawaj swojego programu krótko – ale bądź przejrzysty w kwestii funkcjonalnej rzeczywistości.

Kluczem jest tutaj to, że chcesz przedstawić autentyczną wizję tego, co stypendysta może poczuć i czego doświadczyć w programie.

Tak, możesz objaśniać wzniosłe wizje i etos stojący za stypendium. Ale powinieneś również namalować dokładny obraz tego, jak może wyglądać dzień powszedni dla tych, którzy zostali przyjęci.

Jakie są oczekiwania? Jakie jest środowisko? Jak program wpisze się w szerszy kontekst akademicki?

Przekaż te elementy w przejrzysty sposób, aby ustawić poprzeczkę dla kandydatów.

Stwórz dialog z potencjalnymi kandydatami

Kandydaci do Twojego programu stypendialnego będą mieli prawdopodobnie wiele pytań. Chcą uzyskać pełny obraz tego, co program będzie obejmował i jaki będzie miał wpływ na ich przyszłość i karierę.

Ale nie każdy wnioskodawca będzie miał takie same potrzeby i oczekiwania. Najlepiej jest przyjąć podejście kompleksowe, które otwiera dialog.

Wprowadź kilka praktyk, aby stworzyć możliwości dla szerokiego grona wnioskodawców:

• Zaproś absolwentów i obecnych stypendystów do podzielenia się swoimi doświadczeniami
• Stwórz treści, posty na blogu, i wideo, które odpowiadają na najczęstsze pytania
• Zaplanuj czas na pytania&A poprzez połączenia konferencyjne, webinaria i godziny urzędowania
• Użyj poczty elektronicznej, czatu na żywo i mediów społecznościowych, aby zaangażować się jeden na jeden z zainteresowanymi studentami

Upewnij się również, że Twoja aplikacja i inne materiały są dostępne dla osób niepełnosprawnych. Jest to nie tylko właściwe postępowanie, ale także najlepszy sposób na pozyskanie najlepszych kandydatów do złożenia aplikacji. Dowiedz się więcej o tworzeniu dostępnych formularzy tutaj.

Dostosuj swoją aplikację do pożądanych rezultatów

Wiele organizacji stosuje standardowe aplikacje i język szablonowy w swoich wnioskach stypendialnych.

Ale czy te wymagania są rzeczywiście zgodne z celami programu?

Są szanse, że możesz przyciągnąć lepiej dopasowanych kandydatów i wzbogacić proces selekcji, przemyślając samą aplikację. Bądź kreatywny z materiałów, mediów i informacji, które zbierasz od wnioskodawców. Stwórz przestrzeń dla każdego ucznia, aby zaprezentować pełen zakres swoich talentów i osiągnięć.

Przemyśl, co jest uchwycone w obecnej aplikacji, a czego brakuje:

• Czy wymagania aplikacji przewyższają niektórych wnioskodawców nad innymi?
• Czy jest miejsce dla każdego ucznia, aby podkreślić swoje własne umiejętności?
• Jaki dodatkowy kontekst mógłby prowadzić do bardziej sprawiedliwego procesu selekcji?
• Jak Twoje wymagania dotyczące aplikacji wzmacniają (lub ograniczają) aplikacje od najlepiej dopasowanych studentów?
• Czy zmiany w technologii lub okolicznościach zostały uwzględnione w obecnej aplikacji?

Stwórz przystępny proces aplikacji

Składanie silnej aplikacji do programu stypendialnego wymaga znacznego czasu i wysiłku, a dla wielu osób ostateczne wysłanie jej może pozostawić uczucie zdenerwowania i niespokojnego oczekiwania.

Pozwól im dowiedzieć się, co dzieje się z ich wnioskiem, zapewniając sposób na śledzenie go, a co ważniejsze, ułatwiając to. Możesz to zrobić za pomocą platformy do zarządzania stypendiami, która przeprowadzi kandydatów przez cały proces aplikacji, bez potrzeby wysyłania e-maili, listów czy rozmów telefonicznych z administracją.

Jest to również dobrodziejstwo dla pracowników i administratorów, którzy będą mieli ujednolicony system otrzymywania i przeglądania aplikacji oraz komunikacji z kandydatami.

Opracuj spójny przepływ komunikacji

Jednym z najbardziej niepokojących etapów procesu stypendialnego jest czarna skrzynka, która istnieje pomiędzy złożeniem wniosku a jego akceptacją lub odrzuceniem.

Twoja organizacja może opracować standardowy przepływ komunikacji, który automatycznie wysyła aktualizacje do wnioskodawców, gdy przechodzą oni przez proces składania i przeglądu wniosków.

Rozważ opracowanie komunikatów dla każdego etapu, takich jak:

1. Potwierdzenie złożenia wniosku
2. Wprowadzenie wniosku do wstępnej recenzji
3. Przegląd koleżeński lub panelowy
4. Przegląd koleżeński lub panelowy
5. Wybór do rozmowy kwalifikacyjnej
6. Komisja selekcyjna
7. Odrzucenie
8. Zaakceptowanie

W każdej wiadomości, masz możliwość dalszego zaangażowania wnioskodawcy, przekazania informacji zwrotnej i ustalenia kontekstu.

Ogólnie, wnioskodawcy będą już mieli silne poczucie, jak proces będzie się rozwijał. Tak więc, każda komunikacja pozwala im śledzić postępy ich aplikacji.

Tworzenie angażującej aplikacji stypendialnej z platformą do składania wniosków

Użycie odpowiedniego systemu zarządzania stypendiami może przyspieszyć długie etapy procesu, uprościć ścieżki komunikacji i zapewnić wnioskodawcom informacje i zaangażowanie w całym cyklu. Możesz ułatwić i zaangażować kandydatów, dzieląc się z nimi wizją bezcennego doświadczenia, które na nich czeka, jednocześnie uwalniając ich od dodatkowego obciążenia związanego z typowymi procesami aplikacyjnymi.

I to nie tylko złoto dla wnioskodawców – zespoły administracyjne korzystające z Submittable odnotowały oszczędność czasu rzędu 10 godzin tygodniowo. Możesz zwiększyć reputację swojego programu stypendialnego, zaangażować więcej kandydatów, a jednocześnie pomóc swojej komisji zmodernizować swoje systemy. Teraz to jest win-win.

Paul Perry

Paul Perry jest pisarzem i byłym nauczycielem z dużym doświadczeniem w zarządzaniu organizacjami non-profit. Ma miękką plamę dla poszukiwaczy grantów dążących do uczynienia świata lepszym, bardziej sprawiedliwym miejscem.