Formulaire de remboursement de l’employé

Le formulaire de remboursement de l’employé est un modèle standardisé qu’un employé peut utiliser pour déclarer les dépenses payées au nom de l’entreprise tout en cherchant à être remboursé. Les éléments remboursables exacts dépendront strictement de l’accord entre l’employeur et l’employé. L’avantage de l’utilisation d’un formulaire standard pour recueillir de telles informations réside dans la cohérence des mêmes éléments d’information dans les mêmes zones d’un document, quel que soit l’employé qui le soumet. La plupart des services comptables trouveront ce niveau d’organisation efficace et facile à utiliser lorsqu’il s’agira de traiter les informations présentées. Les services qui distribuent ce formulaire apprécieront la structure de base établie car elle leur permettra de modifier les catégories, selon la politique de l’entreprise, avec le programme approprié, rapidement et facilement.

Remboursement du kilométrage (IRS) – Strictement pour le kilométrage selon les taux actuels de l’IRS.

Le remboursement des dépenses de l’entreprise est un processus qui implique la collecte de reçus, en ligne ou sur papier, et leur présentation à un employeur dans l’espoir d’être remboursé. Généralement, ces dépenses sont engagées au cours du processus de réalisation de toute activité liée à l’entreprise, le plus souvent, les déplacements, l’hébergement et la nourriture.

Etape 1 – Ce qui est considéré comme une « dépense »

Pour une liste complète de ce qui est considéré comme une « dépense », sous l’Internal Revenue Service (IRS), peut être trouvé sur le formulaire 1040 (Schedule C) Partie II. Les types de dépenses les plus courants qui sont payés par les employés cherchant à être remboursés sont :

• Publicité – Coûts attribués à la publicité de l’entreprise ou des activités de l’employé ;
• Fournitures de bureau – Comme les stylos, le papier, les cartouches d’imprimante, etc.;
• Réparations et entretien – Pour les machines ou les services publics utilisés par l’entreprise ;
• Impôts – Comme les péages, les taxes de vente, etc. ;
• Voyages – Hébergement, divertissement, repas, location de véhicules ; et
• Services publics – Factures de téléphone cellulaire, abonnements à des logiciels, etc.

Les types de dépenses susmentionnés sont autorisés à être dépensés par l’entreprise conformément aux règles de l’IRS, même si, cela ne garantit pas que l’entreprise remboursera l’employé.

Etape 2 – Conservez vos reçus

Les employeurs exigent généralement une documentation des demandes de remboursement – les reçus des achats autorisés doivent donc être conservés et soumis avec le formulaire de remboursement. Bien qu’il ne soit pas toujours possible de prouver le kilométrage, les reçus d’essence et de péage sont généralement suffisants. Si vous parcourez une distance importante, vous pouvez également imprimer et soumettre les indications d’un site de cartographie en ligne tel que Google Maps pour vérifier la distance parcourue. Notez que l’IRS fixe des taux standard de remboursement des frais kilométriques.

Tout espoir n’est pas perdu si vous avez jeté des reçus. La plupart des banques mettent à disposition en ligne les enregistrements de l’activité des cartes de crédit ou de débit. Connectez-vous à votre site bancaire en ligne et vérifiez la section  » activité du compte  » pour trouver les enregistrements électroniques des achats.

Étape 3 – Catégorisez vos dépenses

Utilisez le formulaire de remboursement des employés (Télécharger) pour catégoriser correctement les dépenses. Il est important d’être aussi détaillé que possible en énumérant le paiement :

• Date;
• Méthode – Carte de crédit, espèces, chèque, etc. ; et
• Objet & Description.

Calculez le grand total et soumettez-le directement à l’employeur ou au service concerné.

Étape 4 – Se faire rembourser

La plupart des employeurs ont un programme de remboursement de 30 jours, à moins que l’entreprise accorde des remboursements immédiatement. L’employé peut également devoir soumettre des documents supplémentaires conformément à la politique de l’entreprise. Par la suite, l’employé devrait recevoir un chèque non imposé correspondant au montant total des dépenses.

Combien de temps dois-je conserver les notes de frais ?

Selon les règles de l’IRS, toutes les notes de frais doivent être conservées pendant une période de trois (3) ans par l’employeur et l’employé. Par conséquent, un reçu physique est nécessaire pour toutes les dépenses qui sont payées en espèces. Si l’employé a soumis les reçus et les documents nécessaires à l’entreprise, alors il sera responsable de les fournir à l’IRS si un audit est poursuivi.

Comment rédiger

1 – Le formulaire utilisé pour demander un remboursement est disponible en téléchargement ici

Ce modèle est conçu pour s’adapter à la plupart des situations où un employé doit documenter officiellement ses dépenses lorsqu’il cherche à être remboursé par son employeur. Seules les dépenses éligibles à une telle renonciation doivent être déclarées ici et il est fortement recommandé que l’Employeur et l’Employé soient clairs sur les articles ou services remboursables. Vous pouvez utiliser l’un des boutons de légende associés à l’image de prévisualisation pour télécharger une copie de ce modèle dans un format (dobe PDF, Microsoft Word (.docx), Open Document Text (.odt)) compatible avec votre machine.

2 – Fournir quelques informations standard à l’en-tête

L’en-tête utilisé pour ce formulaire recherchera quelques faits de base concernant l’Employé et l’Employeur. Inscrivez le prénom, le second prénom et le nom de famille de l’employé qui demande une rémunération sur la ligne vide intitulée « Nom ». Puis, sur la ligne vide située juste en dessous, inscrivez le « Titre » officiel que l’Employé détient auprès de l’Employeur. Fournissez le Nom complet de l' »Employeur » sur la troisième ligne vierge de l’intitulé. Si le Nom de l’employeur est une société ou une entité commerciale similaire, veillez à inclure tous les suffixes applicables considérés comme faisant partie du Nom de l’entité.

3 – Détailler chaque dépense qui doit être remboursée au dépensier

La première zone de ce document présentera un tableau où vous pourrez énumérer les dépenses professionnelles de l’employé de manière concise. Quatre lignes ont été incluses dans ce tableau afin que vous puissiez rendre compte de quatre dépenses individuelles. S’il y en a plus de quatre, vous pouvez soit ajouter des lignes supplémentaires avec un logiciel compatible, soit joindre le reste du rapport dans un document séparé. Commencez par saisir la date civile d’un achat effectué par l’employé dans la colonne intitulée « Date de la ou des dépenses ». Puis dans la deuxième colonne (« Mode de paiement »), et sur la même ligne, indiquez comment le salarié a payé cet achat. C’est-à-dire, si cela a été payé avec l’argent personnel de l’Employé ou par l’utilisation d’un compte professionnel ou d’une carte d’entreprise. Enfin, utilisez la troisième colonne, intitulée « Objet de la dépense », pour indiquer la raison pour laquelle l’Employé a dû effectuer l’Achat pour lequel il demande un Remboursement.

4 – Fournir un rapport sommaire sur les dépenses remboursables

Le prochain tableau présenté ici, intitulé  » Sommaire des dépenses « , cherchera à obtenir quelques renseignements supplémentaires concernant les dépenses qui pourraient nécessiter plus d’informations. Dans la mesure du possible, veillez à faire correspondre les dates et les numéros de ligne des dépenses déclarées dans les deux tableaux. Plusieurs colonnes ont été fournies afin qu’un rapport plus détaillé puisse être soumis (si nécessaire).

La première colonne, désignée par le titre « Description (Date, Détails, Etc.) », requiert la Date et la dépense de l’employé survenue ainsi qu’une description (c’est-à-dire un Nom/Numéro de compte client). S’il n’y a pas assez de place, la colonne peut être agrandie à l’aide d’un programme approprié ou vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires dans la cellule. Si vous travaillez avec une copie papier, vous pouvez continuer toute information requise sur une pièce jointe correctement étiquetée. Suivant, plusieurs colonnes ont été fournies afin que vous puissiez déclarer le montant exact en dollars que l’employé a dépensé pour  » le voyage en avion/rail « ,  » le transport terrestre  » (transport terrestre tel qu’un taxi),  » l’hébergement « ,  » les repas  » et  » autres « . Si des dépenses diverses sont déclarées dans « Autres », assurez-vous qu’elles sont détaillées. Utilisez la dernière ligne (« Total du rapport de dépenses ») pour documenter le montant total des dépenses de l’employé pour chacune des colonnes. La dernière colonne, « Total », acceptera la somme de toutes les Dépenses déclarées dans les cinq colonnes précédentes qui viennent d’être déclarées. Ajoutez ce total horizontalement de façon à ce qu’un total dépensé pour la Date calendaire définie (dans la première colonne) soit affiché dans les quatre premières lignes et que le Total des dépenses de chaque colonne Total soit affiché dans la cinquième ligne.

5 – Vérifiez ces faits puis soumettez pour approbation

La fin de ce formulaire a été réservée comme zone de signature pour les parties directement impliquées dans sa soumission et son approbation. Une fois que, la zone de signature sous les mots en gras « Je certifie que ce sont des dépenses professionnelles valides » a été satisfaite par les parties appropriées, ce formulaire doit être remis au département ou à la personne qui examinera et approuvera ce document.

La première partie de la signature, l’employé, devra signer la ligne vierge portant l’étiquette « Reimburse/Cardholder Signature. » En dessous, l’Employé devra imprimer son Nom sur la ligne « Remboursement/Nom du titulaire de la carte ». La personne qui a saisi physiquement les informations sur ce modèle doit imprimer son Nom sur la ligne vierge portant la mention « Préparé par (Imprimer) » puis, elle doit inscrire la Date à laquelle ce formulaire est rempli.

6 – Conservez une copie signée si possible

La personne (au sein d’un service ou agissant seule au nom de l’employeur) qui doit approuver cette soumission, afin que l’employé puisse demander son remboursement, doit repérer la déclaration « J’ai examiné ces dépenses et je pense qu’elles sont vraies et exactes. » L’entité d’approbation doit ensuite imprimer son nom dans l’espace vide intitulé « Approuvé par (imprimer) » puis fournir la « date » d’approbation sur la ligne vide adjacente.