Come funziona il Remote Deposit Capture
Il deposito remoto è un modo per elaborare i pagamenti senza inviare assegni cartacei alla tua banca o unione di credito. Scannerizzando un’immagine (o scattando una foto) degli assegni invece di spostare i documenti fisici, si ottengono depositi più veloci e meno errori.
Chi usa il deposito remoto?
Le aziende: Le aziende sono state i primi utenti della tecnologia di deposito remoto. Le organizzazioni vedono un grande volume di assegni, e hanno bisogno di avere fondi disponibili velocemente per le operazioni, il libro paga e l’espansione.
Individui: Anche i consumatori apprezzano la comodità di fare depositi remoti. Gli individui occupati ora richiedono conti che permettano loro di depositare assegni con un dispositivo mobile, risparmiando viaggi alle filiali bancarie.
Altre organizzazioni: Non profit, enti governativi e altre organizzazioni usano il deposito remoto. La tecnologia è ampiamente disponibile, e le organizzazioni possono scegliere servizi meno costosi e opzioni hardware quando ciò ha più senso.
Questa pagina si concentra principalmente sull’uso aziendale. Per i dettagli su come effettuare depositi su conti correnti personali, vedi Come effettuare depositi di assegni mobili.
Per le piccole imprese e le organizzazioni che non ricevono molti assegni, un dispositivo mobile è una soluzione perfetta per i depositi remoti. Per altre situazioni, l’hardware dedicato fa un lavoro veloce per un gran numero di assegni.
Come funziona il Remote Deposit Capture
Imaging: Per depositare gli assegni a distanza, è necessario catturare un’immagine dell’assegno. Si invia l’immagine alla propria banca, e la banca inizia il processo di riscossione del denaro dall’autore dell’assegno. Come risultato della legislazione Check 21, la tua banca converte quelle immagini in un assegno sostitutivo, che può sostituire il documento cartaceo originale.
Scanner di assegni e dispositivi mobili: Tradizionalmente, le aziende usavano macchine dedicate alla scansione degli assegni. Gli scanner per depositi a distanza possono costare da qualche centinaio a qualche migliaio di dollari, a seconda delle vostre esigenze (come il volume di lavoro). Alcune banche fanno pagare un canone mensile per uno scanner, e alcune forniscono uno scanner gratuito come promozione per guadagnare il vostro business. Ma gli scanner costosi non sono sempre necessari. Per gli utenti a basso volume, alcune banche ti permettono di usare uno scanner standard per computer, un fax, o anche la fotocamera del tuo telefono per catturare le immagini.
Inserimento dati: A seconda del tuo fornitore di servizi, potresti aver bisogno di inserire l’importo del tuo deposito, o il sistema di deposito remoto potrebbe gestire tutto questo per te. L’intelligenza artificiale sta migliorando l’accuratezza della lettura automatica, e più alto è il numero di assegni che elaborate ogni mese, più potete apprezzare questa funzione.
Post-scansione: Dopo la scansione, conservate gli assegni cartacei finché la vostra banca non vi permette di distruggerli. Le banche potrebbero aver bisogno di vedere un’immagine migliore, e potrebbero anche richiedere una copia cartacea di certi assegni. Seguite le istruzioni della vostra banca, e assicuratevi di impostare un processo che vi aiuti ad evitare di depositare lo stesso assegno due volte.
Disponibilità dei fondi
Un vantaggio primario di un servizio di deposito remoto è che potete ignorare gli “orari bancari”. La maggior parte delle banche ti permette di processare i tuoi assegni fino a tarda sera (fino alle 22:00 o giù di lì in alcuni fusi orari) per battere l’ora limite di deposito di quel giorno.
In molti casi, la tua banca rende i fondi disponibili entro un giorno lavorativo (anche se occasionalmente dovrai affrontare delle trattenute).
Questa è una grande notizia, e potresti pensare che sia dovuta alla tecnologia, ma ecco la brutta notizia: Il denaro non si è mosso così velocemente. La vostra banca presume semplicemente che gli assegni non rimbalzino, ma potrebbe essere necessario aspettare diverse settimane dopo aver depositato un assegno per sapere con certezza che l’assegno è buono. Durante questo periodo, ti è permesso di accedere al denaro, ma sei responsabile del deposito. Se l’assegno rimbalza o viene restituito per qualsiasi motivo, la banca detrarrà quei fondi dal tuo conto, e se il tuo conto diventa negativo, dovrai affrontarne le conseguenze (incluso il pagamento di qualsiasi tassa per assegni respinti che la tua banca addebita).
Se sei preoccupato per gli assegni che i tuoi clienti scrivono, prendi provvedimenti per evitare assegni scoperti. Puoi anche iscriverti a un servizio di verifica degli assegni, che aiuta a identificare i problemi e che potrebbe anche rimborsarti se gli assegni scoperti passano inosservati.
Dove trovare servizi di deposito remoto
La maggior parte delle banche e delle cooperative di credito possono aiutarti a impostare il deposito remoto. Se sei un consumatore, è particolarmente facile – scarica l’app della tua banca, e probabilmente è già lì.
Le aziende potrebbero aver bisogno di hardware specializzato, ed è essenziale capire come funziona il tuo conto aziendale (le commissioni per ogni assegno, per esempio, e i metodi alternativi di pagamento dei clienti). Potresti anche voler esternalizzare i pagamenti attraverso il servizio di gestione della tesoreria o di lockbox della tua banca.
Perché le banche offrono il deposito a distanza
Le banche e i fornitori di servizi terzi sono ansiosi di fornire servizi di cattura del deposito a distanza alle imprese e ai consumatori.
- Rende la vita facile ai clienti: I depositi sono processati più velocemente, e sono molto più convenienti.
- Il deposito a distanza richiede meno lavoro per le banche. Il cliente crea l’immagine in modo che la banca non debba farlo, e non è richiesto alcun cassiere o filiale.
Pro e contro del deposito remoto
Il deposito remoto dovrebbe farti risparmiare tempo, e potrebbe anche farti risparmiare denaro. Puoi saltare i viaggi in banca, i servizi di auto blindata, e il tempo di attesa per l’assegno galleggiante. Tuttavia, ci sono dei compromessi.
C’è sempre una possibilità di errore con un sistema di deposito remoto. Automatizzando le cose, si corre il rischio di guasti ed errori dell’hardware, e il problema è amplificato con grandi volumi. D’altra parte, quando il sistema funziona senza problemi, si eliminano virtualmente gli errori umani.
Potrebbe essere necessario esplorare nuove questioni legali quando si passa al deposito remoto. Dato che non stai inviando assegni alla banca, devi seguire delle regole su come gestire gli assegni dopo averli scannerizzati. Chiedi al tuo fornitore di servizi di deposito a distanza suggerimenti su come rimanere conforme.