Cómo funciona la captura de depósitos remotos
El depósito remoto es una forma de procesar los pagos sin enviar cheques en papel a su banco o cooperativa de crédito. Al escanear una imagen (o tomar una foto) de los cheques en lugar de trasladar los documentos físicos, se obtienen depósitos más rápidos y menos errores.
¿Quién utiliza el depósito remoto?
Las empresas: Las empresas fueron los primeros usuarios de la tecnología de depósito remoto. Las organizaciones ven un gran volumen de cheques, y necesitan disponer de fondos rápidamente para operaciones, nóminas y expansión.
Personas: Los consumidores también aprecian la comodidad de realizar depósitos a distancia. Los individuos ocupados ahora demandan cuentas que les permitan depositar cheques con un dispositivo móvil, ahorrando viajes a las sucursales bancarias.
Otras organizaciones: Las organizaciones sin ánimo de lucro, los organismos gubernamentales y otras organizaciones utilizan el depósito remoto. La tecnología está ampliamente disponible, y las organizaciones pueden elegir servicios y opciones de hardware menos costosos cuando eso tenga más sentido.
Esta página se centra principalmente en el uso empresarial. Para obtener detalles sobre cómo hacer depósitos en cuentas corrientes personales, consulte Cómo hacer depósitos de cheques por móvil.
Para las pequeñas empresas y organizaciones que no reciben muchos cheques, un dispositivo móvil es una solución perfectamente buena para los depósitos remotos. Para otras situaciones, el hardware dedicado hace un trabajo rápido de un gran número de cheques.
Cómo funciona la captura de depósitos remotos
Imagen: Para depositar cheques a distancia, es necesario capturar una imagen del cheque. Usted envía la imagen a su banco, y su banco comienza el proceso de cobrar el dinero del emisor del cheque. Como resultado de la legislación de Check 21, su banco convierte esas imágenes en un cheque sustituto, que puede reemplazar el documento original en papel.
Escáneres de cheques y dispositivos móviles: Tradicionalmente, las empresas utilizaban máquinas dedicadas a escanear cheques. Los escáneres de depósitos remotos pueden costar desde unos pocos cientos hasta unos pocos miles de dólares, dependiendo de sus necesidades (como el volumen que procesa). Algunos bancos cobran una cuota mensual por el escáner y otros ofrecen un escáner gratuito como promoción para ganar su negocio. Pero los escáneres caros no siempre son necesarios. Para los usuarios de bajo volumen, algunos bancos le permiten utilizar un escáner de ordenador estándar, una máquina de fax o incluso la cámara de su teléfono para capturar imágenes.
Ingreso de datos: Dependiendo de su proveedor de servicios, es posible que tenga que introducir el importe de su depósito, o que el sistema de depósito remoto se encargue de todo eso por usted. La inteligencia artificial está mejorando la precisión de la lectura automatizada, y cuanto mayor sea el número de cheques que procese cada mes, más podrá apreciar esa función.
Post-escaneo: Después de escanear, conserve los cheques en papel hasta que su banco le permita destruirlos. Los bancos pueden necesitar ver una imagen mejor, e incluso pueden exigir una copia en papel de ciertos cheques. Siga las instrucciones de su banco, y asegúrese de establecer un proceso que le ayude a evitar depositar el mismo cheque dos veces.
Disponibilidad de fondos
Una de las principales ventajas de un servicio de depósito remoto es que puede ignorar el «horario bancario». La mayoría de los bancos le permiten procesar sus cheques hasta altas horas de la noche (hasta las 22:00 horas más o menos en algunas zonas horarias) para superar la hora límite de depósito de ese día.
En muchos casos, su banco pone los fondos a su disposición en un día hábil (aunque ocasionalmente se enfrentará a retenciones).
Estas son grandes noticias, y podría pensar que se deben a la tecnología, pero aquí están las malas noticias: El dinero no se ha movido realmente tan rápido. Su banco simplemente asume que los cheques no van a rebotar, pero es posible que tenga que esperar después de depositar un cheque durante varias semanas para saber con seguridad que el cheque es bueno. Durante ese tiempo, puedes acceder al dinero, pero eres responsable del depósito. Si el cheque rebota o es devuelto por cualquier motivo, el banco descontará esos fondos de su cuenta, y si su cuenta queda en negativo, tendrá que asumir las consecuencias (incluido el pago de las comisiones por cheque rebotado que cobre su banco).
Si le preocupan los cheques que emiten sus clientes, tome medidas para evitar los cheques sin fondos. Incluso puede inscribirse en un servicio de verificación de cheques, que ayuda a identificar los problemas y que también podría reembolsarle si los cheques sin fondos se escapan.
Dónde obtener servicios de depósito remoto
La mayoría de los bancos y cooperativas de crédito pueden ayudarle a configurar el depósito remoto. Si usted es un consumidor, es particularmente fácil: descargue la aplicación de su banco, y probablemente ya esté allí.
Las empresas pueden necesitar un hardware especializado, y es esencial entender cómo funciona su cuenta comercial (las tarifas de cada cheque, por ejemplo, y los métodos alternativos de pago de los clientes). Incluso puede querer externalizar los pagos a través del servicio de gestión de tesorería o de caja de seguridad de su banco.
Por qué los bancos ofrecen depósitos remotos
Los bancos y los proveedores de servicios de terceros están ansiosos por ofrecer servicios de captura de depósitos remotos a empresas y consumidores.
- Se facilita la vida a los clientes: Los depósitos se procesan con mayor rapidez y son mucho más cómodos.
- El depósito remoto requiere menos trabajo para los bancos. El cliente crea la imagen para que el banco no tenga que hacerlo, y no se necesita un cajero o una sucursal.
Pros y contras del depósito remoto
El depósito remoto debería ahorrarle tiempo, e incluso podría ahorrarle dinero. Puede saltarse los viajes al banco, los servicios de furgoneta blindada y el tiempo de espera en la flotación de los cheques. Sin embargo, hay compensaciones.
Siempre hay una posibilidad de error con un sistema de depósito remoto. Al automatizar las cosas, se corre el riesgo de que se produzcan fallos de hardware y errores, y el problema se magnifica con grandes volúmenes. Por otro lado, cuando el sistema funciona sin problemas, prácticamente se eliminan los errores humanos.
Es posible que tenga que explorar nuevas cuestiones legales cuando cambie al depósito remoto. Como no está enviando cheques al banco, tiene que seguir las normas sobre cómo manejar los cheques después de escanearlos. Pida a su proveedor de servicios de depósito remoto que le sugiera cómo cumplir la normativa.