Cosa fare se hai' perso il tuo W-2 o 1099
Aprile può essere il mese più crudele quando si tratta di presentare le tasse sul reddito. Ma esattamente quanta seccatura sarà il deposito è parzialmente deciso nei primi mesi dell’anno. Da gennaio a marzo, i compilatori dovrebbero ricevere o raccogliere documenti importanti come 1099 dichiarazioni di redditi vari e interessi bancari, dichiarazioni di partnership K-1 e ricevute per le spese aziendali. Se avete un W-2 perso, un 1099 mancante o non riuscite a trovare nessuno degli altri documenti necessari per preparare un ritorno, questo può portare a frustrazione e ritardo nella compilazione del vostro ritorno così come a possibili sanzioni per la compilazione di un ritorno incompleto.
Le sanzioni
Quanto è comune per un compilatore trovarsi di fronte ad un 1099 perso o un altro documento vitale necessario per preparare un ritorno? “Molto comune”, dice Cindy Hockenberry, una veterana del settore fiscale che gestisce il centro di conoscenza fiscale presso l’Associazione Nazionale dei Professionisti Fiscali ad Appleton, Wisconsin. “Tutti perdono qualcosa prima o poi.”
Purtroppo, l’Internal Revenue Service non è necessariamente indulgente verso la fragilità umana. Mentre un ritorno depositato senza un 1099 mancante o altra documentazione richiesta può non essere respinto, può anche non essere considerato correttamente depositato fino a quando i documenti richiesti sono forniti. Così, anche se inviate il vostro ritorno in tempo, potrebbe ancora incorrere in sanzioni se è incompleto.
L’IRS addebita sanzioni per l’archiviazione incompleta che variano a seconda delle dimensioni del vostro business, ma possono essere significative. Se le vostre entrate lorde annuali sono più di $1 milione, l’IRS riscuote una penalità di $100 ogni giorno che il vostro ritorno rimane incompleto, fino ad un massimo di $50.000. Se le vostre entrate sono sotto 1 milione di dollari, è di 10 dollari al giorno con un limite di 5.000 dollari.
Tenete a mente che le sanzioni per le archiviazioni incomplete sono probabilmente inferiori alla sanzione del 5 per cento dell’imposta dovuta che viene riscossa per la presentazione e il pagamento in ritardo. Quindi la cosa migliore da fare è di solito archiviare il vostro ritorno quando è dovuto, anche se un W-2 perso, un 1099 mancante o altra documentazione assente significa che non potete archiviare un ritorno completo. Se pianifichi in anticipo e ti rendi conto delle informazioni mancanti in anticipo rispetto alla data di deposito richiesta, ci sono modi per sostituire quasi tutti i documenti che potresti aver bisogno di archiviare.
Come ottenere le sostituzioni
Il modo migliore per ottenere una sostituzione per un documento perso è contattare il luogo che te lo ha inviato per cominciare. Lo stesso vale se il documento doveva essere inviato ma non l’avete mai ricevuto.
Per esempio, se avete salari e ritenute fiscali da un datore di lavoro ma vi manca la dichiarazione W-2, una sostituzione W-2 persa può essere semplice come chiedere al vostro datore di lavoro un duplicato.
Similmente, se siete un consulente autonomo con un 1099 mancante che riporta un reddito da un incarico di consulenza, potete contattare l’emittente-il cliente che vi ha pagato-per una sostituzione. Spesso, un 1099 perso può mancare perché l’emittente ha l’indirizzo sbagliato per te. Quindi è una buona idea chiamare se un 1099 non è arrivato entro metà febbraio o giù di lì per far correggere l’errore e far arrivare il documento al giusto indirizzo.
Un 1099 mancante per il reddito da interessi emesso dalle banche può anche essere sostituito chiedendo alla banca di inviare un duplicato. Lo stesso vale per le dichiarazioni K-1 emesse da società di persone. Le banche spesso hanno anche 1099 disponibili sui loro siti web. Se l’emittente originale non può essere contattato o non risponde, si può ancora andare all’IRS per aiuto. “Dato che tutte le informazioni devono essere depositate presso l’IRS, hanno anche delle copie che possono essere inviate al contribuente su richiesta”, dice Hockenberry.
-Cindy Hockenberry, manager, National Association of Tax Professionals
La dichiarazione dell’anno precedente è spesso necessaria per completare la dichiarazione dell’anno corrente. Si può, per esempio, avere bisogno di conoscere i dettagli del deprezzamento preso sulle attrezzature acquistate in precedenza. Fortunatamente, se un ritorno precedente è stato perso o distrutto, è possibile ottenere una copia dall’IRS. L’IRS ha uno strumento online “Get Transcript” su IRS.gov che ti permette di scaricare o ricevere via e-mail o posta le trascrizioni del tuo ritorno precedente.
I contribuenti possono anche richiedere le trascrizioni dei ritorni degli anni precedenti inviando una copia compilata del modulo 4506 all’IRS. Il modulo può essere scaricato su IRS.gov. “Queste trascrizioni includeranno le informazioni della dichiarazione dei redditi, compresi W-2, 1099, ecc.”, dice Hockenberry.
Mentre il sistema per la sostituzione del modulo W-2 perso è affidabile e semplice da usare, non c’è un modo simile per sostituire le ricevute perse e altri documenti di supporto. Un potenziale workaround è quello di utilizzare la descrizione di una transazione da un conto bancario o dall’estratto conto della carta di credito al posto della ricevuta cartacea originale. Per le ricevute in contanti, provare a contattare il venditore per vedere se è possibile ottenere una copia del record della transazione.
“Tutto è sostituibile”, dichiara Hockenberry. Tuttavia, aggiunge, in alcuni casi il problema non è solo che un documento è stato perso, ma che chi lo archivia non può ricordare esattamente cosa è stato perso. Per esempio, un incendio, un’inondazione o un altro disastro può sradicare i documenti in modo così completo ed esauriente che un contribuente non sa dove cercare un sostituto.
“In questi casi, l’IRS è sorprendentemente clemente”, dice Hockenberry. Dice che gli esattori possono spesso accettare stime ragionevoli di importi importanti basati sulla storia passata, sui registri bancari e sulle dichiarazioni finanziarie precedenti.
Cosa puoi fare
Come per molti problemi aziendali, il modo migliore per affrontare un 1099 mancante o un W-2 perso è quello di non perderli. Naturalmente, non si può fare molto per evitare che gli emittenti di documenti facciano errori come il tentativo di inviare un modulo fiscale all’indirizzo sbagliato. E, data la dimenticanza umana e il volume di documenti necessari per operare un business, è probabile che qualche documento perso sarà sempre una caratteristica del tempo delle tasse.
Tuttavia, c’è molto che potete fare per ridurre la frequenza e la gravità delle conseguenze della perdita di moduli chiave. La scansione e la digitalizzazione delle ricevute cartacee, il backup dei file e l’utilizzo di archivi basati su cloud e server remoti possono aiutare a mantenere gli imprenditori occasionalmente smemorati dall’incorrere in più di un breve inconveniente dovuto alla perdita di documenti cartacei.
Anche se un’inondazione o un altro disastro cancella tutti i documenti aziendali, queste pratiche di sicurezza dei dati possono impedire che aprile sia più crudele del necessario. Con questo in mente, Hockenberry consiglia, “Gli imprenditori dovrebbero seriamente considerare l’archiviazione off-site di documenti importanti.”
Una versione di questo articolo è stata originariamente pubblicata il 13 marzo 2014.
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