7 Passos para Construir um Processo de Candidatura a Bolsas de Estudo

O concurso para bolsas de estudo pode ser feroz.

E corta para os dois lados. Os candidatos sentem frequentemente uma pressão intensa para darem o seu melhor e se destacarem dos outros estudantes. Da mesma forma, as organizações são travadas numa batalha de talentos de topo para atrair as melhores mentes para mostrar o seu programa ao seu potencial máximo.

Muitas candidaturas a programas de bolsas são construídas com administradores e revisores na mente – e isso faz sentido porque quer que o seu processo seja simples e eficiente no seu fim. Mas é vital não esquecer que o processo também é importante para os candidatos. Afinal de contas, tudo isto é sobre eles – a sua educação, os seus objectivos e os seus sonhos.

Terá de criar uma experiência de candidatura que considere a perspectiva do candidato e os envolva em cada passo – para se manter competitivo com outros programas e para se manter competitivo com os candidatos.

Antes de entrarmos em passos específicos para construir um processo de candidatura envolvente, vejamos o que torna um programa de bolsas de estudo impactante.

O que torna um programa de bolsas de estudo impactante?

Todos os programas de bolsas de estudo são uma oportunidade: para a escola assegurar uma mente brilhante e para o estudante assegurar um futuro brilhante.

Existem vários factores que terá de considerar ao construir o seu prémio ou prémios:

• A bolsa de estudos cobrirá apenas o custo das propinas, ou irá financiar actividades académicas fora da sala de aula?
• A bolsa cobrirá dissertações ou projectos de tese?
• Viagem a conferências?
• Custo de vida?

Independentemente da dimensão e âmbito do seu programa, existem algumas variáveis que devem ressoar em todas as bolsas de estudo, e é o que os candidatos medem quando tomam a sua decisão.

Os programas de bolsas de estudo com maior sucesso concentram-se no impacto de condução em 5 áreas-chave:

1. Compromisso
2. Interacção
3. Exposição
4. Flexibilidade
5. Oportunidade

Para cada faceta, tem a oportunidade de realçar a força relativa do seu programa em relação aos que competem pelos mesmos candidatos.

Quando chegar a altura de lançar o convite à apresentação de candidaturas ao público, a qualidade do seu processo de candidatura também vai ter impacto. E comunicar como o seu programa se acumula através destas dimensões é a chave para atrair os estudantes mais talentosos.

A candidatura a um programa de bolsas não é uma tarefa fácil, e requer investimentos significativos de tempo e energia por parte dos candidatos. Se o processo de candidatura for complicado e desvinculado, torna-se facilmente uma tarefa complicada para passar. Alguns podem nem sequer começar. Quando confrontados com múltiplos programas, os estudantes podem escolher apenas certos processos para se envolverem no interesse do tempo.

p>Vamos caminhar através de seis passos accionáveis para construir um processo de candidatura à bolsa que seja simultaneamente eficiente e envolvente.

7 passos acionáveis para a construção de um processo de candidatura envolvente à bolsa

Lean into your fellowship’s strengths

Baseado nos 5 factores acima referidos, deve destacar os elementos que tornam o seu programa único. O seu programa de bolsas pode não ser superior aos programas concorrentes em todos os aspectos. Mas não faz mal.

A chave para a diferenciação é aproveitar os seus pontos fortes.

Tratar de competir com outros programas nos aspectos que os tornam bem sucedidos, diferenciar a sua bolsa de estudo, inclinando-se fortemente para os seus próprios pontos fortes. Isto pode significar enfatizar a flexibilidade do programa, a sua natureza prática, ou a pletora de mentores que estão disponíveis.

P>Independentemente dos pontos fortes relativos do seu programa, utilize-os.

Certifique-se de que a sua aplicação e comunicação estão alinhadas em torno de uma mensagem clara sobre o que faz da sua bolsa de estudo a melhor opção e para quem.

Seja transparente acerca das realidades do programa

Na busca de promover algo que nos interessa, é fácil de exagerar.

Queremos divulgar as melhores partes do programa (e você deve fazê-lo). Mas também pode usar um pouco de realidade para fundamentar as expectativas e certificar-se de que elas se alinham com a visão e as expectativas dos candidatos.

Não venda o seu programa a curto prazo, mas seja transparente acerca da realidade funcional.

A chave aqui é que quer proporcionar uma visão autêntica do que um bolseiro pode sentir e experimentar no programa.

Sim, pode expor as visões mais elevadas e o ethos por detrás da bolsa. Mas, deve também pintar um quadro preciso de como o dia-a-dia pode ser para aqueles que são aceites.

Quais são as expectativas? Como é o ambiente? Como irá o programa rolar para a maior carga de trabalho académico?

Comunicar estes elementos de forma transparente para estabelecer a fasquia para os candidatos.

Criar um diálogo com potenciais candidatos

Candidatos ao seu programa de bolsas terão provavelmente muitas perguntas. Eles querem obter uma imagem completa do que o programa implicará e do impacto que terá no seu futuro e nas suas carreiras.

Mas nem todos os candidatos terão as mesmas necessidades ou expectativas. É melhor adoptar uma abordagem abrangente que abra um diálogo.

Instituir várias práticas para criar oportunidades para um vasto leque de candidatos:

• Convidar ex-alunos e colegas actuais a partilhar as suas experiências
• Criar conteúdo, posts em blogues, e vídeos que respondem às perguntas mais comuns
• Tempo previsto para Q&A através de chamadas em conferência, webinars, e horas de trabalho
• Utilizar e-mail, chat ao vivo, e meios de comunicação social para se envolver um-a-um com estudantes interessados

Também tenha a certeza de que a sua candidatura e outros materiais são acessíveis às pessoas com deficiência. Não só é a coisa certa a fazer, como também é a melhor forma de conseguir os melhores candidatos possíveis para se candidatarem. Saiba mais sobre como construir formulários acessíveis aqui.

Alinhe a sua candidatura com o resultado desejado

Muitas organizações utilizam candidaturas padronizadas e linguagem de chapa de caldeira nas suas candidaturas de bolsas.

Mas estes requisitos estão verdadeiramente alinhados com os objectivos declarados do programa?

As probabilidades são de atrair candidatos mais aptos e enriquecer o seu processo de selecção repensando a própria candidatura. Seja criativo com os materiais, meios e informações que recolhe dos candidatos. Crie espaço para cada estudante mostrar toda a sua gama de talentos e realizações.

Considerar o que está a ser capturado na sua candidatura actual e o que falta:

• Os requisitos da candidatura beneficiam certos candidatos em relação a outros?
• Existe espaço para cada estudante destacar as suas próprias capacidades?
• Que contexto adicional poderia conduzir a um processo de selecção mais equitativo?
• Como é que os seus requisitos de candidatura reforçam (ou restringem) as candidaturas dos estudantes mais bem adaptados?
• De que forma as mudanças na tecnologia ou circunstâncias foram tidas em conta na aplicação actual?

Criar um processo de aplicação acessível

Compilar uma aplicação forte para um programa de bolsas leva tempo e esforço significativos, e para muitos, enviá-la finalmente pode deixar sentimentos de nervosismo e de ansiedade.

Deixá-los saber o que está a acontecer à sua candidatura, fornecendo uma forma de a seguir, e mais importante ainda, tornando-o fácil de o fazer. Isto pode ser feito utilizando uma plataforma de gestão de bolsas que guia os candidatos ao longo de todo o processo de candidatura, sem necessidade de e-mails, cartas, ou telefonemas para a administração.

Criar um processo de candidatura acessível

Esta é também uma bênção para o pessoal e administradores, que terão um sistema unificado para receber e rever as candidaturas, bem como para comunicar com os candidatos.

Desenvolver um fluxo de comunicação consistente

Uma das fases mais ansiosas do processo de bolsa é a caixa negra que existe entre a submissão e a aceitação ou rejeição.

A sua organização pode desenvolver um fluxo de comunicação padrão que envia automaticamente actualizações aos candidatos à medida que estes se movem através do processo de submissão e revisão.

Considerar o desenvolvimento de mensagens para cada fase, como por exemplo:

1. Confirmação de submissão de candidatura
2. Aplicação entrando na revisão inicial
3. Revisão de candidatura ou painel
4. Selecção de entrevista
5. Comité de selecção final
6. Rejeição
7. Aceitação

Em cada mensagem, tem a oportunidade de envolver mais o candidato, fornecer feedback, e estabelecer o contexto.

De facto, os candidatos já terão uma forte noção de como o processo se irá desenrolar. Assim, cada comunicação permite-lhes acompanhar o progresso da sua candidatura.

Criar uma candidatura de bolsa envolvente com uma plataforma de submissão

Utilizar o sistema de gestão da bolsa correcto pode acelerar as longas fases do processo, simplificar as vias de comunicação, e manter os candidatos informados e envolvidos ao longo do ciclo. Pode facilitar e envolver os candidatos, partilhando uma visão da experiência inestimável que os espera enquanto os alivia da carga adicional dos processos de candidatura típicos.

E não é apenas ouro para os candidatos – as equipas de administração que utilizam Submittable relataram uma poupança de tempo de até 10 horas por semana. Pode aumentar a reputação do seu programa de bolsas, envolver mais candidatos, tudo isto enquanto ajuda o seu comité de revisão a modernizar os seus sistemas. Agora isso é um win-win.

Paul Perry

Paul Perry é um escritor e antigo educador com experiência significativa em gestão sem fins lucrativos. Ele tem um ponto fraco para os que procuram subsídios, esforçando-se por tornar o mundo um lugar melhor, mais justo.