Como Pedir Pagamento Profissionalmente: Com Modelos e Exemplos

Para pedir o pagamento profissionalmente, as pequenas empresas devem sempre formular os seus pedidos de pagamento usando uma linguagem educada mas directa. Dê ao cliente o benefício da dúvida e assegure-se primeiro de que recebeu a factura em questão. As pequenas empresas devem fazer um breve seguimento por e-mail para solicitar o pagamento e, se o cliente ainda não pagar a factura em dívida, a empresa deve falar com o cliente por telefone antes de considerar cortar o trabalho futuro para o cliente ou tomar medidas legais.

Explorar estes tópicos para aprender como pedir o pagamento profissionalmente:

Como pedir o pagamento profissionalmente

Modelos de e-mail de pedido de pagamento profissional

Como receber o pagamento em atraso dos clientes?

Como Pedir Pagamento Profissionalmente

Para pedir pagamento profissionalmente aos clientes com facturas por pagar, as pequenas empresas devem seguir estes passos:

Verificar o Cliente Recebeu a Factura

Para pedir pagamento profissionalmente, é importante primeiro certificar-se de que não houve erro ou erro de comunicação sobre a factura. Envie um e-mail educado ao seu cliente explicando que o pagamento está agora vencido e peça para se certificar que recebeu a factura inicial e que não houve problemas com ela.

Envie um breve e-mail a pedir pagamento

Se não tiver notícias do cliente após o seu primeiro check-in ou se o seu cliente reconhecer que recebeu a factura mas mesmo assim não receber o pagamento imediato, acompanhe com um breve e-mail profissional. Descreva a data de vencimento da factura e há quantos dias atrás ela era devida. Lembre o cliente de quaisquer taxas de atraso incluídas nas suas condições de pagamento e informe-os de que os cobrará por atraso no pagamento. Lembre-os das diferentes formas de enviar o pagamento e volte a colocar a factura original no e-mail antes de a enviar ao cliente.

Fale com o cliente por telefone

Pode parecer estranho e intimidante, mas se os seus pedidos de pagamento por e-mail não conseguirem que o cliente pague a sua factura, o melhor a fazer é colocar o seu cliente ao telefone para resolver o problema subjacente. Ao telefonar, identifique-se e explique com calma e delicadeza que acompanhou várias vezes por correio electrónico um pagamento atrasado. Se possível, tente assegurar o pagamento por telefone através de cartão de crédito ou transferência directa. Se tal não for possível, obtenha um compromisso firme sobre a data e o método de pagamento. Permaneça profissional e amigável durante toda a chamada, agradecendo à pessoa pelo seu tempo.

Considerar Cortar Trabalho Futuro

Se a promessa de pagamento que garantiu por telefone não for cumprida pelo seu cliente, ou se já teve de perseguir o pagamento deste cliente em particular várias vezes, pode querer considerar cortar laços com a empresa e recusar trabalho futuro. Se já começou a trabalhar noutros projectos, poderá querer parar de trabalhar antes de o projecto estar concluído, se estiver contratualmente em condições de o fazer. Cortar o trabalho até receber o seu pagamento pode motivar o seu cliente a pagar-lhe rapidamente, para que o trabalho com o qual conta para o qual está a contar seja realmente terminado. O corte do trabalho pode também protegê-lo de perdas futuras, se já não estiver confiante que o cliente é capaz ou disposto a pagar-lhe. Seja cortês, mas firme ao dizer ao cliente que está a recusar mais trabalho. Explique calmamente porque está a dar este passo. Esteja ciente de que mesmo que trate esta situação de forma profissional, pode perturbar o cliente e agravar as tensões.

Agências de Cobrança de Pesquisa

Se as suas tentativas anteriores de localizar pagamentos em atraso não forem bem sucedidas, pode querer agravar ainda mais as coisas contratando uma agência de cobrança para o ajudar a garantir o pagamento do cliente. Contratar uma agência de cobranças pode ser uma opção dispendiosa, uma vez que muitas vezes levam até 50% do montante que cobram a um devedor, mas recuperar parte do dinheiro pode ser melhor do que não receber nada. Certifique-se de que faz a sua pesquisa e contrata uma agência de cobranças respeitável, verificando as revisões do Better Business Bureau das agências locais e assegurando que a agência é membro da Associação de Agências de Cobranças Comerciais.

Review Your Legal Options

Se, após todas as suas tentativas, ainda não for capaz de assegurar o pagamento por parte do cliente, poderá ser altura de considerar as suas opções legais. Se tiver um contrato legalmente vinculativo em vigor com o cliente que descreva o trabalho que foi obrigado a concluir, o montante do pagamento devido e o prazo de pagamento e inclua ambas as suas assinaturas, tem um bom caso para um processo judicial. Para facturas menores pendentes pode levar o cliente a um tribunal de pequenas causas, ou se o montante devido for maior, pode apresentar um processo civil contra o cliente.

Modelos de Pedidos de Pagamento por Email Profissionais

Se não tiver a certeza de como escrever emails profissionais de pedidos de pagamento para enviar aos clientes por facturas em atraso, estes modelos podem servir de exemplo:

Modelo de Pedido de Pagamento por Email Primeiro

Subjecto: : Factura #001 Vencido

Hi ,

P>Espero que esteja bem. Este é um lembrete de que a Factura #001 devia ter sido emitida na quinta-feira, 30 de Novembro e está agora um dia atrasada. Sei que enviei a factura a uma hora ocupada e quero garantir que a recebeu. Anexei a factura original a este e-mail.

P>Pode enviar o pagamento por cheque ou pagamento por transferência directa. Por favor informe-me se tiver alguma dúvida sobre a factura.

P>Obrigado,

Segundo modelo de pedido de pagamento por e-mail

Subjecto: : Factura #001 Vencido

Hi ,

Espero que esteja bem. Estou a contactá-lo em relação à factura #001. Este é um lembrete amigável de que o pagamento era devido na quinta-feira, 30 de Novembro, e que agora já tem duas semanas de atraso. Por favor, envie o pagamento logo que possível por cheque ou transferência directa.

Como por condições de pagamento, ser-lhe-á cobrada uma taxa de atraso de 2% por mês pelo pagamento em atraso.

Eu anexei a factura a este e-mail para a sua referência. Por favor, informe-me se tiver alguma pergunta.

P>Pode confirmar que recebeu este e-mail? Aguardo com expectativa a sua resposta.

p>Confirmar que recebeu este e-mail.P>P>P>Seu nome
Os seus dados de contacto h2>Como é que recebe o pagamento em atraso dos clientes?

Para receber o pagamento em atraso dos clientes, as pequenas empresas devem ser persistentes, mas profissionais, em solicitar o pagamento em atraso. As pequenas empresas devem começar por seguir por e-mail para solicitar o pagamento em atraso ao cliente. Se várias tentativas para garantir o pagamento por correio electrónico não funcionarem, então acompanhar com o cliente por telefone. Ter uma conversa educada sobre a factura em atraso e tentar assegurar o pagamento do cliente por telefone.

Se estas abordagens não funcionarem, as empresas devem considerar as seguintes acções:

• Contratando agências de cobrança
• Cortar todos os laços com o cliente
• Apresentar um processo no tribunal de pequenas reclamações
• Apresentar um processo civil

Para evitar pagamentos tardios no futuro, considere adicionar taxas de atraso aos seus termos de pagamento, cobrando juros mensais pelos juros não pagos. Deve também pensar em estabelecer contratos juridicamente vinculativos com todos os seus clientes antes de começar a trabalhar num projecto.