Informacja prasowa

Co to jest informacja prasowa?

Informacja prasowa jest pisemnym dokumentem przygotowanym dla mediów – zwanych również prasą – który zapowiada coś nowego. Ten 1-3-stronicowy dokument jest przekazywany mediom w nadziei, że reporterzy i redaktorzy wykorzystają zawarte w nim informacje w nadchodzącej audycji telewizyjnej lub radiowej, w wydaniu gazety lub magazynu, lub na stronie internetowej mediów.

Powody dla informacji prasowej

Istnieje wiele sytuacji, które mogą wymagać użycia informacji prasowej, takich jak:

• Ogłoszenie firmy – Restrukturyzacja, ekspansja, relokacja, nowe lokalizacje, partnerstwo strategiczne, nowi sponsorzy lub inwestorzy są godne informacji prasowej.
• Ogłoszenie produktu – Nowe produkty, ulepszone produkty, nowe marki, nowe punkty sprzedaży detalicznej niosące produkt mogą być ogłoszone za pośrednictwem komunikatu prasowego.
• Ogłoszenie inicjatywy – Nowe projekty wewnętrzne lub zewnętrzne, które mają wpływ na społeczność firmy będą odpowiednie dla komunikatu prasowego.
• Ogłoszenie pracownika – Nowe zatrudnienie i awanse są godne komunikatu prasowego.
• Wyróżnienia lub nagrody – Nagrody lub specjalne uznanie przyznane firmie, produktowi, projektowi lub pracownikowi są godne informacji prasowej.
• Wyniki badań – Wydanie wyników ankiety lub badania jakiegoś rodzaju związanego z działalnością firmy.

Kluczowe pytanie, które należy zadać sobie przed przygotowaniem jednego z nich brzmi: „Kogo obchodzi ta informacja?”. I tak długo, jak odpowiedź brzmi: ludzie, którzy zwrócą się do prasy po informacje, jesteś na dobrej drodze ze swoim komunikatem prasowym.

Z drugiej strony, jeśli jedynymi ludźmi, którzy będą zainteresowani tymi informacjami, jest twoja rodzina i przyjaciele, a nawet twoi pracownicy, to naprawdę nie potrzebujesz publicznego komunikatu prasowego.

Jak wygląda informacja prasowa

Aby wyjaśnić członkom prasy – reporterom, pisarzom i redaktorom – że informacja, którą im przekazujesz, jest informacją prasową do ich użytku, a nie reklamą lub listem do redakcji, musisz wysłać ją w formacie informacji prasowej. Tak, istnieje określony format, którego należy używać podczas przygotowywania informacji prasowej. Oto niektóre z kluczowych cech:

• W prawym lub lewym górnym rogu powinny znajdować się słowa „Kontakt dla mediów”, a następnie imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail osoby, do której reporterzy powinni się zwrócić w przypadku dalszych pytań.
• Poniżej, po lewej stronie strony, należy podać datę, kiedy informacja może zostać upubliczniona. Jeśli jest to natychmiast, wpisz „Do natychmiastowego wydania”. Jeśli jednak nie upubliczniasz informacji aż do przyszłej daty, wpisz „Embargoed until .”
• W centrum lub po lewej stronie, umieść nagłówek, który podsumowuje informacje w komunikacie prasowym. Może to być, „Jones awansowany na dyrektora generalnego” lub „The Whoseewhatsit Named Top Toy of 2016.”
• Niektóre informacje prasowe używają podtytułu w następnej linii, zapewniając nieco więcej szczegółów, ale jest to opcjonalne.
• Następna linia, która jest pierwszą linią twojego komunikatu, zawiera miasto i stan, w którym się znajdujesz, sformatowane wielkimi literami, oraz datę ogłoszenia. Na przykład: „CHICAGO, ILLINOIS – 21 listopada 2017 r.”. Następnie zacznij swoje ogłoszenie.
• Pisz w stylu odwróconej piramidy, gdzie najważniejsze informacje idą w pierwszym zdaniu, z następnym najważniejszym drugim, i tak dalej. W ten sposób, jeśli redaktor będzie musiał wyciąć materiał z dołu, możesz mieć pewność, że najważniejsze szczegóły zostały uwzględnione.
• Podwójne odstępy między akapitami.
• Zakończ symbolem „###” w środku, na dole ogłoszenia.

Do kogo wysłać

Postawienie ogłoszenia w rękach mediów, które najprawdopodobniej będą zainteresowane tym, co masz do powiedzenia, jest Twoim kolejnym wyzwaniem. Zastanów się więc, kto może zainteresować się Twoimi wiadomościami? Mogą to być między innymi:

• Twoją lokalną społeczność biznesową
• Twoich klientów
• Twoich potencjalnych klientów
• Influencerów, którzy polecają Ci biznes
• Potencjalnych partnerów biznesowych
• Twoich dostawców
• Inne firmy z Twojej branży
• Liderzy myśli w Twojej przestrzeni

Następnie zrób listę mediów informacyjnych, które potencjalnie mogą wykorzystać informacje, którymi się dzielisz i wyślij ją do nich. Email jest w porządku.

Dobrze napisana informacja prasowa, odpowiednio sformatowana i wysłana do odpowiedniego dziennikarza może przynieść tysiące, a nawet dziesiątki tysięcy dolarów darmowej reklamy.