Que signifie une action défavorable et comment la gérer
Tout employeur qui effectue des vérifications d’antécédents sera inévitablement confronté à des candidats ayant un dossier négatif. Vous pouvez trouver quelqu’un dont les informations ne se vérifient pas lorsque vous les vérifiez, quelqu’un qui a un casier judiciaire ou trouver un test de drogue échoué.
Ces découvertes peuvent aboutir à votre décision de rejeter un candidat ou de licencier un employé actuel, mais vous devez vous assurer que vous suivez les réglementations étatiques et fédérales lorsque vous utilisez ces informations.
Que signifie une action défavorable ?
Dans le contexte des vérifications d’antécédents, une action défavorable signifie qu’un employeur a eu un impact négatif sur les perspectives d’emploi d’un candidat en raison des informations obtenues dans le rapport.
Toute action défavorable que vous prenez en conséquence directe des informations que vous avez reçues d’un rapport de vérification d’antécédents et qui affecte négativement le statut de l’emploi d’une personne est une action défavorable. Cela se produit chaque fois qu’un employeur décide de se comporter d’une manière qui désavantagerait un groupe de personnes ou un individu en ce qui concerne l’égalité des chances implicite en matière d’emploi lorsqu’il postule à un emploi.
Le parapluie de l’action défavorable peut couvrir tout ce qui va du refus de transfert ou de promotion d’un employé actuel au rejet pur et simple d’un nouveau candidat. Cela peut également inclure la rétrogradation de quelqu’un en offrant à un employé actuel un poste moins important.
Le FCRA, ou Fair Credit Reporting Act, ainsi que des juridictions locales et fédérales spécifiques exigent que les employeurs suivent de près les procédures décrites lorsqu’ils envoient une notification d’action défavorable. Assurez-vous de suivre tous les critères spécifiés du processus d’action défavorable si vous vous retrouvez à refuser d’embaucher ou de promouvoir une personne sur la base des conclusions obtenues dans son rapport d’antécédents.
Obtenez une évaluation gratuite sur votre programme de vérification des antécédents
Obtenez votre évaluation gratuite
Pourquoi est-ce important ?
Donc, vous devez rejeter un candidat. Pourquoi est-ce une préoccupation aussi sérieuse pour un employeur ?
Le processus d’action défavorable affecte intrinsèquement les consommateurs de manière négative, ce qui en fait un sujet fréquent de litige ainsi qu’un risque de conformité pour vous en tant qu’employeur. Si vous ne suivez pas chaque procédure énumérée pour savoir comment mener une action défavorable équitable, vous pouvez être confronté à un recours collectif.
Le risque potentiel d’un recours collectif agit comme une motivation importante pour les employeurs de s’assurer que leurs procédures de vérification des antécédents sont conformes à la FCRA. Un procès en action défavorable peut donner lieu à des paiements importants. Par exemple, en 2019, une action en justice a abouti à ce que la grande chaîne de magasins d’articles pour animaux de compagnie Petco verse au plaignant plus d’un million de dollars parce que Petco aurait négligé de fournir à ses candidats les avis requis par le FCRA.
A part le risque de conformité, il est également possible qu’une erreur se produise dans un rapport de vérification des antécédents. Vous devriez vouloir vous assurer que vous faites ce qu’il faut pour vos candidats et que vous suivez le processus avec précision afin de vous assurer que vous utilisez les informations appropriées dans votre examen.
Le processus de traitement des mesures défavorables
Pour délivrer une notification de mesures défavorables, vous devez suivre certaines étapes afin de vous conformer à la FCRA dans les cas où des mesures défavorables sont nécessaires en relation avec une vérification des antécédents. Avant même que la vérification des antécédents ne soit lancée, les exigences d’autorisation et de divulgation de la FCRA décrivent les procédures nécessaires pour notifier l’employé ou le candidat et pour obtenir l’autorisation écrite de procéder à la vérification.
Voici les étapes qu’un employeur doit suivre pour un processus d’action défavorable sûr :
Étape 1 : Fournir la divulgation et envoyer un avis d’action pré-adversaire
Après avoir effectué une vérification des antécédents dont les résultats sont des motifs de licenciement d’un employé actuel ou de refus d’un candidat à un emploi, l’employeur doit émettre une lettre d’action pré-adversaire. La lettre d’action pré-adversaire servira d’avis pour relayer cette information au candidat.
L’envoi de cet avis d’action pré-adversaire informera le candidat que les informations obtenues lors de la vérification de ses antécédents peuvent affecter négativement la décision de son emploi. Cet avis vise à donner au candidat l’occasion d’absorber la situation et de répondre à toute information que le rapport contient.
Veillez à conserver une copie de toutes les pièces jointes que vous envoyez ainsi que de la lettre elle-même tout en documentant la date de son envoi. En même temps que cet avis, l’entreprise ou l’employeur qui a effectué la vérification des antécédents doit fournir à la fois une copie de la vérification des antécédents ainsi qu’un résumé des droits du candidat lors de l’envoi au candidat.
Etape 2 : la période d’attente
Puis dans le processus d’action défavorable, l’employeur doit accorder au candidat un délai raisonnable pour examiner les documents qu’il a reçus car le candidat peut souhaiter contester l’exactitude de divers aspects de son rapport d’antécédents. Le candidat doit être autorisé à aborder toutes les informations qu’il estime inexactes dans le rapport de vérification des antécédents.
L’employeur doit également donner au candidat en question une chance de fournir des informations de clarification pour expliquer les conclusions du rapport ou potentiellement corriger le dossier. Bien qu’il n’y ait pas de période d’attente spécifique définie dans le cadre de la FCRA, historiquement, les tribunaux ont souligné que cinq à sept jours étaient le délai raisonnable à consacrer à ce processus.
Étape 3 : revoir les résultats du rapport
Considérer la réponse du candidat et les corrections apportées au dossier, le cas échéant. Si, après un deuxième examen, l’employeur décide toujours de ne pas promouvoir ou embaucher le candidat en raison du contenu de la vérification des antécédents, il doit alors publier un avis de mesure défavorable pour expliquer sa décision. Cet avis peut être délivré par voie électronique ou sous forme de copie papier.
Étape 4 : fournir l’avis d’action défavorable
Il est temps d’envoyer l’avis d’action défavorable. Cet avis doit clairement informer ce candidat de son pouvoir de contester votre décision ainsi que lui proposer de lui fournir une autre copie de son rapport à tout moment dans les 60 jours suivant la réception de l’avis.
Si la vérification des antécédents a été confiée à une entreprise extérieure, alors l’avis d’action défavorable doit également indiquer que la décision d’embauche n’a pas été prise par le contractant mais par l’employeur. Vous devrez également inclure le nom et les coordonnées (y compris l’adresse) de l’entreprise à laquelle vous avez sous-traité sur l’avis d’action défavorable. Conservez une copie de tout cela pour vos propres dossiers, et documentez toujours la date à laquelle vous avez envoyé vos documents.
Étape 5 : Éliminer correctement les informations sensibles
Parce que vous allez manipuler des documents sensibles, la FCRA exige que vous, en tant qu’employeur, éliminiez ces documents de manière sécurisée. Les copies papier des résultats de la vérification des antécédents doivent être incinérées ou déchiquetées, et toute copie numérique des fichiers doit être effacée de manière irrémédiable.
Que se passe-t-il si un candidat conteste son rapport ?
Les entreprises de vérification des antécédents et les employeurs souhaitent tous deux maintenir autant de transparence, d’exactitude et d’équité que possible tout au long du processus d’embauche. Cependant, il est possible que les informations obtenues auprès d’une agence d’évaluation du crédit, des tribunaux de comté et de toute autre source contiennent des erreurs.
Ces erreurs pourraient se produire à la suite de :
- Vol d’identité
- Des informations obsolètes rapportées par une agence d’évaluation du crédit ou un score de crédit
- Des erreurs de transcription ou de frappe dans les rapports des tribunaux
- Confusion résultant d’un nom commun
En raison de la possibilité d’erreurs humaines par l’agence d’évaluation du crédit, les rapports des tribunaux, et plus encore, vous devriez toujours conseiller à un candidat à l’emploi d’examiner de près les résultats de son rapport. Si un consommateur pense qu’il y a une inexactitude, il doit immédiatement contacter soit son employeur, soit la société de vérification des antécédents pour lancer le processus de contestation. Il est toujours encouragé d’essayer activement de résoudre les litiges des consommateurs dès que possible, malgré les 30 jours qu’une entreprise de vérification des antécédents se donne pour terminer une enquête.
Les erreurs courantes à surveiller
Les pièges les plus courants que nous voyons dans un processus d’action défavorable sont :
> L’employeur n’émet pas l’avis d’action défavorable préalable
Cette erreur est particulièrement fréquente dans les cas où un employeur ne sous-traite pas à une entreprise de vérification des antécédents expérimentée. Si vous oubliez d’émettre un avis préalable d’action défavorable et que vous passez directement à la notification d’action défavorable, le consommateur se voit refuser la possibilité de contester quoi que ce soit.
> L’avis préalable d’action défavorable manque d’informations
Veillez à inclure à la fois une copie du résumé des droits FCRA ainsi qu’une copie du rapport d’antécédents complet dans vos avis d’action défavorable. Si l’un ou l’autre est manquant, vous serez en violation de la FCRA.
>L’employeur n’attend pas assez longtemps avant d’émettre l’avis d’action défavorable
Si un employeur est pressé de pourvoir un poste, il pourrait se précipiter dans le processus d’action défavorable et ne pas attendre assez longtemps avant d’envoyer l’avis d’action défavorable officiel. Cela est courant chez les recruteurs qui attendent avec impatience de passer à un nouveau candidat.
> Les litiges avec les clients ne sont pas traités en temps opportun
Bien que les entreprises de rapports d’antécédents confrontées à un litige disposent légalement de 30 jours pour enquêter sur la réclamation, une bonne entreprise donnera la priorité à ce processus. Ce n’est pas quelque chose que vous voulez mettre en veilleuse et oublier avant d’envoyer votre notification d’action défavorable. S’il y a un problème dû à une erreur de l’agence d’information sur les cartes de crédit, alors vous devriez prendre l’avis juridique d’experts et y remédier le plus rapidement possible.
>L’employeur ne respecte pas les lois sur l’embauche équitable
Les lois sur l’embauche équitable se développent continuellement, ce qui signifie que nous continuerons à voir des changements dans les exigences des procédures d’action défavorable. Il est utile de travailler avec un conseiller externe pour s’assurer que vous suivez toutes les procédures correctes et à jour.
Conclusion
L’émission d’avis d’action défavorable est garantie de ne jamais être un plaisir – et encore moins d’être celui qui reçoit l’avis. Mais il est important de se conformer à la réglementation FCRA quoi qu’il en soit. Suivre les procédures conformes au FCRA pour les mesures défavorables (ainsi que toute loi locale pertinente à la situation) permettra de s’assurer que ce processus reste respectueux, professionnel et équitable.
Un conseil juridique externe est toujours recommandé lorsqu’on aborde ce sujet dans le processus d’embauche. Pour plus d’informations sur tout, de la pré-action défavorable aux touches finales du processus d’action défavorable et à la loi sur les rapports de crédit équitables, contactez un expert tel que notre équipe expérimentée chez ScoutLogic aujourd’hui.
Footer:
ScoutLogic n’est pas un cabinet d’avocats. Vous devriez toujours consulter un avocat qualifié avant d’apporter des changements à votre programme de vérification des antécédents. Si vous avez besoin d’un avocat qualifié, nous serions heureux de vous le recommander.
.