Wie man einen Business Case schreibt

Ein Business Case ist die Art und Weise, wie Sie Ihrem Auftraggeber, Kunden oder Stakeholder beweisen, dass das Produkt, das Sie vorschlagen, eine gute Investition ist.

Die Notwendigkeit eines Business Case besteht darin, dass er den Vorschlag, die Skizze, die Strategie und den Marketingplan in einem Dokument zusammenfasst und einen vollständigen Überblick über den Nutzen des Projekts für die Organisation bietet.

Die Aufgabenverwaltungssoftware von ProjectManager.com bietet alles, was Sie für ein erfolgreiches Projekt benötigen.

Bevor Sie Ihren Business Case starten

Projekte scheitern ohne einen soliden Business Case, auf den Sie sich stützen können. Aber wenn ein Business Case nicht in der Realität verankert ist und keinen Bedarf adressiert, der mit den größeren Geschäftszielen der Organisation übereinstimmt, dann ist er irrelevant.

Die Recherche, die Sie benötigen, um einen starken Business Case zu erstellen, ist das Warum, Was, Wie und Wer. Dies muss klar kommuniziert werden. Der Business Case geht auf das „Warum“ ein, aber in größerem Detail. Betrachten Sie den Business Case als ein Dokument, das schrittweise erstellt wird, um keine unnötigen Ressourcen zu verbrauchen.

Wie man einen Business Case schreibt

Es gibt vier Schritte, die notwendig sind, um einen Business Case zu schreiben, und zwar wie folgt:

1. Recherchieren Sie Ihren Markt, die Konkurrenz und Alternativen
2. Vergleichen Sie Ihre Ansätze und legen Sie sie fest
3. Zusammenstellen Sie die Daten und präsentieren Sie Ihre Strategien, Ziele und Optionen
4. Dokumentieren Sie alles

Es gibt Vorlagen, die Sie verwenden können, um Ihren Business Case zu schreiben und alle relevanten Informationen zu sammeln, darunter die folgenden:

• Zusammenfassung
• Geschäftsbeschreibung/Mission Statement
• Produkt oder Dienstleistung
• Marketingstrategie
• Wettbewerberanalyse
• SWOT: Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen
• Geschäftsübersicht
• Finanzplan

Angesichts der Beliebtheit von „Back-of-the-Napkin“-Ideen, die milliardenschwere Startups hervorbringen, kann es verlockend sein, die gute altmodische Geschäftsdokumentation zu übersehen. Tatsächlich wird in einigen schlanken oder agilen Organisationen ein übermäßiges Vertrauen in die Dokumentation als klares Hindernis für Innovation und Zusammenarbeit angesehen.

Checkliste für Geschäftsfälle

Einer der wichtigsten Schritte beim Erstellen eines Geschäftsfalls ist eine Checkliste für Geschäftsfälle. Das Folgende ist eine grundlegende Gliederung, der Sie folgen sollten, wenn Sie mit der Entwicklung Ihres Business Case beginnen.

Vision, Ziele und Zielsetzungen

Zuerst müssen Sie herausfinden, was Sie tun wollen und welches Problem Sie lösen wollen. Daraus ergeben sich Ihre Projektziele.

Stakeholder

Ob es sich um Kunden, Lieferanten, das obere Management, Abteilungsleiter oder andere Mitwirkende am Projekt handelt, treffen Sie sich mit Ihren Stakeholdern. Sie alle sind an dem Projekt beteiligt, und Sie müssen ihre Erwartungen verstehen.

Spezifikationen und Anforderungen

Abhängig von der Art des Projekts, an dem Sie arbeiten, werden die Spezifikationen und Anforderungen unterschiedlich sein, aber sie sind entscheidend für den Erfolg des Projekts. Sammeln Sie sie alle, finden Sie heraus, was bestimmt, ob Sie sie erfolgreich erfüllt haben und berichten Sie über die Ergebnisse.

Projektplan

Es ist Zeit, den Projektplan zu erstellen. Überlegen Sie sich, welche Aufgaben Sie erledigen müssen, um das Projekt zu realisieren, und wie lange diese dauern. Eine Projektmanagementsoftware erleichtert diesen Schritt erheblich. Mit Hilfe eines Tools können Sie Ihre Aufgaben organisieren, Termine festlegen, Arbeit zuweisen und Ihre Stakeholder auf dem Laufenden halten. Schauen Sie sich das folgende Video an, um zu sehen, wie eine Projektmanagement-Software Ihnen bei Ihrem Business Case und darüber hinaus helfen kann.

Budget

Ihr Budget ist eine Schätzung von allem, was in Ihrem Plan steht und was es kosten wird, das Projekt in der vorgesehenen Zeit abzuschließen.

Ressourcen zuweisen

Zuteilen Sie Ihre Ressourcen, indem Sie entscheiden, wer woran arbeiten wird, und dann Teammitglieder diesen Aufgaben zuweisen. Wenn Ihr Team in Ihr Projektmanagement-Tool eingebunden ist, sollte dies mühelos möglich sein.

Erstellen Sie einen Zeitplan

Erstellen Sie einen Zeitplan für das Projekt, indem Sie abschätzen, wie lange es dauern wird, jede Aufgabe zu erledigen. Für einen aussagekräftigeren Zeitplan verwenden Sie ein Tool zur Erstellung eines Gantt-Diagramms und drucken es aus. So erhalten Sie eine zusätzliche Aufwertung der Datenvisualisierung, die Excel-Blättern fehlt.

Kommunikationsplan

Haben Sie Meilensteine für Check-Ins und Status-Updates und legen Sie fest, wie die Stakeholder während des Projektlebenszyklus auf dem Laufenden bleiben.

Fortschritt überwachen

Haben Sie einen Plan, um den Fortschritt während des Projekts zu überwachen und zu verfolgen, um den geplanten mit dem tatsächlichen Fortschritt zu vergleichen. Tracking-Tools wie Statusberichte und Dashboards helfen Ihnen dabei.

Die vier Schritte zum Schreiben eines erfolgreichen Business Case

Der Business Case ist traditionell ein Dokument, das den zentralen geschäftlichen Nutzen eines Projekts definiert, um die Ausgaben für die Initiative zu rechtfertigen. Es ist eine wichtige, aber oft übersehene Aufgabe für Manager, die davon ausgehen, dass die oberste Führungsebene dafür verantwortlich ist, oder die einfach schnell von der täglichen Verantwortung für die Durchführung des Projekts vereinnahmt werden.

Ob Sie ein neues Projekt beginnen oder mitten in einem Projekt stecken, nehmen Sie sich die Zeit, einen Business Case zu schreiben, um die Projektausgaben zu rechtfertigen, indem Sie den geschäftlichen Nutzen identifizieren, den Ihr Projekt liefern wird und den Ihre Stakeholder am meisten von der Arbeit profitieren wollen. Die folgenden vier Schritte zeigen Ihnen, wie Sie einen Business Case schreiben:

Schritt 1: Identifizieren Sie das Geschäftsproblem

Projekte werden nicht um der Projekte willen erstellt. Sie haben ein Ziel. Normalerweise werden sie initiiert, um ein bestimmtes Geschäftsproblem zu lösen oder eine Geschäftsmöglichkeit zu schaffen.

Sie sollten „mit dem Bedarf beginnen.“ Ihre erste Aufgabe ist es, herauszufinden, was das Problem oder die Gelegenheit ist, es zu beschreiben, herauszufinden, woher es kommt und dann den Zeitrahmen anzusprechen, der benötigt wird, um es zu lösen.

Dies kann eine einfache Aussage sein, wird aber am besten mit einigen Recherchen über das wirtschaftliche Klima und die Wettbewerbslandschaft artikuliert, um den Zeitpunkt des Projekts zu rechtfertigen.

Schritt 2: Identifizieren Sie die alternativen Lösungen

Woher wissen Sie, ob das Projekt, das Sie in Angriff nehmen, die bestmögliche Lösung für das oben definierte Problem ist? Natürlich ist es schwer, die richtige Lösung zu finden, und der Weg zum Erfolg ist nicht mit unbegründeten Annahmen gepflastert.

Eine Möglichkeit, den Fokus einzugrenzen, um die richtige Lösung deutlich zu machen, ist die Befolgung dieser sechs Schritte (natürlich nach der entsprechenden Recherche):

1. Notieren Sie die alternativen Lösungen.
2. Quantifizieren Sie für jede Lösung den Nutzen.
3. Prognostizieren Sie auch die Kosten, die mit jeder Lösung verbunden sind.
4. Ermitteln Sie dann die Machbarkeit.
5. Ermitteln Sie die Risiken und Probleme, die mit jeder Lösung verbunden sind.
6. Dokumentieren Sie all dies schließlich in Ihrem Business Case.

Schritt 3: Empfehlen Sie eine bevorzugte Lösung

Als Nächstes müssen Sie eine Rangfolge der Lösungen aufstellen, aber bevor Sie das tun, ist es am besten, ein Kriterium aufzustellen, vielleicht einen Bewertungsmechanismus, der Ihnen hilft, die Lösungen zu priorisieren, um die richtige auszuwählen.

Einige Methoden, die Sie anwenden können, sind:

• Abhängig von den Kosten und dem Nutzen der Lösung, geben Sie ihr eine Punktzahl von 1-10.
• Basieren Sie Ihre Punktzahl auf das, was Ihnen wichtig ist.
• Fügen Sie Ihrer Rangliste mehr Komplexität hinzu, um alle Grundlagen abzudecken.

Ungeachtet Ihres Ansatzes wird die beste Lösung für Ihr Problem deutlich, sobald Sie Ihre Zahlen addiert haben. Auch diesen Prozess sollten Sie in Ihrem Business Case dokumentieren.

Schritt 4: Beschreiben Sie den Implementierungsansatz

So, Sie haben Ihr Geschäftsproblem oder Ihre Chance identifiziert und wissen, wie Sie es erreichen können, jetzt müssen Sie Ihre Stakeholder davon überzeugen, dass Sie richtig liegen und den besten Weg zur Implementierung eines Prozesses haben, um Ihre Ziele zu erreichen. Deshalb ist die Dokumentation so wichtig; sie bietet einen praktischen Weg zur Lösung des Kernproblems, das Sie identifiziert haben.

Nun ist es nicht nur eine Übung, um die oberste Führung zu beschwichtigen. Wer weiß, was Sie bei der Erforschung des zugrundeliegenden Problems und bei der Ermittlung alternativer Lösungen herausfinden könnten? Sie könnten dem Unternehmen mit einer anderen Lösung als der ursprünglich vorgeschlagenen Millionen sparen. Wenn Sie sich die Mühe machen, einen überzeugenden Business Case zu erstellen, sind Sie in der Lage, Ihre Sponsoren oder die Unternehmensleitung mit ins Boot zu holen und eine klare Vorstellung davon zu haben, wie Sie den erwarteten geschäftlichen Nutzen sicherstellen können.

Wie ProjectManager.com Ihnen bei Ihrem Business Case hilft

ProjectManager.com, eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, kann all die verschiedenen Daten, die Sie sammeln werden, sammeln und zusammenstellen und sie dann ganz einfach sowohl mit Ihrem Team als auch mit den Projektsponsoren teilen.

Sobald Sie eine Kalkulationstabelle mit all Ihren Aufgaben aufgelistet haben, können Sie diese in unsere Software importieren. Dann wird es sofort in ein Gantt-Diagramm eingefügt. Legen Sie einfach die Dauer für jede der Aufgaben fest, fügen Sie eventuelle Abhängigkeiten hinzu, und schon ist Ihr Projekt auf einer Zeitachse verteilt. Sie können Meilensteine setzen, aber es gibt noch so viel mehr, was Sie tun können

Sie haben jetzt einen Projektplan, und aus dem Online-Gantt-Diagramm können Sie Teammitglieder den Aufgaben zuweisen. Dann können sie die Aufgaben, an denen sie arbeiten, direkt kommentieren und so viele Dokumente und Bilder wie nötig hinzufügen, um eine kollaborative Umgebung zu fördern. Sie können ihren Fortschritt verfolgen und die Dauer der Aufgaben bei Bedarf ändern, indem Sie das Start- und Enddatum per Drag & Drop verschieben.

Aber das ist nur ein Vorgeschmack auf das, was ProjectManager.com bietet. Wir haben Kanban-Boards, die Ihren Workflow visualisieren, und ein Echtzeit-Dashboard, das sechs Projektmetriken für eine möglichst genaue Ansicht Ihres Projekts verfolgt.

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Sehen Sie sich unser Business Case-Trainingsvideo an

Wenn Sie mehr Ratschläge zum Thema Business Case wünschen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Jennifer Bridges, PMP, in diesem kurzen Trainingsvideo zu sehen. Sie erklärt die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um einen guten Business Case zu schreiben.

Hier ist ein Screenshot für Ihre Referenz.

Transkription:

Heute sprechen wir darüber, wie man einen Business Case schreibt. Nun, in den letzten Jahren haben wir gesehen, dass der Markt, oder vielleicht auch Organisationen, Unternehmen oder sogar Projekte, sich davon entfernt haben, Business Cases zu schreiben. Aber heutzutage prüfen Unternehmen, Organisationen und eben diese Projekte die Investitionen und sie suchen wirklich nach einer Rendite.

Sehen Sie also den Business Case als Ihre Gelegenheit an, Ihr Projekt, Ihre Idee, Ihre Gelegenheit zu verpacken und zu zeigen, was es bedeutet und was die Vorteile sind und wie andere Menschen davon profitieren können.

Wir wollen heute einen Blick darauf werfen, was ein Business Case ist und wie man einen schreibt. Ich möchte klarstellen, dass es sich bei der Suche nach Informationen über einen Business Case nicht um einen Aktenkoffer handelt.

Neulich rief jemand an und war verwirrt, weil er nach etwas suchte und immer wieder Aktenkoffer auftauchten. Das ist nicht das, worüber wir heute reden. Worüber wir reden, sind Business Cases, und sie enthalten Informationen über Ihre Strategien, über Ihre Ziele. Es ist Ihr Geschäftsvorschlag. Er enthält Ihr Geschäftskonzept, Ihre Geschäftsstrategie und sogar Ihren Marketingplan.

Und warum ist das heute so wichtig? Auch hier gilt, dass Unternehmen nicht nur von ihren Projektmanagern, sondern auch von ihren Teammitgliedern ein besseres Verständnis für das Geschäft und einen größeren Geschäftssinn verlangen. Dieser Business Case liefert also die Rechtfertigung für die vorgeschlagene geschäftliche Veränderung oder den Plan. Er skizziert die Kapitalzuweisung, die Sie möglicherweise anstreben, und die für die Umsetzung erforderlichen Ressourcen. Dann kann es ein Aktionsplan sein. Er kann auch einfach als einheitliche Vision dienen. Und dann bietet er den Entscheidungsträgern auch verschiedene Optionen.

Sehen wir uns also die Schritte genauer an, die erforderlich sind, um diese Business Cases zusammenzustellen. Es gibt vier Hauptschritte. Erstens: Sie wollen Ihren Markt erforschen. Schauen Sie sich wirklich an, was es da draußen gibt, wo sind die Bedürfnisse, wo sind die Lücken, die Sie bedienen können? Schauen Sie sich Ihre Konkurrenz an. Wie gehen sie an die Sache heran, und wie können Sie vielleicht andere Alternativen anbieten?

Sie wollen verschiedene Ansätze vergleichen und festlegen, mit denen Sie auf den Markt gehen können. Dann stellen Sie diese Daten zusammen und präsentieren Strategien, Ihre Ziele und andere in Betracht zu ziehende Optionen.

Und dann dokumentieren Sie es buchstäblich.

So, wie sieht das Dokument aus? Nun, es gibt heute Vorlagen. Die Komponenten variieren, aber das sind die üblichen. Und das sind die, die ich als wesentlich erachte. Da ist also die Zusammenfassung. Das ist einfach eine Zusammenfassung Ihres Unternehmens, wie Ihr Managementteam aussehen könnte, eine Zusammenfassung Ihres Produkts und Ihrer Dienstleistung und Ihres Marktes.

Die Geschäftsbeschreibung gibt ein wenig mehr Geschichte über Ihr Unternehmen und das Leitbild und wirklich, worum es in Ihrem Unternehmen geht und wie dieses Produkt oder diese Dienstleistung hineinpasst.

Dann skizzieren Sie die Details des Produkts oder der Dienstleistung, die Sie entweder erweitern oder einführen oder implementieren wollen. Sie können sogar Patente einbeziehen, die Sie vielleicht angemeldet haben oder andere Markenzeichen.

Dann wollen Sie Ihre Marketingstrategie identifizieren und gestalten. Wie werden Sie das zu Ihren Kunden bringen? Werden Sie ein stationäres Geschäft haben? Werden Sie es online anbieten? Und was sind Ihre Pläne, um es auf den Markt zu bringen?

Sie wollen auch detaillierte Informationen über Ihre Mitbewerber-Analyse enthalten. Wie machen die das? Und, wie planen Sie, Ihre Konkurrenz zu schlagen?

Sie wollen auch Ihre SWOT betrachten und identifizieren. Und die SWOT ist Ihre Stärken. Was sind die Stärken, die Sie haben, wenn Sie auf den Markt gehen? Und wo sind die Schwächen? Vielleicht einige Ihrer Lücken. Und weiter, wo sind Ihre Chancen und vielleicht Bedrohungen, für die Sie planen müssen?
Dann beinhaltet die Betriebsübersicht operative Informationen wie Ihre Produktion, sogar Personal, Informationen über den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens.

Und dann beinhaltet Ihr Finanzplan Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, alle Ihre Finanzen, alle Sicherheiten, die Sie vielleicht haben, und alle Arten von Investitionen, die Sie vielleicht anstreben.

Das sind also die Komponenten Ihres Business Case. Das ist der Grund, warum er so wichtig ist. Und wenn Sie ein Tool brauchen, das Ihnen hilft, diesen Prozess zu verwalten und zu verfolgen, dann melden Sie sich jetzt für unsere Software auf ProjectManager.com an.

(Dieser Beitrag wurde im Februar 2021 aktualisiert)