The P-O-L-C Framework

Podstawowym wyzwaniem, przed którym stają dziś organizacje i menedżerowie, jest kreatywne rozwiązywanie problemów biznesowych. Zasady zarządzania stanowią wytyczne, za pomocą których menedżerowie mogą podejmować wyzwania biznesowe.

Zasady zarządzania zostały skategoryzowane w cztery główne funkcje planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania, popularnie znane jako ramy P-O-L-C.

Ramy P-O-L-C

Planowanie

Planowanie jest pierwszą i najważniejszą funkcją zarządzania, która obejmuje wyznaczanie celów i określanie sposobu działania dla osiągnięcia tych celów. Planiści to w zasadzie menedżerowie, którzy najlepiej znają warunki środowiskowe, w obliczu których stoi ich organizacja i są w stanie skutecznie analizować i przewidywać przyszłe warunki. Wymaga to również, aby menedżerowie byli dobrymi decydentami.

Planowanie obejmuje wybór misji i celów oraz działań zmierzających do ich osiągnięcia, wymaga podejmowania decyzji, tj. wyboru przyszłych kierunków działania spośród alternatyw.

Planowanie oznacza określenie, jaka powinna być pozycja i sytuacja organizacji w pewnym momencie w przyszłości oraz podjęcie decyzji, jak najlepiej doprowadzić do tej sytuacji. Pomaga ono utrzymać efektywność zarządzania poprzez kierowanie przyszłymi działaniami.

Planowanie jako proces obejmuje zazwyczaj następujące kroki –

• Wybór celów dla organizacji.
• Określenie celów dla każdej z podjednostek organizacji.
• Ustalenie programów osiągania celów w sposób systematyczny.

Typy planowania

• Planowanie strategiczne obejmuje analizę szans i zagrożeń konkurencyjnych, a także mocnych i słabych stron organizacji. Obejmuje również określenie, jak pozycjonować organizację, aby skutecznie konkurować w swoim środowisku.

• Planowanie taktyczne to tworzenie planu strategicznego. Plany te są często krótkoterminowe i są realizowane przez menedżerów średniego szczebla.

• Planowanie operacyjne obejmuje ogólnie cele i zadania całej organizacji oraz wprowadza w życie sposoby i kroki działania w celu osiągnięcia planów strategicznych. Są to bardzo krótkie terminy, zwykle krótsze niż rok.

Organizowanie

Po stworzeniu przez menedżera planu pracy, kolejnym etapem cyklu zarządzania jest zorganizowanie ludzi i innych zasobów niezbędnych do realizacji planu. Organizowanie powinno również uwzględniać dostępne zasoby i obiekty fizyczne, aby zmaksymalizować zyski przy minimalnych wydatkach.

Organizowanie może być określane jako proces organizowania i dystrybucji planowanej pracy, uprawnień i zasobów wśród członków organizacji, tak aby mogli oni osiągnąć cele organizacji.

Organizowanie obejmuje następujące etapy –

• Tworzenie struktury organizacyjnej – Tworzone są ramy organizacji, w których koordynuje się wysiłki, przydzielając zasoby ludzkie, aby zapewnić osiągnięcie celów. Struktura ta jest zwykle reprezentowana przez schemat organizacyjny, który jest graficznym przedstawieniem łańcucha dowodzenia w organizacji.

• Podejmowanie decyzji dotyczących projektu organizacyjnego – Podejmowane są decyzje dotyczące struktury organizacji.

• Podejmowanie decyzji dotyczących projektowania stanowisk pracy – określane są role i obowiązki na poszczególnych stanowiskach pracy oraz proces wykonywania obowiązków.

Organizowanie na poziomie konkretnego stanowiska pracy wiąże się z tym, jak najlepiej zaprojektować poszczególne stanowiska pracy, aby jak najefektywniej wykorzystać zasoby ludzkie. Tradycyjnie, projektowanie stanowisk pracy opierało się na zasadach podziału pracy i specjalizacji, które zakładały, że im bardziej zawężona jest treść pracy, tym bardziej biegła może stać się osoba wykonująca tę pracę.

Przywództwo

Organizacje w miarę rozwoju rozwijają złożone struktury z rosnącą potrzebą koordynacji i kontroli. Aby radzić sobie i zarządzać takimi sytuacjami, niezbędne jest przywództwo, które wpływa na ludzi, aby współpracowali na rzecz wspólnego celu i stwarza sytuację do zbiorowego reagowania.

Przywództwo obejmuje kierowanie, wpływanie i motywowanie pracowników do wykonywania podstawowych zadań. Obejmuje również społeczne i nieformalne źródła wpływu w celu inspirowania innych. Skuteczni menedżerowie prowadzą podwładnych poprzez motywację do stopniowego osiągania celów organizacyjnych.

Badania osobowości i badania postaw zawodowych w naukach behawioralnych dostarczają ważnego wglądu w potrzebę koordynacji i kontroli. Dlatego ważne jest, aby przywództwo stworzyło harmonię pomiędzy indywidualnymi wysiłkami, aby wspólnie pracować na rzecz celów organizacyjnych.

Kontrola

Menedżerowie na wszystkich poziomach w pewnym stopniu angażują się w funkcję kontrolną. Dwie tradycyjne techniki kontroli to audyt budżetowy i audyt efektywności. Audyt polega na fizycznym zbadaniu i weryfikacji zapisów organizacji oraz dokumentów uzupełniających. Audyt budżetowy dostarcza informacji o tym, gdzie znajduje się organizacja w odniesieniu do procedur stosowanych w planowaniu finansowym i kontroli, podczas gdy audyt wydajności może próbować określić, czy liczby podane w sprawozdaniu są odzwierciedleniem rzeczywistej wydajności.

Kontroling obejmuje pomiar wydajności w stosunku do celów i planów oraz pomoc w korygowaniu odchyleń od standardów. W rzeczywistości controlling ułatwia realizację planów poprzez zapewnienie, że wyniki nie odbiegają od standardów.

Kontrola nie ogranicza się tylko do stanu finansowego organizacji, ale obejmuje również takie obszary, jak działalność operacyjna, zgodność z polityką firmy i innymi politykami regulacyjnymi, w tym wiele innych działań w organizacji.

Funkcje zarządzania najskuteczniej obejmują zatem szeroki zakres obowiązków i odpowiedzialności menedżera. Chociaż charakter i złożoność, z jakimi borykają się przedsiębiorstwa, uległy ogromnym zmianom na przestrzeni lat, funkcje zarządzania pozostają takie same.