Was zu tun ist, wenn Sie'Ihren W-2 oder 1099 verloren haben

April kann der grausamste Monat sein, wenn es um die Einreichung von Einkommenssteuern geht. Aber wie groß der Aufwand ist, entscheidet sich teilweise schon in den ersten Monaten des Jahres. In den Monaten Januar bis März sollten Steuerpflichtige wichtige Dokumente erhalten oder sammeln, wie z. B. 1099 Bescheinigungen über verschiedene Einkünfte und Bankzinsen, K-1 Partnerschaftserklärungen und Belege für Geschäftsausgaben. Wenn Sie eine verlorene W-2, eine fehlende 1099 oder eines der anderen Dokumente, die für die Erstellung der Steuererklärung benötigt werden, nicht finden können, kann dies zu Frustration und Verzögerung bei der Abgabe der Steuererklärung sowie zu möglichen Strafen für die Abgabe einer unvollständigen Steuererklärung führen.

Die Strafen

Wie häufig kommt es vor, dass ein Steuerpflichtiger mit einer verlorenen 1099 oder einem anderen wichtigen Dokument, das für die Erstellung der Steuererklärung benötigt wird, konfrontiert wird? „Sehr häufig“, sagt Cindy Hockenberry, eine Veteranin des Steuerwesens, die das Steuer-Wissenszentrum bei der National Association of Tax Professionals in Appleton, Wisconsin, leitet. „Jeder verliert irgendwann einmal etwas.“

Leider verzeiht der Internal Revenue Service menschliche Schwächen nicht unbedingt. Eine Steuererklärung, die ohne fehlende 1099 oder andere erforderliche Unterlagen eingereicht wird, wird zwar nicht zurückgewiesen, aber sie gilt auch nicht als ordnungsgemäß eingereicht, bis die erforderlichen Dokumente nachgereicht werden. Selbst wenn Sie Ihre Steuererklärung rechtzeitig abschicken, kann es also sein, dass Sie Strafen zahlen müssen, wenn sie unvollständig ist.

Der IRS erhebt Strafen für unvollständige Einreichung, die je nach Größe Ihres Unternehmens variieren, aber erheblich sein können. Wenn Ihre jährlichen Bruttoeinnahmen mehr als 1 Million Dollar betragen, erhebt der IRS eine Strafe von 100 Dollar für jeden Tag, an dem Ihre Erklärung unvollständig bleibt, bis zu einem Maximum von 50.000 Dollar. Wenn Ihre Einnahmen unter 1 Million Dollar liegen, beträgt die Strafe 10 Dollar pro Tag mit einer Obergrenze von 5.000 Dollar.

Denken Sie daran, dass die Strafen für unvollständige Einreichungen wahrscheinlich geringer sind als die 5 Prozent Strafe der fälligen Steuer, die für die verspätete Einreichung und Bezahlung erhoben wird. Daher ist es in der Regel am besten, wenn Sie Ihre Steuererklärung bei Fälligkeit einreichen, auch wenn ein verlorenes W-2, ein fehlendes 1099 oder andere fehlende Unterlagen bedeuten, dass Sie keine vollständige Steuererklärung einreichen können. Wenn Sie vorausschauend planen und sich der fehlenden Informationen vor dem erforderlichen Abgabetermin bewusst werden, gibt es Möglichkeiten, fast jedes Dokument zu ersetzen, das Sie für die Abgabe benötigen.

Wie man Ersatz bekommt

Der beste Weg, um einen Ersatz für ein verlorenes Dokument zu bekommen, ist, sich an die Stelle zu wenden, die es Ihnen ursprünglich geschickt hat. Das Gleiche gilt, wenn das Dokument eigentlich verschickt werden sollte, Sie es aber nie erhalten haben.

Wenn Sie zum Beispiel Löhne und Steuerabzüge von einem Arbeitgeber haben, aber die W-2-Bescheinigung fehlt, kann ein Ersatz für ein verlorenes W-2 so einfach sein, wie Ihren Arbeitgeber um ein Duplikat zu bitten.

Gleichermaßen können Sie, wenn Sie ein selbständiger Berater mit einem fehlenden 1099 sind, das Einkommen aus einem Beratungsauftrag ausweist, den Aussteller – den Kunden, der Sie bezahlt hat – für einen Ersatz kontaktieren. Oft kann ein verlorenes 1099 fehlen, weil der Aussteller die falsche Adresse für Sie hat. Es ist also eine gute Idee, anzurufen, wenn ein 1099 nicht bis Mitte Februar oder so angekommen ist, um den Fehler zu korrigieren und das Dokument an die richtige Adresse zu schicken.

Ein fehlendes 1099 für Zinserträge, die von Banken ausgestellt wurden, kann ebenfalls ersetzt werden, indem man die Bank bittet, ein Duplikat zu schicken. Das Gleiche gilt für K-1-Erklärungen, die von Personengesellschaften ausgestellt wurden. Banken haben auch oft 1099s auf ihren Websites verfügbar. Wenn der ursprüngliche Aussteller nicht kontaktiert werden kann oder nicht antwortet, können Sie immer noch den IRS um Hilfe bitten. „Da alle Steuererklärungen bei der IRS eingereicht werden müssen, haben sie auch Kopien, die dem Steuerzahler auf Anfrage zugeschickt werden können“, sagt Hockenberry.

Eine Vorjahreserklärung ist oft notwendig, um die Erklärung für das laufende Jahr zu vervollständigen. Sie müssen zum Beispiel Details über die Abschreibung von zuvor gekauften Geräten wissen. Wenn eine frühere Steuererklärung verloren gegangen ist oder zerstört wurde, können Sie glücklicherweise eine Kopie von der IRS erhalten. Der IRS hat ein Online-Tool „Get Transcript“ auf IRS.gov, mit dem Sie Abschriften Ihrer früheren Steuererklärung herunterladen oder per E-Mail oder Post erhalten können.

Steuerzahler können auch Abschriften von Vorjahreserklärungen anfordern, indem sie eine ausgefüllte Kopie des Papierformulars 4506 an den IRS schicken. Das Formular kann unter IRS.gov heruntergeladen werden. „Diese Abschriften enthalten Informationen zur Steuererklärung, einschließlich W-2s, 1099s, etc.“, sagt Hockenberry.

Während das System für den Ersatz verlorener W-2-Formulare zuverlässig und einfach zu bedienen ist, gibt es keine ähnliche Möglichkeit, verlorene Quittungen und andere Belege zu ersetzen. Eine mögliche Abhilfe besteht darin, die Beschreibung einer Transaktion von einem Bankkonto oder einer Kreditkartenabrechnung anstelle des Originalbelegs zu verwenden. Bei Bareinnahmen versuchen Sie, den Verkäufer zu kontaktieren, um zu sehen, ob Sie eine Kopie des Transaktionsdatensatzes erhalten können.

„Alles ist ersetzbar“, erklärt Hockenberry. Sie fügt jedoch hinzu, dass in manchen Fällen das Problem nicht nur darin besteht, dass ein Dokument verloren gegangen ist, sondern auch darin, dass der Absender sich nicht genau daran erinnern kann, was verloren gegangen ist. Zum Beispiel kann ein Feuer, eine Überschwemmung oder eine andere Katastrophe die Unterlagen so vollständig und umfassend vernichten, dass ein Steuerzahler nicht weiß, wo er nach einem Ersatz suchen soll.

„In solchen Fällen ist die IRS überraschend gnädig“, sagt Hockenberry. Sie sagt, dass Steuereintreiber oft vernünftige Schätzungen von wichtigen Beträgen akzeptieren können, die auf der Vergangenheit, Bankunterlagen und früheren Finanzberichten basieren.

Was Sie tun können

Wie bei vielen geschäftlichen Problemen ist der beste Weg, mit einem fehlenden 1099 oder verlorenen W-2 umzugehen, sie gar nicht erst zu verlieren. Natürlich kann nicht viel getan werden, um zu verhindern, dass Dokumentenaussteller Fehler machen, wie z.B. den Versuch, ein Steuerformular an die falsche Adresse zu schicken. Und in Anbetracht der menschlichen Vergesslichkeit und der Menge an Dokumenten, die für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind, ist es wahrscheinlich, dass einige verlorene Papiere immer ein Merkmal der Steuerzeit sein werden.

Es gibt jedoch viel, was Sie tun können, um die Häufigkeit und Schwere der Folgen des Verlegens wichtiger Formulare zu reduzieren. Das Scannen und Digitalisieren von Papierbelegen, das Sichern von Dateien und die Verwendung von Cloud-basierten Speichern und Remote-Servern können dazu beitragen, dass gelegentlich vergessliche Geschäftsinhaber nicht mehr als nur kurze Unannehmlichkeiten durch verlorenen Papierkram erleiden.

Selbst wenn eine Überschwemmung oder eine andere Katastrophe alle Aufzeichnungen eines Unternehmens vernichtet, können diese Datensicherheitspraktiken verhindern, dass der April grausamer wird als nötig. In diesem Sinne rät Hockenberry: „Geschäftsinhaber sollten ernsthaft eine externe Speicherung wichtiger Dokumente in Betracht ziehen.“

Eine Version dieses Artikels wurde ursprünglich am 13. März 2014 veröffentlicht.

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