Forms de Reembolso de Empregado

O formulário de reembolso de empregado é um modelo padronizado que um empregado pode utilizar para comunicar despesas pagas em nome da empresa enquanto procura ser reembolsado. Os itens reembolsáveis exactos serão rigorosamente até ao acordo entre o empregador e o empregado. O benefício de utilizar um formulário padronizado para recolher tais informações reside na consistência de ter as mesmas informações nas mesmas áreas de um documento, independentemente do Empregado que o apresenta. A maioria dos departamentos de contabilidade encontrará um tal nível de organização para ser eficiente e fácil de usar quando chegar a altura de processar a informação apresentada. Os departamentos que dispensarem este formulário desfrutarão da estrutura básica estabelecida, uma vez que lhes permitirá editar categorias, de acordo com a política da empresa, com o programa apropriado de forma rápida e fácil.

Reembolso de Quilometragem (IRS) – Estritamente para a quilometragem de acordo com as taxas de IRS actuais.

Reembolso de despesas da empresa é um processo que envolve a recolha de recibos, quer online quer em papel, e a apresentação a um empregador na esperança de ser reembolsado. Tipicamente, estas despesas são incorridas durante o processo de condução de qualquer actividade relacionada com negócios, mais comumente, viagens, alojamento e alimentação.

Passo 1 – O que é considerado uma “despesa”

Para uma lista completa do que é considerado uma “despesa”, ao abrigo do Internal Revenue Service (IRS), pode ser encontrada no Formulário 1040 (Tabela C) Parte II. Os tipos de despesas mais comuns que são pagas pelos empregados que procuram ser reembolsados são:

• Publicidade – Custos atribuídos à publicidade das actividades da empresa ou do empregado;
• Material de escritório – tais como canetas, papel, cartuchos de impressora, etc.;
• Reparação e Manutenção – Para máquinas ou utilitários utilizados pela empresa;
• Impostos – Tais como portagens, impostos sobre vendas, etc.;
• Viagens – Alojamento, entretenimento, refeições, aluguer de veículos; e
• Utilitários – Contas de telemóveis, assinaturas de software, etc.

Os tipos de despesas acima mencionados podem ser deduzidos da empresa de acordo com as regras do IRS, embora, isto não garanta que a empresa reembolsará o funcionário.

Passo 2 – Guarde os seus recibos

Os empregadores geralmente exigem documentação dos pedidos de reembolso – por isso, os recibos de compras permitidas devem ser guardados e apresentados com o formulário de reembolso. Embora possa não ser possível provar a quilometragem, gás, e recibos de portagens são normalmente suficientemente bons. Se conduzir uma distância significativa, pode também imprimir e submeter direcções a partir de um site de mapas online, como o Google Maps, para verificar a distância percorrida. Note que o IRS estabelece taxas padrão de reembolso de milhas.

Toda a esperança não se perde se tiver descartado recibos. A maioria dos bancos disponibiliza online registos da actividade dos cartões de crédito ou débito. Entre no seu site bancário online e verifique a secção ‘actividade da conta’ para encontrar registos electrónicos de compras.

Passo 3 – Categorize Your Expenses

Utilize o formulário de reembolso do funcionário (Download) para categorizar correctamente as despesas. É importante ser o mais detalhado possível listando o pagamento:

• Data;
• Método – cartão de crédito, dinheiro, cheque, etc.; e
• Objectivo & Descrição.

Calcular o total geral e submeter directamente ao empregador ou ao respectivo departamento.

Step 4 – Obter Reembolso

A maioria dos empregadores tem um programa de reembolso de 30 dias, a menos que a empresa conceda reembolsos imediatamente. O empregado pode também ter de apresentar documentação adicional, de acordo com a política da empresa. Posteriormente, o empregado deve receber um cheque não tributado no montante total das despesas.

Quanto tempo devo manter registos de despesas durante?

Segundo as regras do IRS todos os relatórios de despesas devem ser mantidos por um período de três (3) anos pelo empregador e empregado. Portanto, é necessário um recibo físico para todas as despesas que são pagas em dinheiro. Se o funcionário tiver apresentado os recibos e a documentação necessária à empresa, será responsável por fornecer ao IRS se for realizada uma auditoria.

Como escrever

1 – O formulário utilizado para procurar o reembolso está disponível por download Aqui

Este modelo foi concebido para se adaptar à maioria das situações em que um funcionário deve documentar formalmente as suas despesas quando procura ser reembolsado pelo seu empregador. Apenas as despesas que são elegíveis para tal renumeração devem ser relatadas aqui e é fortemente recomendado que tanto o Empregador como o Empregado sejam claros sobre quais os itens ou serviços que são reembolsáveis. Pode utilizar qualquer um dos botões de legenda associados à imagem de pré-visualização para descarregar uma cópia deste modelo num formato (dobe PDF, Microsoft Word (.docx), Open Document Text (.odt)) compatível com a sua máquina.

2 – Supply Some Standard Information To The Header

O cabeçalho utilizado para este formulário procurará alguns factos básicos relativos ao Empregado e ao Empregador. Introduza o Primeiro, Meio, e Apelido do Empregado que procura renumeração na linha em branco rotulada “Nome”. Em seguida, na linha em branco imediatamente abaixo, registar o “Título” oficial que o Empregado detém com o Empregador. Furnish the Full Name of the “Employer” na terceira linha em branco no cabeçalho. Se o Nome do Empregador for uma Empresa ou Entidade Empresarial similar, certifique-se de incluir quaisquer sufixos aplicáveis considerados parte do Nome da Entidade.

3 – Itemize Each Expense That Should Be Repaid To The Spender

A primeira área deste documento apresentará uma tabela onde poderá listar as Despesas Empresariais do Empregado de uma forma concisa. Quatro linhas foram incluídas nesta tabela para que possa relatar quatro despesas individuais. Se houver mais de quatro, então poderá adicionar mais linhas com software compatível ou anexar o saldo deste relatório como um documento separado. Comece por introduzir a Data de Calendário de uma Compra efectuada pelo Empregado na coluna intitulada “Data da(s) Despesa(s)”. Então na segunda coluna (“Método de Pagamento”), e na mesma linha, informe como o Empregado pagou por esta compra. Ou seja, se este foi pago a partir do dinheiro do próprio Empregado ou através da utilização de uma Conta Comercial ou Cartão Corporativo. Finalmente, utilizar a terceira coluna, rotulada “Finalidade das Despesas”, para fornecer a razão pela qual o Empregado teve de efectuar a Compra pela qual procura o Reembolso.

4 – Forneça um Relatório Sumário das Despesas Reembolsáveis

A tabela seguinte aqui apresentada, intitulada “Resumo das Despesas”, procurará algumas informações adicionais relativas às Despesas que possam requerer mais informações. Sempre que possível, certifique-se de corresponder as Datas e Números de Linha das Despesas que estão a ser reportadas em ambas as tabelas. Foram fornecidas várias colunas, pelo que poderá ser apresentado um relatório mais detalhado (conforme necessário).

A primeira coluna, designada com o título “Descrição (Data, Detalhes, Etc.)”, requer a Data e as Despesas do Empregado ocorridas, bem como uma descrição (ou seja, um Nome/Número de Conta do Cliente). Se não houver espaço suficiente, a coluna pode ser expandida com um programa apropriado ou podem ser acrescentadas mais linhas na célula. Se estiver a trabalhar com uma cópia impressa, poderá continuar qualquer informação necessária num anexo devidamente etiquetado. Próximas várias colunas foram fornecidas para que possa reportar a quantia exacta em dólares que o Funcionário gastou em “Viagens Aéreas/Rail”, “Transporte Terrestre” (Transporte Terrestre como uma Cabina),” “Alojamento,” “Refeições,” e “Outros”. Se houver despesas diversas que estejam a ser reportadas em “Outros”, certifique-se de que estão discriminadas. Utilizar a última linha (“Relatório de Despesas Total”) para documentar a Quantia Total de Despesas de Empregados para cada uma das colunas. A última coluna, “Total”, aceitará a soma de todas as Despesas reportadas nas cinco colunas anteriores que acabaram de ser reportadas. Adicionar este total horizontalmente de modo a que um total gasto para a Data de Calendário definida (na primeira coluna) seja exibido nas primeiras quatro linhas e o Total de Despesas de cada coluna Total seja exibido na quinta linha.

5 – Verificar estes factos e depois submeter para aprovação

O fim deste formulário foi reservado como área de assinatura para as partes directamente envolvidas na sua submissão e aprovação. Uma vez que a área de Assinatura abaixo das palavras a negrito “Certifico que estas são despesas comerciais válidas” tenha sido satisfeita pelas partes apropriadas, este formulário deve ser entregue ao Departamento ou indivíduo que irá rever e aprovar este documento.

A primeira Parte Assinatura, o Empregado, terá de assinar a linha em branco com a etiqueta “Reembolsar/ Assinatura do Titular do Cartão”. Abaixo desta, o Empregado deverá imprimir o seu Nome na linha “Reembolso/Nome do Titular do Cartão”. O indivíduo que introduziu fisicamente a informação neste modelo deve imprimir o seu Nome na linha em branco rotulada “Preparado por (Imprimir)”, então, deve introduzir a Data em que este formulário é preenchido.

6 – Retenha uma cópia assinada se possível

O indivíduo (seja num Departamento ou agindo individualmente em nome do Empregador) que deve aprovar esta submissão, para que o Empregado possa reclamar o seu Reembolso deve localizar a declaração “Eu Revi estas despesas e acredito que são verdadeiras e exactas”. A Entidade Aprovadora deve então imprimir o seu Nome no espaço em branco rotulado “Aprovado por (Imprimir)” e depois fornecer a “Data” de Aprovação na linha em branco adjacente.