O que fazer se você've Lost Your W-2 or 1099

Abril pode ser o mês mais cruel quando se trata de apresentar impostos sobre o rendimento. Mas a quantidade exacta de incómodo que será arquivada é parcialmente decidida nos meses iniciais do ano. De Janeiro a Março, os arquivistas devem receber ou reunir documentos importantes, tais como 1099 declarações de rendimentos diversos e declarações de rendimentos de juros bancários, declarações de parceria K-1 e recibos para despesas comerciais. Se tiver um W-2 perdido, um 1099 em falta ou não conseguir localizar nenhum dos outros documentos necessários para preparar uma devolução, isso pode levar à frustração e atraso na apresentação da sua devolução, bem como a possíveis penalizações por apresentar uma devolução incompleta.

As Penalizações

Como é comum um arquivista ser confrontado com um 1099 perdido ou outro documento vital necessário para preparar uma devolução? “Muito comum”, diz Cindy Hockenberry, uma veterana do ramo fiscal que gere o centro de conhecimentos fiscais da Associação Nacional de Profissionais Fiscais em Appleton, Wisconsin. “Todos perdem alguma coisa de uma vez ou de outra”

Felizmente, a Receita Federal não perdoa necessariamente a fragilidade humana. Embora uma devolução apresentada sem 1099 ou outra documentação exigida não possa ser rejeitada, também não pode ser considerada devidamente apresentada até que os documentos exigidos sejam fornecidos. Assim, mesmo que envie a sua devolução a tempo, poderá ainda assim incorrer em penalidades se estiver incompleta.

O IRS cobra penalidades por preenchimento incompleto que variam dependendo da dimensão do seu negócio, mas podem ser significativas. Se as suas receitas anuais brutas forem superiores a $1 milhão, o IRS cobra uma penalidade de $100 todos os dias a sua devolução permanece incompleta, até um máximo de $50.000. Se as suas receitas forem inferiores a $1 milhão, são $10 por dia com um limite máximo de $5.000.

P>Tenham em mente que as penalidades por declarações incompletas são provavelmente inferiores à penalidade de 5% do imposto devido que é cobrado por declaração e pagamento tardio. Assim, a sua melhor aposta é normalmente apresentar a sua declaração quando esta é devida, mesmo que um W-2 perdido, 1099 em falta ou outra documentação ausente signifique que não pode apresentar uma declaração completa. Se planear com antecedência e tomar conhecimento da informação em falta antes da data de arquivamento exigida, existem formas de substituir quase todos os documentos que possa necessitar de arquivar.

Como obter substituições

A melhor forma de obter uma substituição para um documento perdido é contactar o local que o enviou para começar. O mesmo acontece se o documento era suposto ter sido enviado mas alguma vez o recebeu.

Por exemplo, se tiver salários e retenções fiscais de um empregador mas não tiver a declaração W-2, uma substituição W-2 perdida pode ser tão simples como pedir ao seu empregador um duplicado.

Simplesmente, se for um consultor independente com um rendimento de 1099 em falta de um compromisso de consultoria, pode contactar o emissor – o cliente que lhe pagou por uma substituição. Muitas vezes, um 1099 perdido pode estar em falta porque o emitente tem o endereço errado para si. Portanto, é uma boa ideia telefonar se um 1099 não tiver chegado até meados de Fevereiro mais ou menos para corrigir o erro e o documento a caminho do endereço correcto.

Um 1099 em falta para rendimentos de juros emitidos pelos bancos também pode ser substituído pedindo ao banco que envie um duplicado. O mesmo se aplica às devoluções K-1 emitidas por parcerias. Os bancos também têm frequentemente 1099s disponíveis nos seus websites. Se o emitente original não puder ser contactado ou não responder, pode ainda assim ir ao IRS para obter ajuda. “Uma vez que todas as devoluções de informação devem ser arquivadas junto do IRS, também têm cópias que podem ser enviadas ao contribuinte mediante pedido”, diz Hockenberry.

Um retorno do ano anterior é muitas vezes necessário para completar o retorno do ano actual. Poderá, por exemplo, precisar de saber pormenores sobre as amortizações efectuadas sobre o equipamento anteriormente adquirido. Felizmente, se um retorno anterior tiver sido perdido ou destruído, pode obter uma cópia do IRS. O IRS tem uma ferramenta online “Get Transcript” no IRS.gov que lhe permite descarregar ou receber por correio electrónico ou transcrições do seu retorno anterior.

Contribuintes também podem solicitar transcrições de retornos do ano anterior enviando uma cópia completa do formulário em papel 4506 para o IRS. O formulário pode ser descarregado em IRS.gov. “Estas transcrições incluirão informação de declarações fiscais incluindo W-2s, 1099s, etc.”, diz Hockenberry.

Embora o sistema de substituição do formulário W-2 perdido seja fiável e simples de utilizar, não há forma semelhante de substituir recibos e outros documentos de apoio perdidos. Uma potencial solução é utilizar a descrição de uma transacção a partir de uma conta bancária ou extracto de cartão de crédito em vez do recibo original em papel. Para recibos em dinheiro, tente contactar o fornecedor para ver se uma cópia do registo da transacção pode ser obtida.

“Tudo é substituível”, declara Hockenberry. Contudo, acrescenta, em alguns casos o problema não é apenas que um documento tenha sido perdido, mas que o arquivador não se possa lembrar exactamente do que foi perdido. Por exemplo, um incêndio, inundação ou outro desastre pode erradicar registos de forma tão completa e abrangente que um contribuinte não sabe onde procurar um substituto.

“Nesses casos, o IRS é surpreendentemente misericordioso”, diz Hockenberry. Ela diz que os cobradores de impostos podem muitas vezes aceitar estimativas razoáveis de montantes importantes com base no passado, registos bancários e declarações financeiras anteriores.

O que se pode fazer

Como com muitos problemas comerciais, a melhor maneira de lidar com um 1099 em falta ou um W-2 perdido é não os perder para começar. É claro que não se pode fazer muito para evitar que os emissores de documentos cometam erros, tais como tentar enviar um formulário de imposto para o endereço errado. E, dado o esquecimento humano e o volume de documentos necessários para operar um negócio, é provável que alguma papelada perdida seja sempre uma característica do tempo de imposto.

No entanto, há muito que se pode fazer para reduzir a frequência e a gravidade das consequências da colocação incorrecta de formulários-chave. A digitalização e digitalização de recibos em papel, o backup de ficheiros e a utilização de armazenamento baseado em nuvem e servidores remotos podem ajudar a evitar que os proprietários de negócios ocasionalmente esquecidos sofram mais do que breves inconvenientes com a perda de papelada.

P>Se uma inundação ou outro desastre eliminar todos os registos de uma empresa, estas práticas de segurança de dados podem impedir que Abril seja mais cruel do que o necessário. Tendo isso em mente, Hockenberry aconselha, “Os proprietários de empresas devem considerar seriamente o armazenamento externo de documentos importantes”

Uma versão deste artigo foi originalmente publicada a 13 de Março de 2014.

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Foto: Getty Images