Como Escrever um Email de Cancelamento de Reunião Educada (com Modelos e Exemplos)

1. Escrever um email
2. Dar aviso prévio para cancelar a sua reunião
3. Dar uma boa explicação
4. Propor uma data para remarcar
5. Termine a carta com apreciação
6. Envie o seu e-mail de cancelamento
7. Envie um pedido de desculpas pessoal

Embora todos façam planos e marquem compromissos, nem tudo é sempre exequível. Em determinadas circunstâncias, independentemente de os causarmos ou não, temos de fazer alterações aos nossos planos.

Mudanças de horário presumem que outras pessoas também ajustam os seus horários, por vezes não em seu proveito. Por vezes, isso pode causar-lhes certos problemas. Assim, sempre que temos de anular uma marcação ou remarcar, temos de notificar outras pessoas e certificar-nos de que elas estão bem com essas alterações. Uma forma adequada de o fazer seria escrever um e-mail para cancelar a reunião ou evento.

Neste artigo, cobriremos os principais passos a seguir ao escrever um e-mail de cancelamento de reunião, assim como forneceremos alguns exemplos que pode copiar imediatamente. Se estiver à procura de modelos prontos a usar, poderá também achar útil o nosso artigo anterior onde reunimos os melhores e-mails de cancelamento de eventos.

O que é um e-mail de cancelamento de reunião?

Um e-mail de cancelamento de uma reunião é uma forma educada e oficial de desistir de uma reunião agendada. Escreve-se com o objectivo de cancelar ou remarcar a sua reunião online ou offline. Por um lado, tal e-mail é uma formalidade; por outro, é uma forma oficial mas pessoal de notificar o destinatário da alteração de planos e pedir desculpa pelo inconveniente com antecedência.

Quando e porquê deve escrever um e-mail de cancelamento de reunião

Embora a melhor maneira de cancelar uma reunião seja uma chamada telefónica feita o mais cedo possível, escrever um e-mail para cancelar uma reunião é muitas vezes mais conveniente. Algumas das situações típicas quando se deve enviar um e-mail de cancelamento de uma reunião são as seguintes:

• não é possível chegar à reunião porque adoeceu;
• ocorreu um erro no agendamento, e verificou-se que não há espaço de tempo disponível para a reunião;
• não é possível chegar à reunião a tempo devido a problemas de tráfego;
• os seus planos mudaram para que a marcação não seja mais relevante, ou de repente precisa de estar noutro lugar devido a questões relacionadas com o trabalho ou a família;
• não é possível assistir à reunião devido a alterações na sua agenda.

Assim, sempre que ou por qualquer razão, estiver prestes a cancelar uma reunião, o e-mail é um meio perfeito para o fazer porque todas as pessoas têm endereços de e-mail, e todos verificam os seus e-mails. Além disso, um e-mail não exige que uma pessoa responda imediatamente. Dá ao destinatário o tempo necessário para pensar na mensagem.

Embora não seja uma chamada directa, um e-mail chegará quase de certeza à pessoa num momento conveniente. Se quiser ter a certeza de que o seu destinatário recebeu a sua mensagem e lhe responderá, pode também notificá-lo por telefone de uma revogação da reunião. Na maioria dos casos, enviar um e-mail é suficiente.

Passo a Passo: Como escrever um e-mail de cancelamento de reunião

Antes de terminar uma reunião, coloque-se no lugar do outro. Imagine todos os inconvenientes que isto lhes poderia causar e tente atenuar a sua insatisfação através da cortesia e do pedido de desculpas. Assim, as regras chave para elaborar um modelo de e-mail de cancelamento de reunião são cortesia, pontualidade, e razoabilidade.

Escreva você mesmo um e-mail.

P>Primeiro de tudo, não deixe esta tarefa para o seu assistente. É melhor dedicar-se algum tempo e escrevê-lo você mesmo, ou pelo menos a partir do seu próprio endereço de correio electrónico. Pode pedir ao seu assistente que lhe lembre de escrever um e-mail deste tipo, caso seja necessário. Se é novo no mundo dos negócios, consulte estas regras básicas para escrever e-mails eficazes.

Dê aviso prévio para cancelar a sua reunião.

Segundamente, ao terminar uma reunião, deve avisar com bastante antecedência. Cancelar a reunião meia hora antes da reunião marcada é, no mínimo, de má educação. Faça com que uma pessoa tenha tempo suficiente para ajustar a sua agenda. Se for um e-mail de última hora, tem de ter uma razão muito boa. Use planeadores de agenda online como o Google Calendar para não esquecer nada e manter-se organizado.

3. Forneça uma explicação razoável sobre a razão pela qual uma reunião tem de ser adiada.

É preciso explicar por que razão não pode comparecer. Caso contrário, uma pessoa pode pensar que está a cancelar porque acabou de o decidir. Como resultado, podem começar a acreditar que não é uma pessoa de confiança. Não precisa de dar uma explicação muito detalhada para manter a mensagem breve e para – o ponto.

4. Proponha um tempo para remarcar.

Suggesting a new time will mean that meeting this person is still important to you. Mostre que está interessado na marcação, apesar da necessidade de a rescindir. Proponha algumas faixas horárias mas permaneça aberto a contra-propostas.

Dê a outros a possibilidade de ajustar a sua agenda. Incorporar um botão CTA com um link para o seu calendário para a assinatura de e-mail, para que o seu destinatário possa escolher o melhor horário disponível. Ferramentas online como Newoldstamp podem ajudá-lo a incorporar assinaturas clicáveis profissionais na sua correspondência comercial.
br>>>p>Apenas se inscreva para uma nova conta, vá a Signature Apps, escolha Scheduling, seleccione um dos botões pré-desenhados, e adicione um link à sua aplicação de agendamento ou calendário.

5. Termine a carta com apreciação.

No final do seu e-mail, deve agradecer à pessoa pela sua consideração da sua situação. Aprecie o facto de ter encontrado tempo para ler o seu e-mail e talvez até comprometer os seus planos a seu favor. Deve compreender que não é assim tão fácil fazer ajustamentos num horário, especialmente para os empresários.

6. Envie o seu e-mail de cancelamento o mais depressa possível.

Não se demore a escrever o seu e-mail. Quanto mais cedo clicar no botão Enviar, mais fácil será para o seu correspondente fazer alterações na sua agenda, e mais hipóteses terá de o fazer. Em caso algum deve adiar o envio do seu e-mail para cancelar uma reunião até ao último minuto.

Se estiver a remarcar uma reunião com várias pessoas, faça-o bem antes da hora marcada. Quando o fizer no último minuto, tenha em mente que será excessivamente difícil planear uma reunião em que todos os participantes possam estar presentes. É preciso muito esforço para chegar a acordo sobre o horário que é adequado para todos. Poderá ajudar se pedir a cada participante que sugira a sua data e hora ou se você mesmo propuser algumas aberturas. Além disso, prepare-se para ser flexível: pode acontecer que todas as faixas horárias sugeridas não sejam adequadas aos participantes.

Para poupar tempo a enviar e-mails a cada um dos participantes da reunião separadamente, utilize as opções Cc (os destinatários podem ver os endereços de e-mail uns dos outros) ou Bcc (mantém os destinatários privados) no seu cliente de e-mail.

Siga-me com um email pessoal de desculpas por cancelar uma reunião.

Quando cancelar uma reunião, certifique-se sempre de que a outra parte recebeu a sua mensagem e a tomou em consideração. Pode escrever um e-mail de cancelamento de uma reunião mais tarde para ver se a pessoa aceitou o horário sugerido e se não guarda rancor por ter cancelado um encontro marcado. Num tal e-mail, terá de reiterar as suas desculpas, agradecer à outra pessoa pela sua compreensão, e incluir uma chamada para acção pedindo-lhe que responda a este e-mail, lhe telefone, ou RSVP para um evento criado no calendário online.

Melhores exemplos de e-mails de cancelamento de reunião

Agora que tenha as dicas essenciais sobre como cancelar uma reunião através de e-mail, vejamos alguns exemplos de como anular correcta e educadamente uma reunião.

Exemplo1. Cancelar uma reunião de pessoal por um chefe

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Exemplo 2. Cancele uma reunião: exemplo de e-mail para (potenciais) parceiros comerciais

Exemplo 3. Cancelar uma marcação numa instituição oficial

Reunião do exemplo de e-mail de cancelamento #3

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Summarizar tudo

Para resumir tudo acima, aqui estão os principais “como” de escrever um e-mail de cancelamento de reunião:

• Aprecie o tempo das outras pessoas
• Dê uma boa razão para terminar a marcação
• Obrigado a pessoa para a sua compreensão da sua situação
• Mostra o seu interesse em falar com a pessoa no futuro
• Sê proactivo: sugira o novo horário
• Seja educado e cortês

Em geral, não importa com quem deveria ter uma reunião que esteja a cancelar. Se forem pessoas profissionais, compreenderão que forneceu uma razão decente. As coisas acontecem, os planos mudam, as marcações são canceladas. Apenas não use em demasia o seu direito de cancelar nomeações. É sempre melhor certificar-se de que o pode fazer antes de marcar qualquer coisa ou escrever um e-mail de cancelamento de uma reunião.