Jak profesjonalnie prosić o zapłatę: With Templates and Examples

Aby profesjonalnie poprosić o zapłatę, małe firmy powinny zawsze formułować swoje żądania zapłaty używając grzecznego, ale bezpośredniego języka. Daj klientowi kredyt zaufania i najpierw upewnij się, że otrzymał on fakturę, o której mowa. Jeśli klient nadal nie zapłaci zaległej faktury, firma powinna porozmawiać z klientem przez telefon, zanim rozważy odcięcie się od przyszłej pracy dla klienta lub podjęcie kroków prawnych.

Zapoznaj się z tymi tematami, aby dowiedzieć się, jak profesjonalnie prosić o płatność:

Jak profesjonalnie prosić o płatność

Szablony e-maili z prośbą o płatność

Jak uzyskać zaległą płatność od klienta?

Jak profesjonalnie prosić o zapłatę

Aby profesjonalnie prosić o zapłatę od klientów z niezapłaconymi rachunkami, małe firmy powinny wykonać następujące kroki:

Sprawdź, czy klient otrzymał fakturę

Aby profesjonalnie poprosić o zapłatę, ważne jest, aby najpierw upewnić się, że nie było żadnego błędu lub nieporozumienia w sprawie faktury. Wyślij uprzejmą wiadomość do klienta, wyjaśniając, że płatność jest zaległa i poproś o upewnienie się, że klient otrzymał pierwotną fakturę i nie było z nią żadnych problemów.

Wyślij krótką wiadomość e-mail z prośbą o płatność

Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi od klienta po pierwszej odprawie lub klient potwierdzi, że otrzymał fakturę, ale Ty nadal nie otrzymasz szybkiej płatności, wyślij krótką, profesjonalną wiadomość e-mail. Podaj w nim termin płatności faktury oraz ile dni temu upłynął termin płatności. Przypomnij klientowi o wszelkich opłatach za zwłokę zawartych w Twoich warunkach płatności i poinformuj go, że będziesz naliczał opłaty za opóźnienia w płatnościach. Przypomnij klientowi o różnych sposobach, na jakie może wysłać płatność i dołącz oryginalną fakturę do emaila przed wysłaniem go do klienta.

Mów do klienta przez telefon

Może się to wydawać niezręczne i onieśmielające, ale jeśli Twoje emailowe prośby o płatność nie odniosą skutku, aby klient zapłacił Twoją fakturę, najlepszym sposobem działania jest rozmowa telefoniczna z klientem, aby rozwiązać podstawowy problem. Dzwoniąc, przedstaw się i wyjaśnij spokojnie i grzecznie, że wielokrotnie kontaktowałeś się z klientem mailowo w sprawie opóźnień w płatnościach. Jeśli to możliwe, spróbuj zabezpieczyć płatność przez telefon za pomocą karty kredytowej lub bezpośredniego przelewu. Jeśli nie jest to możliwe, uzyskaj wiążące zobowiązanie dotyczące daty i sposobu płatności. Pozostań profesjonalny i przyjazny podczas całej rozmowy, dziękując za poświęcony czas.

Rozważ odciąć się od przyszłej pracy

Jeśli obietnica zapłaty, którą zabezpieczyłeś przez telefon nie jest spełniona przez klienta, lub jeśli musiałeś już kilka razy ścigać płatność od tego konkretnego klienta, możesz rozważyć zerwanie więzi z firmą i odmówić przyszłej pracy. Jeśli już zacząłeś pracować nad innymi projektami, możesz chcieć przerwać pracę przed zakończeniem projektu, jeśli masz taką możliwość na mocy umowy. Przerwanie pracy do czasu otrzymania zapłaty może zmotywować klienta do szybkiego zapłacenia, dzięki czemu praca, na którą liczy, zostanie faktycznie ukończona. Odcięcie się od pracy może również uchronić Cię przed przyszłymi stratami, jeśli nie będziesz już pewien, że klient jest w stanie lub chce Ci zapłacić. Uprzejmie, ale stanowczo poinformuj klienta, że odmawiasz dalszej pracy. Wyjaśnij spokojnie, dlaczego podejmujesz ten krok. Bądź świadomy, że nawet jeśli zajmiesz się tą sytuacją w profesjonalny sposób, może to zdenerwować klienta i doprowadzić do eskalacji napięcia.

Wyszukaj agencje windykacyjne

Jeśli Twoje poprzednie próby śledzenia opóźnionych płatności nie przyniosły rezultatu, możesz chcieć eskalować sprawy dalej poprzez wynajęcie agencji windykacyjnej, która pomoże Ci zabezpieczyć płatności od klienta. Wynajęcie agencji zbierania może być drogie, ponieważ często biorą aż 50 procent kwoty, którą zbierają od dłużnika, ale odzyskanie niektórych pieniędzy może być lepsze niż uzyskanie niczego w ogóle. Upewnij się, że wykonujesz swoje badania i zatrudniasz renomowaną agencję, sprawdzając opinie Better Business Bureau o lokalnych agencjach i upewniając się, że agencja jest członkiem Commercial Collection Agency Association.

Review Your Legal Options

Jeśli po wszystkich próbach, nadal nie jesteś w stanie zabezpieczyć płatności od klienta, może to być czas, aby rozważyć opcje prawne. Jeśli masz prawnie wiążącą umowę z klientem, która określa pracę, do której wykonania zostałeś zobowiązany, kwotę należnej płatności oraz termin płatności i zawiera twoje podpisy, masz szansę na pozew sądowy. W przypadku mniejszych zaległych faktur możesz pozwać klienta do sądu o drobne roszczenia lub, jeśli kwota należności jest wyższa, możesz wnieść sprawę cywilną przeciwko klientowi.

Szablony e-maili z wezwaniem do zapłaty

Jeśli nie wiesz, jak napisać profesjonalne e-maile z wezwaniem do zapłaty, które należy wysłać do klientów za zaległe faktury, te szablony mogą posłużyć jako przykład:

Szablon pierwszego e-maila z wezwaniem do zapłaty

Temat: : Invoice #001 Past Due

Hi,

Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku. Przypominam, że faktura nr001 była wymagalna w czwartek, 30 listopada i jest teraz o jeden dzień przeterminowana. Wiem, że wysłałem fakturę w pracowitym czasie i chcę się upewnić, że ją otrzymaliście. Załączyłem oryginalną fakturę do tego e-maila.

Możesz wysłać płatność czekiem lub zapłacić przelewem bezpośrednim. Proszę dać mi znać, jeśli ma Pan/Pani jakiekolwiek pytania dotyczące faktury.

Dziękuję,

Szablon drugiego e-maila z prośbą o płatność

Subject: : Invoice #001 Past Due

Witam,

Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku. Kontaktuję się z Państwem w sprawie faktury nr001. Jest to uprzejme przypomnienie, że płatność była wymagalna w czwartek, 30 listopada i jest już dwa tygodnie po terminie. Proszę o jak najszybsze przesłanie płatności czekiem lub przelewem.

Zgodnie z moimi warunkami płatności, będzie Pan obciążony opłatą za opóźnienie w wysokości 2% miesięcznie za zaległą płatność.

Dołączyłem fakturę do tego e-maila, aby mógł się Pan z nią zapoznać. Proszę dać mi znać, jeśli ma Pan/Pani jakiekolwiek pytania.

Czy może Pan/Pani potwierdzić, że otrzymał/a Pan/Pani ten e-mail? Czekam na wiadomość od Pana/Pani.

Dziękuję,
Państwa imię i nazwisko
Państwa dane kontaktowe

Jak uzyskać zaległą płatność od klienta?

Aby uzyskać zaległą płatność od klienta, małe firmy powinny być wytrwałe, ale profesjonalne w żądaniu opóźnionej płatności. Małe firmy powinny zacząć od upomnienia się o zaległe płatności od klienta za pomocą poczty elektronicznej. Jeśli kilka prób zabezpieczenia płatności przez e-mail nie działa, a następnie postępuj z klientem przez telefon. Przeprowadź uprzejmą rozmowę na temat zaległej faktury i spróbuj zabezpieczyć płatność od klienta przez telefon.

Jeśli te podejścia nie przyniosą rezultatu, firmy powinny rozważyć następujące działania:

• Zatrudnienie agencji windykacyjnych
• Zerwanie wszelkich więzi z klientem
• Złożenie pozwu w sądzie ds. drobnych roszczeń
• Złożenie pozwu cywilnego

Aby uniknąć opóźnień w płatnościach w przyszłości, rozważ dodanie opłat za zwłokę do swoich warunków płatności, naliczając miesięczne odsetki za niezapłacone odsetki. Powinieneś również pomyśleć o zawarciu prawnie wiążących umów ze wszystkimi swoimi klientami przed rozpoczęciem pracy nad projektem.