Employee Reimbursement Form

Formularz zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika jest standardowym szablonem, którego pracownik może użyć do zgłoszenia wydatków poniesionych w imieniu firmy, starając się o zwrot kosztów. Dokładne pozycje podlegające zwrotowi będą ściśle zależne od umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Korzyść z używania standardowego formularza do zbierania takich informacji polega na spójności posiadania tych samych informacji w tych samych obszarach dokumentu, niezależnie od tego, kto go składa. Większość działów księgowych znajdzie taki poziom organizacji, aby być skuteczne i łatwe w użyciu, gdy jest czas, aby przetworzyć informacje przedstawione. Działy wydające ten formularz będą cieszyć się podstawową strukturą ustanowioną, ponieważ pozwoli im to na edycję kategorii, zgodnie z polityką firmy, za pomocą odpowiedniego programu szybko i łatwo.

Zwrot kosztów przejazdu (IRS) – Ściśle za kilometry zgodnie z aktualnymi stawkami IRS.

Zwrot kosztów za wydatki firmowe to proces, który obejmuje zbieranie paragonów, online lub w formie papierowej, i przedstawianie ich pracodawcy w nadziei na otrzymanie zwrotu. Zazwyczaj, wydatki te są ponoszone w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, najczęściej są to podróże, zakwaterowanie i jedzenie.

Krok 1 – Co jest uważane za „wydatek”

Pełną listę tego, co jest uważane za „wydatek”, według Internal Revenue Service (IRS), można znaleźć na Formularzu 1040 (Schedule C) Część II. Najczęstsze rodzaje wydatków, które są płacone przez pracowników szukających zwrotu kosztów to:

• Reklama – Koszty przypisane do reklamy działalności gospodarczej lub działalności pracownika;
• Materiały biurowe – Takie jak długopisy, papier, wkłady do drukarek, itp.
• Naprawy i konserwacja – dla maszyn lub urządzeń używanych przez firmę;
• Podatki – takie jak opłaty drogowe, podatki od sprzedaży, itp.;
• Podróże – zakwaterowanie, rozrywka, posiłki, wynajem pojazdów; i
• Usługi komunalne – rachunki za telefon komórkowy, subskrypcje oprogramowania, itp.

Wyżej wymienione rodzaje wydatków mogą być wydatkowane przez firmę zgodnie z przepisami IRS, chociaż nie gwarantuje to, że firma zwróci koszty pracownikowi.

Krok 2 – Zachowaj paragony

Pracodawcy zazwyczaj wymagają dokumentacji roszczeń o zwrot kosztów – dlatego paragony za dozwolone zakupy powinny być zachowane i przedłożone wraz z formularzem zwrotu kosztów. Chociaż może nie być możliwe udowodnienie przebiegu, rachunki za benzynę i opłaty drogowe są zazwyczaj wystarczające. Jeśli przejechałeś znaczną odległość, możesz również wydrukować i przesłać wskazówki z internetowego serwisu mapowego, takiego jak Google Maps, aby zweryfikować przebytą odległość. Należy pamiętać, że IRS ustala standardowe stawki zwrotu kosztów przejazdu.

Wszystko nie jest stracone, jeśli wyrzuciłeś rachunki. Większość banków udostępnia online zapisy dotyczące aktywności kart kredytowych i debetowych. Zaloguj się do swojej bankowości internetowej i sprawdź sekcję „aktywność konta”, aby znaleźć elektroniczne zapisy zakupów.

Krok 3 – Skategoryzuj swoje wydatki

Użyj formularza zwrotu kosztów pracowniczych (Pobierz), aby odpowiednio skategoryzować wydatki. Ważne jest, aby być tak szczegółowym, jak to tylko możliwe, wymieniając płatności:

• Data;
• Metoda – karta kredytowa, gotówka, czek, itp.; oraz
• Cel & Opis.

Przelicz całkowitą sumę i prześlij bezpośrednio do pracodawcy lub do odpowiedniego działu.

Krok 4 – Uzyskaj zwrot kosztów

Większość pracodawców ma 30-dniowy program zwrotu kosztów, chyba że firma daje zwrot natychmiast. Pracownik może być zmuszony do złożenia dodatkowych formalności zgodnie z polityką firmy. Następnie, pracownik powinien otrzymać nieopodatkowany czek w wysokości całkowitej kwoty wydatku.

Jak długo powinienem przechowywać dokumentację wydatków?

Według przepisów IRS, wszystkie raporty wydatków powinny być przechowywane przez okres trzech (3) lat przez pracodawcę i pracownika. Dlatego też, dla wszystkich wydatków, które są płacone gotówką, wymagane jest fizyczne pokwitowanie. Jeżeli pracownik przedłożył niezbędne pokwitowania i dokumenty firmie, będzie odpowiedzialny za dostarczenie ich do IRS w przypadku kontroli.

Jak pisać

1 – Formularz używany do ubiegania się o zwrot kosztów jest dostępny do pobrania tutaj

Ten szablon został zaprojektowany tak, aby pasował do większości sytuacji, w których Pracownik musi formalnie udokumentować swoje wydatki, starając się o zwrot od swojego Pracodawcy. Tylko wydatki, które kwalifikują się do takiego wynagrodzenia powinny być tutaj zgłoszone i jest wysoce zalecane, aby zarówno Pracodawca jak i Pracownik mieli jasność co do tego, jakie przedmioty lub usługi podlegają zwrotowi. Możesz użyć jednego z przycisków napisów powiązanych z obrazem podglądu, aby pobrać kopię tego szablonu w formacie (dobe PDF, Microsoft Word (.docx), Open Document Text (.odt)) kompatybilnym z Twoim urządzeniem.

2 – Dostarcz kilka standardowych informacji do nagłówka

Nagłówek tego formularza będzie wymagał kilku podstawowych faktów dotyczących Pracownika i Pracodawcy. Wpisz Imię, Nazwisko i Środek imienia Pracownika ubiegającego się o wynagrodzenie w pustej linii oznaczonej jako „Imię”. Następnie, w pustej linii bezpośrednio pod nią, zapisz oficjalny „Tytuł”, który Pracownik posiada u Pracodawcy. Podaj pełną nazwę „Pracodawcy” w trzeciej pustej linii w nagłówku. Jeśli Nazwa Pracodawcy jest korporacją lub podobnym podmiotem gospodarczym, upewnij się, że zawiera wszystkie odpowiednie przyrostki uważane za część Nazwy Podmiotu.

3 – Wyszczególnienie każdego wydatku, który powinien być zwrócony wydającemu

Pierwszy obszar tego dokumentu przedstawia tabelę, w której można wyszczególnić Wydatki Pracownika na Działalność w zwięzły sposób. W tabeli znajdują się cztery wiersze, abyś mógł podać cztery indywidualne wydatki. Jeśli jest ich więcej niż cztery, można dodać więcej wierszy za pomocą kompatybilnego oprogramowania lub załączyć pozostałą część tego raportu jako osobny dokument. Rozpocznij od wprowadzenia daty kalendarzowej zakupu dokonanego przez pracownika w kolumnie zatytułowanej „Data wydatku(ów)”. Następnie w drugiej kolumnie („Payment Method”) i w tym samym wierszu należy podać, w jaki sposób Pracownik zapłacił za ten zakup. Tzn. czy była to zapłata z własnych pieniędzy Pracownika, czy z wykorzystaniem konta firmowego lub karty firmowej. Na koniec należy użyć trzeciej kolumny, oznaczonej jako „Cel wydatku”, aby podać powód, dla którego Pracownik musiał dokonać zakupu, o którego zwrot się ubiega.

4 – Dostarczenie raportu podsumowującego wydatki podlegające zwrotowi

Kolejna tabela przedstawiona tutaj, zatytułowana „Podsumowanie wydatków”, będzie zawierała dodatkowe informacje dotyczące wydatków, które mogą wymagać więcej informacji. Należy upewnić się, że daty i numery wierszy zgłaszanych wydatków są zgodne w obu tabelach, kiedy tylko jest to możliwe. Pierwsza kolumna, oznaczona nagłówkiem „Opis (Data, Szczegóły, Etc.)”, wymaga podania Daty i Numeru Wydatku Pracownika, jak również opisu (np. Nazwa/Numer Konta Klienta). Jeśli nie ma wystarczająco dużo miejsca, kolumnę można rozszerzyć za pomocą odpowiedniego programu lub można dodać więcej wierszy w komórce. Jeśli pracujesz na wydruku, możesz kontynuować wymagane informacje na odpowiednio oznakowanym załączniku. Następnie podano kilka kolumn, aby można było podać dokładną kwotę w dolarach, jaką Pracownik wydał na „Podróż lotniczą/kolejową”, „Transport naziemny” (transport naziemny, np. taksówka), „Zakwaterowanie”, „Posiłki” i „Inne”. Jeśli są różne wydatki, które są raportowane w „Inne”, upewnij się, że są one wyszczególnione. Użyj ostatniego wiersza („Expense Report Total”), aby udokumentować całkowitą kwotę wydatków pracownika dla każdej z kolumn. Ostatnia kolumna, „Razem”, przyjmie sumę wszystkich wydatków zgłoszonych w poprzednich pięciu kolumnach, które właśnie zostały zgłoszone. Dodaj tę sumę poziomo, tak aby suma wydatków dla określonej Daty Kalendarzowej (w pierwszej kolumnie) była wyświetlana w pierwszych czterech wierszach, a Suma Wydatków z każdej kolumny Razem była wyświetlana w piątym wierszu.

5 – Verify These Facts Then Submit For Approval

Koniec tego formularza został zarezerwowany jako obszar podpisu dla stron bezpośrednio zaangażowanych w jego składanie i zatwierdzanie. Po wypełnieniu przez odpowiednie strony pola podpisu poniżej pogrubionych słów „I Certify These Are Valid Business Expenses” (Poświadczam, że są to ważne wydatki służbowe), formularz ten należy przekazać do działu lub osoby, która będzie przeglądać i zatwierdzać ten dokument.

Pierwsza strona podpisu, Pracownik, będzie musiała podpisać pustą linię opatrzoną etykietą „Reimburse/Cardholder Signature” (Zwrot kosztów/podpis posiadacza karty). Poniżej Pracownik musi wpisać swoje Imię i Nazwisko w linii „Zwrot kosztów/nazwa posiadacza karty”. Osoba, która fizycznie wprowadziła informacje do tego szablonu, powinna wydrukować swoje Imię i Nazwisko w pustym wierszu oznaczonym „Przygotowane przez (Drukuj)”, a następnie musi wpisać Datę wypełnienia tego formularza.

6 – Zachowaj podpisaną kopię, jeśli to możliwe

Osoba (w Departamencie lub działająca pojedynczo w imieniu Pracodawcy), która musi zatwierdzić ten wniosek, aby Pracownik mógł ubiegać się o zwrot kosztów, powinna zlokalizować oświadczenie „I Have Reviewed These Expenses And I Believe They Are True And Accurate” (Sprawdziłem te wydatki i wierzę, że są prawdziwe i dokładne). Podmiot zatwierdzający musi następnie wydrukować swoje Imię i Nazwisko w pustym miejscu oznaczonym „Approved By (Print)”, a następnie podać „Datę” zatwierdzenia w sąsiedniej pustej linii.