Hoe je Evernote gebruikt om je leven te organiseren

Het vinden van een geweldige app om aantekeningen te maken is als het vinden van de perfecte spijkerbroek. Het is moeilijk om ze te vinden, maar als je ze eenmaal hebt, blijf je ze houden. Hetzelfde geldt voor de beste smartphone-apps. Sommige mensen geven misschien nog steeds de voorkeur aan de oude, onfeilbare methode om aantekeningen te maken met pen en papier, maar dit is het mobiele tijdperk, en het hebben van één goede app voor het maken van aantekeningen op je telefoon kan je constant gedoe besparen. En voor studenten die teruggaan naar de universiteit, kan de juiste notitie-app je georganiseerd en op het goede spoor houden.

Daarom is Evernote veruit mijn favoriete app voor het maken van notities die me helpt mijn leven op orde te houden. Ik gebruik de gratis versie sinds begin 2013. Een van de beste dingen aan Evernote is dat het vrijwel overal werkt, inclusief iOS, Android, Mac, Windows en op het web. Als je een beetje meer uit Evernote wilt halen, zoals meer apparaten om mee te synchroniseren, offline toegang of meer robuuste opslagfuncties, kun je je aanmelden voor het Plus Plan dat begint bij $25 per jaar. Persoonlijk vind ik de gratis versie prima, omdat ik 60 MB ruimte al voldoende vind voor notities. Maar de veranderende prijzen van Evernote zijn een van de redenen dat Casey Newton van The Verge de app helemaal heeft opgegeven. Desalniettemin, de gratis versie van Evernote doet nog steeds zijn werk. Ik zal hier uitleggen hoe je Evernote op een Mac desktop gebruikt, omdat ik het vooral op die manier gebruik. Maar de app is vrij intuïtief en vrij gemakkelijk te begrijpen op mobiel, ook. Als je weer naar school gaat, laten we ons richten op hoe je het meeste uit deze app kunt halen, zodat je je GPA het hele jaar door hoog kunt houden.

Notebooks

Het eerste wat je moet weten is dat Evernote je in staat stelt om notities te organiseren door verschillende “notitieblokken,” en “notities” binnen deze notitieblokken. U kunt gewoon klikken op de knop “nieuw notitieblok” in de linkerbovenhoek van de app. Vervolgens kun je ervoor kiezen om er een privénotitie van te maken of een notitie die je kunt delen met collega’s of klasgenoten. Stel dat je dit semester vier heel verschillende lessen volgt. Je kunt voor elk van deze lessen een notitieblok maken – elk met zijn eigen aantekeningen – en dan hoef je niet alle aantekeningen op één plek te verzamelen. In plaats van verschillende fysieke Moleskins bij je te dragen, kun je alles op één nette, virtuele plek bewaren. Dat is beter voor jezelf en voor het milieu.

Checklists

Het leuke van notities is dat je ook kunt kiezen hoe je ze wilt zien. Persoonlijk geef ik de voorkeur aan de kaartweergave, omdat je dan een klein stukje van je meest recente notities aan de linkerkant ziet en de hele notitie die je hebt geselecteerd aan de rechterkant. Maar probeer ze zeker ook eens in de andere weergaven om te zien welke lay-out u het beste bevalt. Zodra u een notitie hebt gemaakt, zijn er talloze manieren om uw informatie te ordenen. U kunt knipsels van webpagina’s, afbeeldingen en audio-opnamen allemaal in één notitie toevoegen. Maar mijn favoriete functie is misschien wel de optie voor opsommingstekens. Het is geweldig voor takenlijstjes en het is een bevredigend virtueel equivalent van het afstrepen van dingen op een handgeschreven lijstje. Je kunt er ook heel nerdy mee te werk gaan, door secties aan te passen met verschillende kleuren en lettertypen, en secties te scheiden met een horizontale lijn. Ga aan de slag met je organisatorische nerd!

Spraaknotities

Als je op het punt staat een saai college van 8 uur te beginnen en je hebt een late nacht gehad, dan kan Evernote’s spraaknotitie-functie erg handig blijken. Als je geen zin hebt om je aantekeningen uit te typen, druk je gewoon op de microfoonknop uiterst rechts en selecteer je opnemen. Ga gewoon dicht bij de professor zitten. Op de Mac kun je ervoor kiezen om je stemopnames in je iTunes-bibliotheek op te slaan, en ze zijn net zo makkelijk te delen op andere platforms. Je kunt later altijd teruggaan naar de opname en je eigen aantekeningen maken als je beter oplet. Spraaknotities kunnen echt een redder in nood zijn.

Bijlagen

Er zijn twee manieren om bestanden bij een notitie te voegen: rechtstreeks vanaf je computer of vanuit de cloud met Google Drive. Voor bestanden op uw computer maakt Evernote het u gemakkelijk met een eenvoudige drag-and-drop functie. Als je een visuele leerling bent, is het gemakkelijk om diagrammen, video’s, foto’s, GIF’s, en iets anders dat belangrijk is in te voegen om jezelf een volledig beeld te geven. Voor mijn “post LG Instagram” item op mijn checklist, heb ik gewoon de afbeelding in de notitie laten vallen zodat ik precies wist welke foto ik zou gebruiken. Er is ook het paperclip-pictogram in de rechterbovenhoek van de notitie, waarmee je bijlagen kunt toevoegen die misschien niet op je bureaublad staan. De Google Drive-bijlagenfunctie is geweldig omdat je kunt verwijzen naar een spreadsheet of presentatie die niet volledig kan worden gemaakt in de gratis versie van Evernote. In mijn geval had ik een zeer lange spreadsheet in Google Docs met al mijn hotel-, vlucht- en excursiebevestigingen voor een aanstaande reis naar Spanje. Ik plaatste de bijlage in mijn “Spanje” notitie, en verwees ernaar wanneer ik nog een to-do-item moest toevoegen.

Webknipsels toevoegen

Zoals je onderzoek doet voor een artikel en je wilt artikelen of webknipsels opslaan, maar geen lijst met URL’s wilt opbouwen zonder dat je weet welk artikel welke informatie bevat. Er zijn twee manieren om webknipsels op te slaan, zodat je het hele artikel in een notitie hebt. De manier om dit op de desktop te doen, is door eerst de Evernote Web Clipper Chrome- of Safari-extensie toe te voegen. Zodra u op het kleine olifantenpictogram klikt, kunt u selecteren in welke indeling u het knipsel wilt opslaan. Ik geef de voorkeur aan de “vereenvoudigde artikel” optie, omdat het verwijdert alle advertenties en andere troep van de site. U kunt ook een opmerking of titel voor het knipsel toevoegen, en selecteren aan welk notitieblok u het wilt toevoegen. De procedure is vergelijkbaar voor het toevoegen vanaf uw smartphone. Wanneer je een artikel leest, druk je op de knop “delen” en selecteer je de Evernote-app van daaruit. Je hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de Evernote toggle is ingeschakeld onder “Activiteiten”. Hetzelfde menu zal verschijnen waarmee je een notitie kunt toevoegen.

Tabellen maken

Hoewel je tabellen kunt maken binnen Evernote, is het addertje onder het gras dat ze niet werken zoals je traditionele excel spreadsheet. Je kunt geen eenvoudige berekeningen maken of echt geavanceerde opmaak gebruiken. Tabellen zijn echter wel enigszins aan te passen met kleuren, afmetingen en randen.

Delen

Er zijn een paar manieren waarop je notities en notitieblokken kunt delen. Het is vergelijkbaar met Google Drive, omdat je de rechten kunt beheren door anderen toe te staan om notities te bekijken, te bewerken of beide, en je kunt ook een notitie toevoegen voor het delen. Dit is ideaal om notities aan klasgenoten door te geven zonder ze in een e-mail te hoeven kopiëren en plakken en de opmaak te verliezen. De andere optie is om een notitie te delen naar LinkedIn, Facebook of Twitter. Ik weet niet helemaal zeker waarom je dat zou moeten doen, maar het is er voor het geval dat.

Herinneringen

Herinneringen zijn vooral handig als je een project hebt uitgesteld en een duwtje in de rug nodig hebt om het af te krijgen. Je kunt een notitie de naam van je project geven, en op het wekker-icoontje rechtsboven klikken. Zodra u dat doet, kunt u met Evernote een datum en tijd toevoegen. Al uw herinneringen worden ook weergegeven in een nette lijstvorm boven uw notitievoorbeeld als u in de kaartweergave bent. Dit werkt als een checklist, dus zodra je een herinnering als voltooid hebt gemarkeerd, zal Evernote deze afvinken als een item op je takenlijst.

Synchroniseren

Met de gratis tier van Evernote, kun je tot twee apparaten synchroniseren om toegang te krijgen tot je notities. Voor een student is dit perfect omdat het zowel je telefoon als laptop dekt. Als je in de metro zit en je op het laatste moment iets herinnert, kun je de app op je telefoon openen en een notitie maken, maar je moet ervoor zorgen dat deze is gesynchroniseerd, zodat je die notitie op je laptop ziet wanneer je deze de volgende keer opent. Hoe weet je of je werk gesynchroniseerd is? Als je op de “i” knop klikt in de rechter bovenhoek, kan je de metadata van je notitie bewerken en de laatste keer zien dat het gesynchroniseerd was. Als je net een notitie hebt bijgewerkt en deze moet synchroniseren, klik je op de knop met de twee cirkelvormige pijlen linksboven in de app.

Verwijderde notities terugvinden

Een keer heb ik per ongeluk een van mijn belangrijkste notities voor een presentatie verwijderd en ik was geschokt dat ik hem voor altijd kwijt was. Maar geen nood, daar is het “prullenbak”-pictogram aan de linkerkant voor. Zodra u op een verwijderde notitie in deze map klikt, krijgt u de optie om deze voor altijd te verwijderen of te herstellen. Per ongeluk verwijderen zal geen ramp zijn.

Presenteren

Ten slotte, als je een grote presentatie of plan in een notitie hebt gemaakt, kun je die presenteren door de presentatiemodus in te schakelen. Dit doet u door op de afspeelknop rechtsboven naast het wekker-icoon te klikken. In de presentatiemodus ziet alles er heel netjes uit, en er zijn een paar opties voor hoe het wordt weergegeven: je kunt ervoor kiezen om de notitie te verdelen in dia’s met horizontale lijnen, schermpauzes verwijderen, of kiezen voor een automatische lay-out.

Het voelt alsof er eindeloos veel manieren zijn om Evernote te gebruiken, van het maken van je eenvoudige, alledaagse notitie-app tot het leren van een aantal van de meer geavanceerde functies. Gebruik het voor school, werk, het leven, en daarbuiten. Maar hopelijk begrijp je nu beter hoe je de app minder overweldigend kunt maken en voor jou kunt laten werken.