Como usar Evernote para organizar a sua vida

Deve encontrar uma grande aplicação para tomar notas é como encontrar o par perfeito de calças de ganga. São difíceis de encontrar, mas uma vez que as encontre, ficará sempre com elas. O mesmo acontece com as melhores aplicações para smartphones. Algumas pessoas podem ainda preferir o velho e infalível método de tomar notas com caneta e papel, mas esta é a era móvel, e ter uma boa aplicação de tomada de notas no seu telefone pode poupar-lhe incómodos constantes. E para os estudantes que regressam à faculdade, a aplicação correcta pode mantê-lo organizado e no bom caminho.

É por isso que Evernote é de longe a minha aplicação de tomada de notas favorita que me ajuda a manter a minha vida em ordem. Tenho vindo a utilizar a versão gratuita desde o início de 2013. Uma das melhores coisas sobre o Evernote é que funciona praticamente em todo o lado, incluindo iOS, Android, Mac, Windows, e na web. Se quiser obter um pouco mais do Evernote, tais como mais dispositivos para sincronizar através, acesso offline, ou características de armazenamento mais robustas, pode inscrever-se no Plano Plus que começa com $25 anualmente. Pessoalmente, sinto que a versão gratuita se vai sair muito bem, pois encontrei 60MB de espaço bastante adequado para notas. Mas as alterações de preços do Evernote são uma das razões pelas quais The Verge’s Casey Newton desistiu completamente da aplicação. No entanto, o nível gratuito do Evernote ainda consegue fazer o trabalho. Vou analisar como utilizar o Evernote num ambiente de trabalho Mac, uma vez que é principalmente aí que tenho acesso a ele. Mas a aplicação é bastante intuitiva e bastante fácil de compreender também no telemóvel. Se estiver de volta à escola, concentremo-nos em como tirar o máximo partido desta aplicação para que possa manter a sua GPA elevada durante todo o ano.

Notebooks

A primeira coisa a saber é que o Evernote permite-lhe organizar notas por diferentes “cadernos”, e “notas” dentro desses cadernos. Pode simplesmente clicar no botão “novo bloco de notas” no canto superior esquerdo da aplicação. Depois, pode optar por torná-lo uma nota privada ou uma que possa ser partilhada com colaboradores ou colegas de turma. Portanto, digamos que este semestre está a ter quatro aulas muito diferentes. Pode criar um caderno de notas para cada uma destas aulas – cada uma com as suas próprias notas – e não terá de misturar notas de todas elas num só lugar. Em vez de carregar vários Moleskins físicos, pode tê-los todos num único lugar limpo e virtual. Isso tem de ser melhor tanto para si como para o ambiente.

Checklists

O mais puro das notas é que também pode decidir como as quer ver. Pessoalmente prefiro a vista de cartão, porque lhe dá um pequeno trecho das suas notas mais recentes à esquerda e uma vista de toda a nota que seleccionou para a direita. Mas experimente-as definitivamente nas outras vistas para ver qual a disposição que melhor se adequa a si. Uma vez criada uma nota, há inúmeras formas de organizar a sua informação. Pode adicionar recortes de páginas web, imagens, e gravações áudio, tudo dentro de uma nota. Mas talvez a minha característica favorita seja a opção de caixa de verificação de ponto. É óptima para listas de afazeres, e é um satisfatório equivalente virtual de riscar coisas de uma lista manuscrita. Também se pode obter super granular e nerd com ela, personalizando secções com cores diferentes, fontes, e secções separadas com uma linha horizontal. Coloque o seu nerd organizacional!

Notas de Voz

Se estiver prestes a dar início a uma palestra aborrecida das 8 da manhã e tiver tido uma noite tardia, a funcionalidade de notas de voz do Evernote pode revelar-se muito útil. Quando não lhe apetecer escrever as suas notas, basta carregar no botão do microfone na extrema direita e seleccionar gravar. Basta sentar-se perto do professor. No Mac, pode escolher ter as gravações de voz guardadas directamente na sua biblioteca iTunes, e são igualmente fáceis de partilhar noutras plataformas. Pode sempre voltar à gravação mais tarde e tomar as suas próprias notas quando estiver mais atento. As notas de voz podem definitivamente ser um salva-vidas.

Attachments

Existem duas formas de anexar ficheiros a uma nota: directamente do seu computador ou da nuvem com o Google Drive. Para ficheiros no seu computador, Evernote torna-o fácil com uma simples função de arrastar e largar. Se é um principiante visual, é fácil de inserir diagramas, vídeos, fotografias, GIFs, e qualquer outra coisa que seja importante para se dar a imagem completa. Para o meu item “post LG Instagram” na minha lista de verificação, simplesmente deixei cair a imagem na nota para saber exactamente qual a fotografia que iria utilizar. Há também o ícone do clipe de papel no canto superior direito da nota onde pode adicionar anexos que podem não estar no seu ambiente de trabalho. A função de anexos do Google Drive é excelente porque pode fazer referência a uma folha de cálculo ou apresentação que não pode ser totalmente criada na versão gratuita do Evernote. No meu caso, tinha uma folha de cálculo muito longa dentro do Google Docs que albergava todas as confirmações do meu hotel, voo e excursões para uma próxima viagem a Espanha. Deixei cair o anexo na minha nota “Espanha”, e referenciei-o sempre que precisei de acrescentar outro item de afazeres.

Adicionar recortes da web

Diga que está a fazer pesquisa para um artigo e que quer guardar artigos ou recortes da web, mas não quer acumular uma lista de URLs sem saber que artigo contém que informação. Há duas maneiras de guardar recortes da web para que possa ter o artigo inteiro dentro de uma nota. A forma de o fazer no ambiente de trabalho é adicionar primeiro o Evernote Web Clipper Chrome ou a extensão Safari. Uma vez atingido o pequeno ícone do elefante, pode seleccionar o formato em que pretende guardar o clipping da web. Prefiro a opção “artigo simplificado”, uma vez que remove todos os anúncios e outras porcarias do site. Também pode adicionar uma observação, ou título para o clip, e seleccionar em que bloco de notas o deve adicionar. O processo é semelhante para adicionar a partir do seu smartphone. Quando estiver a ler um artigo, carrega no botão “partilhar”, e selecciona a aplicação Evernote a partir daí. Só tem de se certificar de que a alternância do Evernote está ligada em “Actividades”. O mesmo menu irá aparecer para lhe permitir adicionar uma nota.

Criar tabelas

p>Embora possa criar tabelas dentro do Evernote, o senão é que elas não funcionam como a sua folha de cálculo tradicional do Excel. Não pode fazer cálculos simples ou ter realmente qualquer formatação avançada. Contudo, as tabelas são pelo menos algo personalizáveis por cor, tamanho e margem.

Partilha

Existem algumas formas de partilhar notas e cadernos. É semelhante ao Google Drive na medida em que pode gerir as permissões permitindo a outros ver, editar, ou ambos, e também adicionar uma nota para a sua partilha. Isto é óptimo para passar notas aos colegas sem copiar e colar num e-mail e perder a formatação. A outra opção é partilhar uma nota quer para o LinkedIn, Facebook, ou Twitter. Não tenho a certeza absoluta da razão pela qual precisaria de o fazer, mas está lá apenas no caso.

Setting Reminder

Reminder são particularmente úteis se tiver estado a procrastinar num projecto e precisar de um empurrão suave para o fazer. Pode intitular uma nota com o nome do seu projecto, e carregar no ícone do despertador no canto superior direito. Assim que o fizer, o Evernote permite-lhe adicionar uma data e hora. Todos os seus lembretes aparecerão também numa forma de lista limpa, acima da pré-visualização das suas notas, se estiver na visualização do cartão. Isto funciona como uma lista de verificação, por isso uma vez marcado um lembrete como completo, o Evernote irá riscá-lo como um item na sua lista de tarefas.

Syncing

Com o nível gratuito do Evernote, pode sincronizar até dois dispositivos para aceder às suas notas. Para um estudante universitário, isto é perfeito, uma vez que cobre tanto o seu telefone como o seu portátil. Se estiver no metro e se lembrar de algo de última hora, pode abrir a aplicação no seu telefone e fazer uma nota, mas precisa de ter a certeza que está sincronizada para que veja essa nota no seu portátil na próxima vez que a abrir. Como é que sabe se o seu trabalho foi sincronizado? Se clicar no botão “i” no canto superior direito, pode editar os metadados da sua nota e ver a última vez que ela foi sincronizada. Se acabou de actualizar uma nota e precisa de a sincronizar, clique no botão de duas setas circulares no canto superior esquerdo da aplicação. Agora pode ter a certeza de encontrar qualquer actualização de uma nota em ambos os dispositivos.

Recuperar notas apagadas

Uma vez, apaguei acidentalmente uma das notas mais importantes que tinha para uma próxima apresentação e fiquei horrorizado por a ter perdido para sempre. Mas não se preocupe, é para isso que serve o ícone do “lixo” no lado esquerdo. Uma vez clicado numa nota apagada nesta pasta, dá-lhe a opção de a apagar para sempre ou de a recuperar. As eliminações acidentais não serão catastróficas. Portanto, verifique lá de vez em quando se algo desaparecer.

Apresentação

Finalmente, se montar uma grande apresentação ou plano dentro de uma nota, pode realmente apresentá-la entrando no modo de apresentação. Acede-se a isto premindo o ícone do botão play no canto superior direito ao lado do ícone do despertador. O modo de apresentação faz com que tudo pareça realmente limpo, e existem algumas opções de como é apresentado: pode escolher entre ter a nota dividida em slides com linhas horizontais, remover quebras de ecrã, ou ir com um layout automático.

Parece que existem infinitas maneiras de usar o Evernote, desde fazer dele a sua aplicação simples e quotidiana de notas até à aprendizagem de algumas das suas características mais sofisticadas. Utilize-o para a escola, o trabalho, a vida, e para além dela. Mas esperemos que agora entre com uma melhor compreensão de como melhor fazer com que a aplicação se sinta menos esmagadora, e em vez disso faça-a funcionar para si.