Jak odliczyć prezenty, nagrody i premie dla pracowników

Wielu pracodawców myśli o prezentach lub premiach dla pracowników podczas świąt, rocznicy pracy pracownika lub podczas ceremonii uznania jego osiągnięć. Ale zanim rozdasz te nagrody, premie lub prezenty, zastanów się nad konsekwencjami podatkowymi dla Twojej firmy i dla pracowników.

Dwa pytania, które należy zadać najpierw

Czy te prezenty/nagrody/prezenty podlegają opodatkowaniu?
Jeśli są one dochodem pracownika podlegającym opodatkowaniu, musisz potrącić federalne, stanowe i lokalne podatki dochodowe oraz odliczyć udział pracownika w podatkach FICA (Social Security i Medicare). Należy również zapłacić podatek od bezrobocia od tych kwot.

Czy te prezenty/nagrody/premia podlegają odliczeniu w Twojej firmie?
Większość z tych płatności podlega odliczeniu jako „zwykłe i niezbędne” wydatki biznesowe. Wydatki te muszą być również uzasadnione i muszą być za „wykonane usługi”. Niektóre odliczenia mają swoje ograniczenia i kwalifikacje.

Prezenty dla pracowników i płatności de minimis

Większość prezentów dla pracowników podlega opodatkowaniu, ale niektóre małe prezenty są uważane za de minimis, i nie podlegają opodatkowaniu.

Płatności te są nazywane de minimis, ponieważ są to małe koszty i nieczęste, „tak małe, że księgowanie ich jest nieuzasadnione i niepraktyczne.” Pozycje de minimis obejmują prezenty świąteczne, okazjonalne bilety na imprezy rozrywkowe, kwiaty, owoce, lub książki, itp. w „szczególnych okolicznościach.”

Płatności gotówkowe lub karty równoważne gotówce, które dajesz pracownikom, są uważane za wynagrodzenie i są one zawsze opodatkowane dla pracownika. Bony podarunkowe, które mogą być wymienione przez pracownika na produkty detaliczne również nie są de minimis i podlegają opodatkowaniu.

Premie dla właścicieli i pracowników

Premie dla pracodawców/właścicieli są kosztem biznesowym i Twoja firma może je odliczyć w pewnych okolicznościach.

Jak i kiedy wypłacasz premie właścicielom firm zależy od rodzaju biznesu.

• Korporacje S mogą odliczyć premie dla akcjonariuszy i właścicieli, o ile posiadają oni swoje akcje w czasie, gdy premia jest wypłacana.
• Korporacje mogą odliczyć premie dla dyrektorów korporacji, którzy są opłacanymi pracownikami.
• Premie nie podlegają odliczeniu dla właścicieli małych firm (sole proprietors, partnerów i właścicieli LLC), ponieważ właściciele są uważani przez IRS za osoby samozatrudnione. Pieniądze, które ci właściciele firm wypłacają sobie sami są uważane za losowanie lub udział dystrybucyjny, a nie za premię.

Premie dla pracowników są uważane za dochód i zawsze podlegają opodatkowaniu dla pracownika.

Premie są uważane za dodatkowe wynagrodzenie za usługi i są kosztem uzyskania przychodu tak długo, jak są one rozsądną kwotą i są związane z usługami świadczonymi przez pracownika. Premie nie mogą być prezentem.

Nagrody dla pracowników i odliczenia podatkowe

Podlegają opodatkowaniu

Nagrody za usługi i bezpieczeństwo nie podlegają opodatkowaniu, jeśli są ograniczone. Istnieją limity dotyczące nagród za usługi (nie w ciągu pierwszych pięciu lat i nie częściej niż co pięć lat) oraz nagród za bezpieczeństwo (nie więcej niż 10% pracowników). Nagrody powyżej limitów podlegają opodatkowaniu dla pracownika.

Koszty nagród dla pracowników można odliczyć od podatku, zarówno w przypadku gotówki, jak i majątku osobistego (np. zegarka). Obejmuje to nagrody za osiągnięcia, usługi oraz nagrody za bezpieczeństwo. Istnieją wymagania i limity dotyczące odliczania każdego z tych rodzajów nagród.

Szczegóły dotyczące tych wymagań i limitów znajdziesz w publikacji IRS Publication 535 Business Expenses.

Twoja firma może dokonać wyższych odliczeń od nagród przyznanych w ramach planu kwalifikowanego, który spełnia wymagania IRS. Kwalifikowany plan to specjalny pisemny plan lub program, który nie faworyzuje wysoko wynagradzanych pracowników. Wysoko wynagradzani pracownicy to ci, którzy są w 5% właścicielami lub którzy otrzymali więcej niż określoną kwotę, zgodnie z definicją IRS każdego roku.

Dodatkowe wynagrodzenia i potrącenia

Podatki, prezenty i nagrody są uważane przez IRS za dodatkowe wynagrodzenia. Sposób potrącania od pracowników dodatkowych wynagrodzeń zależy od tego, czy wypłata jest oddzielona od regularnych wynagrodzeń (np. oddzielny czek z premią).

Ten sposób potrącania jest tylko dla federalnego podatku dochodowego. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli wynagrodzenie jest wypłacane w formie zwykłego czeku, potrącenie jest dokonywane od całego czeku w normalny sposób, łącznie z częścią uzupełniającą. Jeśli wypłacasz dodatkowe wynagrodzenie w osobnym czeku, możesz potrącić 22% lub możesz potrącić według normalnej stawki, którą obecnie stosujesz dla danego pracownika. (Jest to uproszczenie i istnieje wiele wyjątków). Więcej szczegółów znajdziesz w publikacji IRS Publication 15.

Pobieranie u źródła i „ubruttowienie” prezentów pieniężnych lub premii dla pracowników

Prezenty dla pracowników są zazwyczaj na tyle małe, że nie musisz się martwić o to, że pracownicy będą chcieli zmienić wysokość potrąceń u źródła. Jednak w przypadku większych premii, należy dać pracownikom możliwość zmiany kwoty potrącenia u źródła W-4 dla tej jednej wypłaty.

Musisz pozwolić pracownikom na zmianę ich formularzy W-4 tak często, jak chcą. Proces ten wymaga dwóch formularzy W-4 – jednego dla potrącenia z czeku z premią i drugiego, aby powrócić do pierwotnej kwoty potrącenia pracownika.

Na przykład, jeśli dasz pracownikowi premię w wysokości $1,000, po odliczeniu podatków, czek z premią może wynosić tylko $750. Możesz obliczyć wyższą kwotę premii, tak aby na czeku widniała pełna kwota $1,000. Pracownik dostaje to, co wygląda jak wyższa premia, ale kwota jest po odliczeniu podatków. Paycheckcity posiada kalkulator brutto, który może pomóc w określeniu kwoty netto czeku bonusowego, uwzględniając podatki.

Zrzeczenie się odpowiedzialności: Informacje zawarte w tym artykule i na tej stronie służą jedynie ogólnym celom informacyjnym. Te kwestie podatkowe są skomplikowane, a każda sytuacja jest inna, więc powinieneś skonsultować się z doradcą podatkowym zanim zrobisz cokolwiek, co może mieć wpływ na podatek.